Zusammenhänge Posteingang, Dokumente, Aufgaben, Postausgang

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Wie optimiere ich die Verwaltung mit Verknüpfungen oder Workflows idealerweise?

Wir sind nur zu zweit und erst neu.

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Die Anfrage lässt sich ad hoc nur sehr schwer beantworten. Jede Kanzlei hat eigene Vorstellungen von der EigenOrganisation, den Wünschen und Zielen.

Wenn kein Einblick in die Arbeitsweise vorhanden ist könnte eine befreundete Kanzlei Zwecks Gedankenaustausch angesprochen werden. Oder es wird hier nach einer Kanzlei gefragt die darüber Auskunft gibt.

Das Wort "Workflow" ist in den Lastenheften zur Programmierung bei DATEV nicht enthalten, es ist daher unnötig sich damit zu beschäftigen. Workaround finden sich dagegen massenweise.

Klingt trauri, ist traurig und wird sich schwerlich ändern lassen. Suchen Sie hier nach den Beiträgen von Herrn Blum, er hat die Defizite sehr plastisch dargestellt, entlang der Linien, was nicht geht kann abgeleitet werden, was vielleicht geht.

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Hallo br, vielen Dank für Ihre Frage und herzlich willkommen in der DATEV Community! Könnten Sie ggf. noch etwas genauer beschreiben was Sie meinen?

Posteingänge/Fristen/Postausgänge?

Abbilden von Arbeitsabläufen/Prozessen in Verbindung mit Verknüpfungen?

VG Gordon Leimeister

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vielen Dank;)

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Ja, die Verwaltung von nunmehr zwei Personen verlangt technische Zusammenarbeit.

Ich scanne alle Posteingänge ein und ordne sie den Mandanten zu. Bei Bescheiden kontrolliere ich die Rechtsbehelfsfrist über die Aufgaben.

Wann jedoch der Postausgang erfolgt ist individuell, weshalb ich bei Erstellung des Postausgangs keine Verknüpfung zur Aufgabe in den gescannten Dokumente habe und einige Aufgaben dann nicht erledigt werden.

Wie kann ich Terminüberwachung und Postein- und -ausgang verknüpfen ohne jedes Tool separat händisch verknüpfen zu müssen?

[#6 · Accepted solution]

Hallo @br ,

wenn Sie neu mit DATEV und der Kanzlei beginnen, dann nutzen sSie am Besten (in dem von ihnen in der Überschrift genannten Kontext) den Eingangskorb (Dokumentenkorb), um

• alle eingehende Post zu scannen
• dabei diese den Mandaten/Aufträgen und dem zuständigen Erlediger zuzuordnen
• gleich damit eine Aufgabe anzu legen
• diese im Terminkalender (Schnellinfo Aufgaben/Fristen einblenden) Arbeitsplatzbezogen zu überwachen
• und die Erledigung des Auftrags/Aufgabe zu verwalten.

Leider gibt es zwar einen Ausgabekorb, der ist aber für digitale Workflows unbrauchbar und völlig verklagt. Trotzdem ist beim Neubeginn wenigstens die konsequente Ersteinrichtung von digitalen Eingangs- und Erledigungsprozessen ein echter Vorteil für die Zukunft.

Hier ein Link zu einem uralten Info-Dokument. https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1036449?hitMarkTerms%5B%5D=rw40_1036449&hitMarkTerms%5B%5D=dokumentenkorb

https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1002929?hitMarkTerms%5B%5D=rw40_1002929&hitMarkTerms%5B%5D=Workflow%2520dokumentenkorb

Bei der Recherche in der Infodatenbank unbedingt drauf achten, dass nicht die Anleitungen zu DMS Classic herangezogen werden. DMS Classic ist angekündigt und sehr wahrscheinlich bei Ihnen nicht im Einsatz. 

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Welche Empfehlung/Schulung gibt es da um schnell fitter zu werden?

Vielleicht kann ein Vertriebler mal auf mein System schauen und mir Tipps geben?

Bin morgen wieder da;)

Vielen Dank u. sonnigen Gruß

Katrin Brandmaier

[#8 · Accepted solution]

Hallo @br

so sehr ich die DATEV-Kundenverantwortlichen (Despektierlich auch Vertriebler genannt) auch schätze. Mit der Organisationsberatung bei Neugründung sind die allermeisten sowohl fachlich als auch zeitlich völlig überfordert. 

Kollegenhilfe, IT-Club oder eben Einstiegsberatung sind da wahrscheinlich die zielführendere Maßnahme.

