Workflow digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung

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Hallo Zusammen,

wir beschäftigen uns nun auch vermehrt mit den Thema "Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung". 

Aus diesem Grund sind wir gerade dabei einen passenden Workflow zu entwickeln. 

Aktuell ist es so, dass der Mitarbeiter z.B. einen elektronischen Antrag auf den Status "zu prüfen" setzt, den Berater per Mail informiert, der Berater setzt den Antrag auf "freigegeben", der Mitarbeiter versendet den Antrag und legt diesen in der DMS ab.

Allerdings finden wir das ganze recht unpraktisch, da es keine automatischen Mitteilungen gibt, dass z.B. neue Anträge bereitstehen.

Die Antwort von der Datev diesbezüglich war auch lediglich, dass das Produkt als "schlankes" Produkt entwickelt wurde und es in absehbarer Zeit keine Ausweitung der Funktionen o.ä. geben wird.

Daher nun die Frage an euch - habt ihr einen ähnlichen Workflow wie den oben beschrieben oder hat jemand einen optimaleren Weg zur Nutzung gefunden?

Vielen Dank schon mal!

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Es gibt seit einiger Zeit den elektronischen Einspruch und die Nachreichung digitaler Anlagen (Nachdigal) (datev.de)

Eben habe ich es mal wieder ausprobiert und gesehen, dass der Entwurf gespeichert und freigegeben werden kann. Auch kann in den Einstellungen hinterlegt werden, dass nach dem Senden der Fristvorgang abgeschlossen und der Einspruch ins DMS abgelegt wird.

Folgendermaßen sollte es laufen:

• Zuständiger prüft und stellt eine Abweichung fest.
• Elektronischen Einspruch öffnen
• Erfassen
• Freigeben
• Notiz bei Posteingang/Frist eintragen
• Zuständigkeit auf mich oder Vertretung ändern

Dann sehe ich es in der Fristüberwachung, öffne diese und versende den Einspruch.

Das Nachreichen von Belegen kann ähnlich ablaufen, da wäre es anstelle mit der Fristüberwachung mit den Erinnerungen zu machen.

Wenn wir es ausprobieren, werden wir auch feststellen, wie wir dem Mandanten sinnvollerweise den Einspruch und Bescheid innerhalb des Arbeitsablaufes zukommen lassen.

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Da die DATEV hier keinen optimalen Mehr-Augen-Workflow anbietet, handhaben wir es so:

a) Mitarbeiter erstellt die digitale Nachricht an die Finanzverwaltung im Programm

b) Mitarbeiter druckt die Vorschau als PDF und sendet sie per E-Mail an den zuständigen Berater (Dokumentation der Vorlage im E-Mail-Archiv nachvollziehbar). Wenn gewünscht, können Betreffvorgaben und Outlook-Regeln genutzt werden, um den Berater nicht mit Popups zu überhäufen und gleichzeitig dringende Schreiben bevorzugt zu behandeln.

c) Berater prüft und schickt ggf. Änderungsvorgaben an den Mitarbeiter zurück (Dokumentation der Änderungen im E-Mail-Archiv nachvollziehbar)

d) Mitarbeiter ergänzt das Schreiben, schickt es weg, archiviert es im DMS und legt den Postausgang an.

Durch das Zusammenspiel von DMS und E-Mail-Archiv ist die Verantwortung nachvollziehbar. Interne Regelungen, Fortbildung und Vertrauen an die Mitarbeiter stellen sicher, dass die Schreiben qualitativ passen und so verschickt werden, wie der jeweilige Berater es vorgibt.

Das ist nicht viel anders wie der frühere Papierprozess (nur ohne Papier und letzte Vorlage wg. Unterschrift).

Der Ablauf ist umständlich und wäre mit guter Software unnötig.

Mein Fazit: Hoffen wir auf EO-next in 2031.

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4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Out... - DATEV-Community - 142038 könnte auch damit kombiniert werden.