Digitaler Datenfluss

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Es wird immer über den digitalen Datenfluss gesprochen. Ich finde aber keine Lösungen für die Schnittstellen zwischen Systemen des Mandanten und DATEV. Momentan muss man hier m.W. voll auf manuelle Kontrollen setzen, wodurch die Zeitgewinne teilweise für manuelle Kontrollen wieder kompensiert werden.

Gibt es hierzu in der nahen Zukunft Lösungsansätze zu automatischen Kontrollen?

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Hallo Herr Pelz,

was verstehen Sie unter einer automatischen Kontrolle und um welche Mandantensysteme geht es Ihnen konkret?

Beste Grüße

Christian Neuser

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Hallo Herr Pelz,

meine Herangehensweise wäre zB bei der Übergabe von Ausgangsrechnungen immer eine Saldenprüfung des Ertragskontos für den aktuellen Monat mit der Summe der Umsätze im Vorsystems des Mandanten.

Stimmt der Saldo, wäre das für mich ein Indiz, dass die Daten vollständig übergeben wurden.

Stimmt der Saldo nicht, dann hakt es irgendwo bei der Schnittstelle (Übergabe von Korrekturen, Übergabe auf Basis des Rechnungs- statt des Leistungsdatums).

Beste Grüße

Andreas Hausmann

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Eine automatische Kontrolle ist eine technische Kontrolle. Normalerweise erfolgt dies über Prüfkennziffern. Normalerweise werden diese Prüfkennziffern auf Basis eines Algorithmus den Datensätzen mitgegeben und dann wird diese Prüfkennziffer vom aufnehmenden System errechnet und mit dem mitgegebenen Prüfkennziffer verifiziert.

Wir reden hier über Schnittstellen des Mandantensystems und von DATEV. Mandantensysteme können sein, Rechnungsausgangsbuch, Kassenbuch, Reisekostenabrechnung, etc.

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Das wäre grundsätzlich eine sehr gute Idee.

Ich glaube dafür müsste die DATEV-Schnittstelle geändert werden, damit eine entsprechend Prüfziffer übergeben und auch in DATEV automatisch abgestimmt werden kann.

Allerdings sehe ich hier die große Problematik, dass diese Anpassung das eigentliche Problem nur in knapp 1% der Fälle lösen würden.

Die meisten DATEV Schnittstellen sind nach meiner Erfahrung mehr oder minder mal eben "hinprogrammiert", da hakt es schon an der fachlich korrekten Übergabe 😞

Und da kann die DATEV dann auch nichts machen, wenn Sie nur eine schlechte Datenqualität übergeben bekommt.

Auch stellt sich die Frage, was genau über die Prüfziffer abgestimmt werden soll und kann:

- Vollständigkeit der Umsätze -> möglich

- fachlich korrekte Übergabe?

- etc.

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Man implementiert die gleichen technischen Kontrollen, wie zwischen Neben- und Hauptbuch, nur dass man eine Schnittstelle zu einer externen Software hat. Natürlich verändern sich die Anforderungen an die technischen Kontrollen aufgrund des technischen Fortschritts.

Momentan wird der digitale Belegfluss von DATEV heraufbeschworen und alle Schnittstellen müssen von der Kanzlei qualitätsgesichert werden, um kein Haftung zu begründen. DATEV stellt es aber so hin, als ob es eine erhebliche Erleichterung ist, wenn man die technischen Schnittstellen von DATEV nutzt.

M.W. hat DATEV technische Schnittstellen ohne eine einzige technische Kontrolle programmiert. Der Anwender wird aber nicht darüber informiert, dass er diese Schwachstelle durch manuelle Kontrollen heilen muss.

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Hallo Herr Pelz,

ich bin selbst kein Freund davon, dass sehr dick beim Marketing im Digitalisierungsbereich aufgetragen wird, die eigentliche Lösung dann aber nur ein Bruchteil von dem erfüllen kann, was auf Basis der Werbung erwartet wird.

