(Unter)Vollmachten der Mandanten an ihre Mitarbeiter // Dokumentation Rechte

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Guten Morgen,

ich bin zurzeit auf der Suche nach einer Vorlage, anhand derer der Mandant (Geschäftsführer und/oder Inhaber) seinen Mitarbeitern Berechtigungen erteilt. Viele meiner Mandanten haben Mitarbeiter in der Fibu-Abteilung mit eigener SmartCard oder SmartLogin. Hier stellt sich mir nun die Frage, wie ich dokumentiere, welche Rechte in DATEV Unternehmen online freigegeben werden sollen. In der Vergangenheit habe ich das meist auf Zuruf getan, ging bislang immer gut. Ich möchte das aber für die Zukunft auf rechtlich absichern.

Beispiel: Die Mitarbeiterin soll die OP-Liste einsehen dürfen, allerdings nicht die BWA. Wie ich das administriere ist mir klar. Aber ich muss ja auch dokumentieren, dass der Mandant diese Berechtigung erteilt hat!

Hat hier jemand bereits Erfahrungen gesammelt bzw. gibt es evtl. ein (DATEV)Muster dazu?

Danke & Viele Grüße

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Hallo Herr Vooren,

es gibt von der DATEV ein PDF-Formular zur Administration über die DATEV. Dieses können Sie ggf. für Ihre Mandanten anpassen und für Ihre Zwecke nutzen. Das Formular finden Sie in diesem info-dok: LEXinform/Info-DB

Wenn Ihre Mandanten unter deren Unterberaternummer arbeiten, können Sie einem MA Ihrer Mandanten zudem zum Standortadmin ernennen. Als Standortadmin kann er alle Rechte für die SmartCards/-Logins unter seiner Unterberaternummer selbst administrieren.

Nur Neuanlagen von Mandanten in Unternehmen online bleiben mW Ihnen vorbehalten.

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Wobei die Selbstadministration der Rechte durch den Mandanten wohl das adäquate Mittel ist, sich Verwaltung und Ärger diesbezüglich vom Halse zu halten. 

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Hallo Herr Hausmann,

haben Sie auch einen aktuellen Link zum Hilfe-Center für uns?

Unter der Dokumenten-Nummer 1013787 finden wir dieses Formular leider nicht.

Das Dokument dürfte in den letzten Jahren sicherlich auch öfters aktualisiert worden sein.

Gruß und vielen Dank vorab.

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Hallo @bjoern,

das Dokument 1013787 ist seit 2021 nicht mehr im Hilfe-Center verfügbar. Die Möglichkeit, DATEV mit der Administration von Rechten in der Rechteverwaltung online zu beauftragen, besteht nicht mehr; diese Tätigkeit kann ausschließlich von den eingerichteten Administratoren durchgeführt werden. Deshalb ist auch das gesuchte Formular nicht mehr verfügbar.

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Hallo Frau Naumann,

vielen Dank für die Rückmeldung.

Wir wollen die Rechte auch selbst vergeben. Die Kollegen, die gemeinsam mit unseren Mandanten DATEV Unternehmen Online bestellen und einrichten wünschen sich ein Formular zur Vorbereitung der Rechtevergabe.
Der Mandant soll uns mitteilen, welche Mitarbeiter welche Rechte haben sollen. Im Moment müssen die Kollegen gemeinsam mit dem Mandanten bei jeder Einrichtung alle Rechte einzeln durchgehen. Es wäre klasse, wenn der Mandant in Ruhe ein Formular ausfüllen könnte, welches dann anschließend abgearbeitet wird.

Gruß

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@bjoern schrieb:

(...) wünschen sich ein Formular zur Vorbereitung der Rechtevergabe.

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Das hatte man bei der megra auch mal versucht. Ich hab's aus bürokratischen Gründen eingestellt und gelassen, zumal die Mandanten im Formular nicht wussten, was genau sie da nun ankreuzen, weil sie von DUO keine Ahnung haben.  