[#9 · Accepted solution]

Hallo Frau Brandmeier, das sehe ich genau wie Sie. Man müsste bei Ihnen einmal überprüfen wie Sie jetzt arbeiten und was man optimieren könnte. Das könnte zum Beispiel im Rahmen einer Online-Beratung erfolgen, vgl. www.datev.de/beratung-online

Ihr kundenverantwortlicher Mitarbeiter wird Sie kontaktieren, ich sende Ihnen eine Nachricht.

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Guten Tag Herr Renz und vielen Dank für Ihren hilfreichen Input an dieser Stelle! Ergänzt sei noch, dass die Kanzleigründer von DATEV einen auf Neuanwender spezialisierten Mitarbeiter an die Hand bekommen. Zudem gibt es Veranstaltungs-Formate wie den DATEV Neumitglieder-Club https://www.datev.de/web/de/aktuelles/veranstaltungen/datev-neumitglieder-club/ 

VG Gordon Leimeister

[#11 · Accepted solution]

Hallo @Gordon_Leimeister 

Genau - Neumitgliederclub - den meinte ich. IT-Club schadet auch nicht, ist aber natürlich nicht unbedingt spezialisiert auf Neumitglieder und Organisationsberatung.

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@einmalnoch  schrieb:

Das Wort "Workflow" ist in den Lastenheften zur Programmierung bei DATEV nicht enthalten, es ist daher unnötig sich damit zu beschäftigen. Workaround finden sich dagegen massenweise.

Ganz so negativ würde ich den IST-Zustand nicht beschreiben.  Abhängig von der bisherigen Arbeitsweise und den damit einhergehenden Anforderungen lassen sich "Workflows" durchaus abbilden.  Das eigentliche Problem ist, dass  - bei aller Gemeinsamkeit - die Arbeitsweisen extrem unterschiedlich sind und es DEN Workflow nicht gibt.

Wie immer sind ggf. Vorüberlegungen am "grünen Tisch" erforderlich.

Eine Verknüpfung von Posteingang und Aufgaben gibt es heute bereits, so dass hier ein Workflow ohne weiteres abbildbar ist.  Links neben den Buttons für diverse Speichervarianten kann ein Häkchen für die Funktion "Nach Speichern Aufgabe anlegen" gesetzt werden.

Allerdings sind weitere Tipps/Anregungen nur möglich, wenn etwas genauer geschildert wird, welcher analoge Workflow abgebildet werden soll.  

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Nachdem ich das Häkchen beim Dokument speichern für die Erstellung einer Aufgabe gefunden habe, ging es mir vorrangig um die Verknüpfung des Postausgangs bei Erledigung der Aufgabe.

Die Benutzerspezifische Aufgabenzuordnung ist bei uns auch noch nicht eingerichtet, da nehme ich derzeit alle 3 angelegten User als zuständig rein, weil ich dann alle Aufgaben sehe und beim Postausgang auf erledigt setzen kann.

Leider habe ich das Berechtigungskonzept hier nicht verstanden, besonders den Zusammenhang zwischen PC-User und Datev-User/ Mitarbeiter usw.

Gibt es beim Postausgang eine Referenz zur Aufgabe oder andersherum?

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Ich bedanke mich vorab für ihre nützlichen aufrichtigen Hinweise und Tipps... der Alltag bestimmt grad wieder mal die Prioritäten. So nach und nach werde ich mich einlesen müssen.

Schöne Woche 🙂

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@einmalnoch 

ich finde keine Beträge von Herrn Blum oder kann es nicht suchen ;(

[#16 · Accepted solution]

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@br  schrieb:

...., ging es mir vorrangig um die Verknüpfung des Postausgangs bei Erledigung der Aufgabe.

Gibt es beim Postausgang eine Referenz zur Aufgabe oder andersherum?

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Auch hier gibt es grundsätzlich die Möglichkeit, die Aufgabe mit einem Postausgang zu verknüpfen.  Generell lassen sich mit den Aufgaben viele Daten verknüpfen.  Eine Liste finden Sie  hier

Voraussetzung ist allerdings, dass Sie den Postausgang selbst zunächst angelegt haben.

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@br  schrieb:

Leider habe ich das Berechtigungskonzept hier nicht verstanden, besonders den Zusammenhang zwischen PC-User und Datev-User/ Mitarbeiter usw.

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Die Verknüpfung von DATEV-User/Mitarbeiter und PC-Benutzer besteht im Singlelogin. 

[#17 · Accepted solution]

Hallo br,

ich hatte Ihnen ja eine direkte Nachricht gesendet. Die Nachrichten finden Sie rechts oben über das Briefumschlag-Symbol. VG!

[#18 · Accepted solution]

Vielen Dank für Ihre Unterstützung 😉