DATEV ist hier aber sicherlich nicht der einzige Anbieter, der in der Kommunikation diese Erwartungen weckt.

Meiner Ansicht nach kommen wir bei umfangreichen Datensätze gar nicht drum herum diese Daten nicht einzuspielen. Besonders ein eCommerce-Mandat bucht sich nicht mal eben manuell.

Kontrollen sind DATEV-seitig aber schon vorhanden:

- Kontenzweckprüfung beim Import

- Prüfung, ob die Felder mit den korrekten Daten/Formaten befüllt wurde

- Berater- Mandantennummer

- etc.

Was die DATEV nur nicht prüft, ist die Vollständigkeit der Daten. Hierzu muss ich aber sagen, dass ich schon große Anbieter erlebt habe, deren Software selbst keine Aussage darüber treffen konnte wie viel Umsatz im Monat X erzielt wurde.

Auch fachlich hat DATEV gar keine Möglichkeit allumfassend zu prüfen. Wenn Umsätze in Erlöse 19% importiert werden, woher soll DATEV Wissen, dass es sich hier eigentlich um ein umsatzsteuerliches Reihengeschäft gehandelt hat?

Wenn Sie hier gute Idee haben, wie sich die derzeit manuelle Kontrolle technisch, vielleicht auch erstmal in Excel, umsetzen ließe, wäre ich sehr dankbar.

Das würde meinen Arbeitsalltag mit Schnittstellen deutlich vereinfachen 🙂

Ich denke aber, dass es nicht ausbleiben wird, dass wir den digitalen Datenfluss aktiv mitgestalten und gewisse Absicherungen für die Fehler in den verschiedenen Systemen einbauen.

Und ein wenig Verantwortung für die eingespielten Daten sollte der Anwender schon übernehmen. Sie checken wahrscheinlich auch die IBAN des Empfängers bei größeren Überweisungen mindestens zwei mal 😉

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Leider muss ich für jeden Mandanten mandantenspezifischen Kontrollen anwenden. Generell kann man wie folgt vorgehen:

1. Ausgangsdatei aus Schnittstelle in Access/Excel/xml

2. Qualitätssicherung der Ausgangsdatei basierend auf dem Prozessverständnis des Vorsystems

3. Schnittstellenverarbeitung: Sicherstellen, dass die Daten vollständig eingeladen worden sind (Fehlerreport DATEV, Stückzahlabstimmung, Summen- und Saldenabstimmung)

Problematisch wird es wenn man Eingangsrechnungen von verschiedenen Schnittstellen bekommt. Hier gibt es praktisch keine Kontrolle, außer dem Mahnwesen der Lieferanten.

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Hallo Herr Pelz,

vielen Dank für den wertvollen Input.

Ich handhabe es bisher immer so, dass ich mir zur Kontrolle eine Umsatzliste (bei Ausgangsrechnungen) für die jeweilige Periode geben lasse und diese mit den in DATEV importierten Umsätzen abgleiche.

Bei beiden unserer Ansätze gibt es aber leider weiterhin das Risiko, dass Daten im Vorsystem hängen bleiben (Mandant muss Auftrag abschließen oder Haken setzen, damit diese übergeben werden). Dies fällt bei der Kontrolle dann im Zweifelsfall gar nicht auf 😞

Finde Ihren Ansatz aber gut.

Bei Schritt 2. wüsste ich aber nicht, wie sich dieser direkt in der IT automatisieren abbilden lässt.

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@juergenpelz ,

mich stört auch schon lange, dass man beim Importieren von Buchungsstapeln aus Fremdsystemen keine Kontrolle über die Vollständigkeit und (technische) Korrektheit der Daten hat.

... habe z.B. heute ca 140.000 Buchungssätze eines Mandanten importiert und muss darauf vertrauen, dass aus technischer Sicht alle importierten Daten vollständig und identisch sind.

