Digitalisierung Lohn - Wo anfangen?

[#1]

Hallo zusammen,

ich würde gerne einmal ein ganz allgemeine Frage in die Runde werfen. Wir würden gerne auch im Bereich Lohn die Digitalisierung vorantreiben. Dinge wie Digitale Lohnakte und Arbeitnehmer Online sind uns schon ein Begriff aber wir würden das Thema gerne strukturiert angehen. Womit würden Sie im Bereich Lohndigitalisierung beginnen? Was ist wichtig und was ist nicht so wichtig? Wo können Berater und Mandant am meisten von profitieren? Gibt es Seminare von der Datev speziell zur Lohndigitalisierung? Wo fängt man am besten an?

Eine offene Diskussion würde mich freuen.

Vielen Dank im Voraus und viele Grüße

Michael Boenigk

[#2]

Hallo Herr Boenigk,

wenn Sie schon DATEV Unternehmen online im Einsatz haben, dann können Sie recht einfach mit der Bereitstellung der Auswertungen im Lohnbereich in DUO starten.

Auch die Bereitstellung der Lohnüberweisungen finden sich in DUO und lassen sich von dort exportieren oder direkt überweisen.

Besonders den Zugriff auf die monatlichen Lohnabrechnungen über DUO ist besonders praktisch, da die Mitarbeiter diese doch öfter verlieren.

Sie dürfen hier gerne auch auf meine bestehenden Hilfen zurückgreifen:

https://kb.accountant.academy/hc/de/categories/360000213218

Arbeitnehmer online lässt sich anschließend ebenfalls gut einführen.

Hilfen dazu finden Sie hier:  https://www.datev.de/info-db/1080833  und hier:  https://www.datev.de/info-db/1070394 

Die Einführung der digitalen Personalakte ist Geschmacksache. Der Aufruf dieser ist derzeit leider ein ziemlicher Krampf. Sind hier aber einmal Dokumente abgelegt und verschlagwortet, stellt die Verfügbarkeit der Dokumente für den Mandanten aber einen großen Mehrwert da. Das war jedenfalls die Erfahrung die ich bisher gemacht habe.

Im Rahmen der digitalen Verarbeitung der Daten im Lohn gibt es die Excel Lohnvorerfassung und die DUO Lohnvorerfassung. Erstere finde ich besser, wenn Sie auch die Bewegungsdaten digitalisieren möchten.

Daneben lässt sich ein erprobter Prozess zur Digitalisierung des Personalfragebogens auch sehr leicht einkaufen statt selbst erarbeiten. Hierfür ist fastdocs eine schöne Lösung.

Diese sollte aber unbedingt mit dem Mandanten besprochen werden. Ich habe hier schon die Erfahrung gemacht, dass bei manchen Mandanten die Lösung (ähnlich DUO) auf Vorbehalte stößt (mM legitim, aber größtenteils unbegründet).

In dieser Reihenfolge halte ich persönlich die Themen für am leichtesten einzuführen 🙂

[#3]

Hallo,

vielleicht wäre das Seminar etwas für Sie:

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/wissensvermittlung/praesenzseminare/78064-datev-personalwirtschaft-digitale-prozesse-rund-um-die-lohnabrechnung/

Da lernen Sierst einmal alle Prozesse und Möglichkeiten kennen.

Im Übrigen würde ich auch das "Pferd von hinten aufzäumen" und mit der Bereitstellung der Lohnauswertungen über DUO anfangen.

Viele Grüße

T. Reich

[#4]

Prinzipiell ist es relativ egal wo sie anfangen. Ich denke auch, dass es dabei schwer auf den Mandanten ankommt. Ein Schema F wird nicht jedem Mandanten gerecht.

wir haben zunächst Arbeitnehmer online nahezu flächendeckend ausgerollt.

Mandanten die DUO nutzen; weisen Ihre Lohnzahlungen über DUO an.

“in der Rechteverwaltung /Einrichtungsassistent/ unter Personalwirtschaft Lohnzahlung ausführen.

Diese Mandanten bekommen auch die Auswertungen dort bereit gestellt.

 Die digitale Lohnakte lohnt auch für Mandanten die DUO nicht selber nutzen. 

Was nichts taugt ist die Vorerfassung LODAS im DUO. Da fehlen einfach alle Funktionen die eine vernünftige Zeiterfassung bieten müsste.

 Ich wiederhole nochmal. Gruppen Sie Ihre Mandanten und legen entsprechend jeder Gruppe ihr Vorgehen fest.

vielleicht lässt sich der ein oder andere Mandant davon überzeugen DUO zu nutzen weil die Lohnzahlungen hier freigegeben werden können?

Viel Erfolg bei der Umsetzung. Wenn Sie einen Königsweg finden sollten wären denke ich viele Leute froh wenn Sie diesen teilen würden.

[#5]

Also wir haben das hier recht vorsichtig angefangen mit Arbeitnehmer Online. 

Die ersten Mandanten und Angestellten waren begeistert und dann haben wir bei ein paar größeren Mandanten die viele Daten monatlich einzupflegen haben, angefangen Unternehmen Online mit der Vorerfassung bereitzustellen. 

Das kommt super an! 

Die Auswertungen sind super schnell da, jegliche Nachfragen zu Bescheinigungen oder Abrechnungen haben sich fast auf 0 reduziert.

Wir nutzen zeitgleich natürlich auch die digitale Personalakte und das ist für mich in der Lohnbuchhaltung einfach ein Traum. Alle relevanten Daten digital, keine überfüllten Akten mehr und Originale sind beim Mandanten wo Sie hingehören.

So haben wir auch für die Mandanten den einstieg auf Unternehmen Online für die Fibu bereitet, da sie sehen wie einfach es doch geht Belege hoch zu laden und wie schön man diese dann wieder findet ohne einen Ordner aufschlagen zu müssen.

Die Mandanten die Lohn über UO nutzen sind alle auch für die Fibu zu UO gewechselt. 

Wir fanden diesen weg als Einstieg für UO am sinnvollsten und merken auch das es sich bezahlt gemacht hat!

Kann ich nur aus eigener Erfahrung empfehlen.

Aber wie schon vorher gesagt ein Schema F gibt es da nicht! Manche Mandanten sträuben sich auch komplett und wollen mit dem Thema nichts zu tun haben... Jeder ist da halt anders. 

LG 

N.Kretschmer