Digitales Lohnbüro

[#1]

Liebe Community,

gibt es von Euch Jemanden, der ausschließlich digital in der Lohnabrechnung arbeitet und damit Erfahrung hat?

Aktuell arbeiten wir in unserer Kanzlei noch sehr viel mit Papier und Lohnakten für jeden Mandanten/Mitarbeiter.

Gerne würden wir das Stück für Stück umstellen und digitalisieren wollen.

Wie sehen da die Prozesse aus? Hat jeder Mandant den Zugriff auf das Datev Unternehmen online? Werden Euch die Unterlagen wie Krankenscheine, Arbeitsverträge etc. darüber zur Verfügung gestellt? Momentan bekomme ich solche Unterlagen per Mail, drucke sie aus und hefte sie zu dem jeweiligen Mitarbeiter ab. Wie verfahrt Ihr mit handschriftlichen Notizen zu einzelnen Mitarbeitern, gibt es da auch Möglichkeiten Notizen zu einem Mitarbeiter in der digitalen Personalakte beizufügen?

Ich finde das sehr spannend und würde mich riesig freuen, Tips und Tricks von Euch zu bekommen.

[#2]

Dazu gibt es eigene Seminare der DATEV zu dieser Thematik, die ich ganz empfehlenswert finde:

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/wissensvermittlung/lernvideos-online/78928-digitale-prozesse-rund-um-die-datev-lohnabrechnung-fuer-kanzleien-mit-datev-lohn-und-gehalt/

[#3 · Accepted solution]

Hallo Frau Borowski,

persönlich arbeite ich seit über 10 Jahren ohne Papierordner und bin froh darüber!!  Es gibt viele Möglichkeiten auf Aktenordner zu verzichten. Ob man die Daten in DMS, Dokumentenablage oder Unternehmen Online ablegt, hängt sehr von der Grösse des Mandanten und dessen Willen bei der Digitalisierung mitzuwirken ab. Wenn beim Mandanten Unternehmen Online vorhanden ist, kann man dort auch die Lohnunterlagen hochladen, ablegen und die Personalauswertungen bereitstellen. Die Umstellung passiert im Kopf und sollte konsequent eingehalten werden, damit es keine digitale Akte und Papierakte gleichzeitig gibt. Nachher merkt man, was für Vorteile die Digitalisierung hat, wenn die Verschlagwortung gut strukturiert ist. Die digitale Personalakte ist selbsterklärend und für DÜO sollte man vorher die diversen Lern-und Hilfsvideos anschauen. Das hat mir damals beim Umstieg geholfen.

Gruß

AK

[#4]

Das klingt total Klasse. Und welches DMS nutzt Ihr, wenn der Mandant keinen Zugang zum Unternehmen online hat? Wo stellt Ihr dem Mandanten am Ende die Lohnabrechnung zur Verfügung? 

[#5 · Accepted solution]

Hallo Frau Borowski,

Dokumentenablage, DMS und DMS EO habe ich alles mitgemacht und es läuft bei allen gleich gut. Wobei die alten Dokumentenablage nicht revisionsicher war. Am liebsten nutze ich Arbeitnehmer online für die Mitarbeiter und  Auswertungen  Personalwirtschaft in DUO. für den Mandanten. Aber manche Mandanten möchten lieber die Auswertungen per E-Mail haben, warum auch immer.

Man könnte ja schön damit anfangen, dass die Mandanten die Unterlagen  nur noch digital versenden und mit den Mandanten anfangen, die gerne einen Arbeitsablauf optimieren möchten. Manche Mandanten wissen gar nicht, was DATEV leisten kann.

Gruß

AK

[#6]

Ah ok, das klingt gut.

Danke für die hilfreiche Antwort!

LG Julia