Ich werde aber mal ein paar kleine Tests mit Hilfe von Excel-Makroprogrammierung machen,

z.B. Bildung von Prüfsummen durch Addieren aller Zahlenwerte jeder Spalte der Buchungsstapel und anschließendes Vergleichen dieser Prüfsummen mit denen der Primanoten in Kanzlei-Rewe.

Testmaterial ist ja ausreichend vorhanden.

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Ich überprüfe zuerst die Ausgangsliste auf Vollständigkeit; bei Ausgangsrechnungen i.d.R. anhand der Rechnungsausgangsnummern. Bei Reisekosten werden 0-Meldungen, d.h. nicht vorliegende Reisekosten überprüft bzw. verifiziert, z.B. Urlaub des Mitarbeiters.

Bei dem System des Mandanten lege ich fest, welche manuellen Kontrollen im Rahmen der Verfahrensdokumentation notwendig wären, sofern es keine entsprechenden IT-Kontrollen gibt. Das Kontroll- und Verfahrensdokumentations-Know How ist i.d.R. bei den Mandanten niedrig und wir müssen deshalb entsprechende Beratung und ggf. Kontrollen für den Mandanten vornehmen.

Sobald ich die Überzeugung habe, dass die Ausgangsliste vollständig ist, gehe ich wie vorab beschrieben vor.

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Also bei Selbstbuchern lass ich mir die Summen- und Saldenliste geben und stimme diese mit der importierten Summen- und Saldenliste ab. Aufwendig wird es bei Lexware Kunden, die mir den Zugang geben, da ich mir dann die zu importierenden Daten und auch die Saldenliste selbst in Lexware erzeugen muss und ich hier noch die "Black Box" "Lexware" habe. 

Berufsrechtlich ist diese Abstimmung m.E. aber ausreichend. 

Bei Selbstbuchern gebe ich auch immer den Hinweis auf Verfahrensdokumentation, da dadurch der Mandant ja die Kontrollhandlungen festlegen muss. Meistens ist dies ein guter Türöffner für weitere Beratungsdienstleistungen.

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... die Summen- und Saldenliste lasse ich mir auch geben, zur schnellen und oberflächlichen Verprobung, aber mir ist vor allem wichtig, dass die Einzelbuchungssätze vollständig und fehlerfrei importiert werden können.

Ich will bei Bedarf auch nachweisen können, wer welche Buchungen (evtl falsch) gemacht hat, der Mandant oder jemand aus unserer Kanzlei.

Es wurde z.B. mal in einem Vortrag des "Chaos Computer Club" nachgewiesen, dass einige "XEROX-Workcentre"-Modelle beim Scannen Zahlen falsch erkennen und weitergeben konnten oder gar immer noch können.

Das ist natürlich DER GAU beim "Ersetzenden Scannen".

Ein paar kleine technische Prüfungen und Plausibilitätschecks bei jeder Datenweitergabe und bei jedem Medienbruch können nicht schaden. 

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Ich glaube man muss unterscheiden, ob wir Datensätze vom Mandanten bekommen oder Belegbilder. Bei Belegbildern müssen wir natürliche die korrekte Übernahme überprüfen. Ich lasse mir aber immer Datensätze und Belegbilder liefern. Die Datensätze werden verarbeitet und die Belegbilder dazugeheftet zum Nachschauen.

Entsprechend prüfe ich nur die korrekte Verarbeitung der gelieferten Datensätze. deshalb lasse ich mir eine Datei / Datenbank aller Datensätze liefern. Jeder Datensatz ist eine Zeile. Diese wird verprobt. 

Bei der Verarbeitung der Belegbilder bekommen Sie die Buchungsbelege elektronisch anstelle der physischen Belege. Die korrekte Verarbeitung müssen Sie überprüfen. Insbesondere müssen Sie Betrag und Vorkontierung überprüfen.