Unternehmen Online - Rechte einschränken für Mitarbeiter

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Liebe Community,

unser Mandant möchte gerne, dass sein Mitarbeiter die Rechnungsausgänge ins Unternehmen Online hochladen kann. Der Mitarbeiter soll auf alles andere keinen Zugriff haben. Ist es möglich, dass der Mitarbeiter nur die Rechnungsausgänge in "Belege" sieht?

Oder ist es ansonsten möglich, dass nur der Upload für den Mitarbeiter offen ist?

Vielen Dank.

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Man kann noch nicht pro Belegtyp Rechte einschränken.

Ausnahme: Es gibt einen Ordner "vertraulich" 

[#3 · Accepted solution]

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

Ausnahme: Es gibt einen Ordner "vertraulich"

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Macht man sich damit Freunde? Ist ja auch eher so eine Krückenlösung. Geht aber schön ist anders. 

@c_diel: Dann würde ich das so machen: Mitarbeiter kann alles schon scannen und vorbereiten (Idee hier, wie das "schick" geht) und der Chef oder jemand mit mehr Zugriffsrechten kann die Belege dann final übertragen. Dann hat der Mitarbeiter aber gar keinen Zugriff auf UO. Wenn er nur RA sehen soll - no way meiner Meinung nach, ohne dass es zu kompliziert wird. 

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Genau! Perfekt!

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Dieses schon sehr grobe Recht "Belege" finde ich auch sehr unvorteilhaft. Ich würde gerne nur den den Beleg Upload für Mitarbeiter verbieten. Die Belege kommen über ein Vorsystem und müssen nur in DUO bereitgestellt werden.

Um Missbrauch zu vermeiden, soll es nicht möglich sein, Belege zu bearbeiten oder gar eigene Belege hochzuladen.

Aber Pustekuchen, es gibt nur "alles oder nichts" 😞 

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@Phexi schrieb:

Ich würde gerne nur den den Beleg Upload für Mitarbeiter verbieten.

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Was genau? Die Webseite www.datev.de/upload? Dafür gibt's ja eine Firewall und URL Filter, Proxy und technisch noch andere Möglichkeiten. 

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Er meint vermutlich die Funktion an sich. Im Recht "Belege" sind ja nur Ansichts-/Bearbeitungs-/Hochladeberechtigungen für alle Belegtypen im Entweder/Oder-AllesOderNichts Prinzip möglich.

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Stimmt, dies wäre auf jeden Fall ein Workaround. Aber da kann ich es nicht auf Gesellschaften einschränken. Dann gibts wieder alles oder nichts 😉

Aber "lieber" wäre es mir, wenn man die Menüpunkte einzeln aktivieren oder deaktivieren kann

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Wir haben ein ähnliches Problem. Wir nutzen das Belegfreigabeprogramm Flowwer. Es sollen künftig nur noch Belege über Flowwer in Datev Unternehmen Online hochgeladen werden. Das Recht zum Upload möchten wir einschränken, da andernfalls eine nicht freigebene Rechnung in die Buchhaltung gelangen könnte und bezahlt wird. Daher die Frage ob man die Funktion "Belege hochladen" bei den Rechten einschränken kann? (Da dies ein Standardrecht ist).

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@paulma33 schrieb:

da andernfalls eine nicht freigebene Rechnung in die Buchhaltung gelangen könnte und bezahlt wird.

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Wie kann das sein? Alle Belege müssen flowwer durchlaufen und erst wenn alle Belege alle flowws durchlaufen haben, werden sie nach DATEV exportiert. An welcher Stelle im System vorbei soll Deine Vermutung stattfinden? 

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@paulma33 schrieb:

Daher die Frage ob man die Funktion "Belege hochladen" bei den Rechten einschränken kann? (Da dies ein Standardrecht ist).

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Nein, geht nicht. Im Prozess wird das alles fest definiert. 

Und bitte den RDS 1.0 / Belegbilderservice (können beide was unterschiedliches) nutzen und nicht wieder mit Ex- und Importen anfangen. 

Ist bei der Nutzung mit flowwer alles geklärt? 

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Danke für deine Antwort. Wie kann ich vermeiden, dass der Buchhalter einen Beleg bei Datev Unternehmen Online hochlädt? Dies würde Flowwer umgehen.

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@paulma33 schrieb:

Wie kann ich vermeiden, dass der Buchhalter einen Beleg bei Datev Unternehmen Online hochlädt? 

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Mit einer Arbeitsanweisung, die bei Nichtbeachtung sanktioniert wird. Wer seine Arbeit nicht korrekt macht, ist falsch am Platz. Wir können nicht alles digital so absichern, dass man einen Affen 🐒 die Arbeit machen lassen könnte. Und wenn doch, kann KI und RPA das auch. Und gerade wenn der Buchhalter am vereinbarten Prozess dran vorbei arbeitet ... Es möge ggf. dringende Ausnahmen geben aber selbst bei Skonto darf der flowwer Prozess nicht so lahm sein, dass man die Kohle nicht einheimsen kann. flowwer sollte dazu beitragen, dass man überall Skonto ziehen kann. 

Aber wenn Du nach einer technischen schon sucht, machen wir das auch gleich richtig und hinterlegen in der Firewall des Unternehmens zu diesem Mitarbeiter / der Gruppe eine URL Sperre auf: duo.datev.de/upload und https://webapps.datev.de/bobtran/htmlclients_min_2.5.12/app/application/singlepage/application.jsp 

Könnte machbar sein. Ggf. muss man besser mit Platzhaltert arbeiten, wenn aus 2.5.12 eine 2.5.13 wird und die Regel nicht mehr greift. Sollte in jeder vernünftigen Firewall eines jeden Unternehmens einstellbar sein. Wer nur eine Fritz!Box hat, kann das mit pi-hole probieren, wobei man da auf die Rechnernamen beschränkt ist, weil man den Anwender nicht durchgehend wie im MS AD authentifizieren kann.  

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Die URL zum upload in der Firewall auf die Negativliste setzen.