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@bjoern schrieb:

Der Mandant soll uns mitteilen, welche Mitarbeiter welche Rechte haben sollen.

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Mittlerweile viel zu kompliziert, was telefonisch oder in einem 1:1 Gespräch schneller geht. Wie tief möchtest Du gehen? Allein der Punkt Bank online kann auf vielerlei Weise eingerichtet werden.  

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@bjoern schrieb:

Im Moment müssen die Kollegen gemeinsam mit dem Mandanten bei jeder Einrichtung alle Rechte einzeln durchgehen.

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Standards in der Kanzlei entwickeln und nur im Bedarfsfall davon abweichen. Bei der megra haben wir im Bereich der Auswertungen Personalwirtschaft ein Set an Auswertungen freigegeben, die alle Mandanten bzw. Geschäftsführer (statt Azubis) bekommen. 

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@bjoern schrieb:

Es wäre klasse, wenn der Mandant in Ruhe ein Formular ausfüllen könnte, welches dann anschließend abgearbeitet wird.

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Dann kreuzt der Mandat Dinge an, die sich gegenseitig ausschließen oder die noch weitere Punkte bedürfen. Ob das sinnvoll ist? Ich bezweifle es, weil der Mandant DUO und dessen Rechte 0 kennt. Dann geht hinterher die Rückfragerei los, wie das denn im Detail gemeint ist und ob man als Kanzlei nun den Haken setzen soll oder nicht. 

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@bjoern schrieb:

Im Moment müssen die Kollegen gemeinsam mit dem Mandanten bei jeder Einrichtung alle Rechte einzeln durchgehen.

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Neben der Standards die schnellste Methode. Und dann statt einzelne Rechte die Dinge etwas größer fassen. Und wenn man die Mandanten gut kennt, weiß man sicher vorher schon, dass Mitarbeiter besser keine Löhne in Bank online sehen dürfen. Dann füllt der Geschäftsführer das Formular nach gut dünken aus und als Kanzleimitarbeiter denkt man mit und hat dann viele Fragen ... 

Teils wünschen sich Mandanten noch mehr Detailrechte, die ich schon verneinen musste: kann DATEV nicht. Bitte zwischen A oder B entscheiden. 

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Ich danke dir für die ausführliche Antwort. Ich leite deine Rückmeldung an meine Kollegen weiter.

Gruß

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Bitte. Ich kann den Grund Deiner Frage sehr gut nachvollziehen. Für den Falle der Fälle, wenn man Mist gebaut hat, dass man nachvollziehen kann, wer auf Grundlage welcher Information wo das Recht falsch gesetzt hat. In meinen 10 Jahren DATEV noch nicht vorgekommen. Gut, ich kenne mich in der Rechteverwaltung online nahezu blind aus aber das sollte auch der Anspruch aller anderen sein, die die Rechteverwaltung online bedienen (dürfen). Und das sollte nach Möglichkeit auch immer nur 1 Person machen, weil es eben kein öffentliches Protokoll gibt, sodass es ab Anzahl Person 2 Rechteverwaltung online Administration extrem gute Kommunikation braucht. Oder einen extra Teams Kanal, wo man nur solche Dinge zusätzlich reinschreibt, damit Teams der Protokollersatz ist. Danke DATEV für den Mehraufwand, obwohl die Protokolle im RZ zu 105% vorliegen; uns aber nicht zugänglich gemacht werden 👎. 

Aber mit PDFs - zu viel Aufwand, wenn die noch gedruckt und manuell unterschrieben und einscannt und in DMS archiviert werden. Für was? Teilweise 1 Klick an Änderungen? Oder sagt man, erst ab größeren Änderungen muss das explizit freigegeben werden? Was ist dann groß? Schwierig. 

Ich nutze hier das Grundvertrauen der Mandanten in den Berater und versuche es möglichst hoch zu halten und Fauxpas bestmöglich zu vermeiden. Dazu muss aber aber sauber und gewissenhaft arbeiten. Ein "hups, sorry" hat da katastrophale Auswirkungen - wovor auch eine PDF nicht schützen kann.