Digitale Personalakte Datenverbindung mit Lodas

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Hallo in die Runde,

wir starten gerade neu mit der digitalen Personalakte.

Meine Frage:

Der Mandant lädt zum Beispiel einen Krankenschein hoch. Ich ordne diesen dem Mitarbeiter zu.

Wie kommen die Daten zu Lodas?

Herzlichen dank für die Hilfe.

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Hallo,

die Zuordnung treffen Sie in LODAS direkt.

Der Mandant scannt die Belege für den Lohn unter den Belegtyp "Digitale Personalakte" im Unternehmen Online ein.

Sie gehen dann in LODAS rein und rufen links aus der Übersicht die digitale Personalakte auf. Anschließend öffnet sich ein Fenster mit den eingescannten Belegen, in dem Sie dann die Belege den Mitarbeitern zuordnen.

Gruß

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automatisch wird aber nichts aus der Personalakte in Lodas übernommen?

oder gibt es da eine Programmverbindung?

[#4 · Accepted solution]

Nein.

Die Unterlagen befinden sich generell nicht in LODAS, sondern im Unternehmen Online.

Die Programmverbindung ist hier zwischen Unternehmen Online und LODAS.

Im Grunde ist es hier so wie bei der Buchhaltung auch.

Die Belege für die digitale Personalakte bleiben solange im Posteingang vom Unternehmen Online, bis Sie über die digitale Personalakte von LODAS die Zuordnung und Ablage getroffen haben. Anschließend verschwinden die Belege aus dem Posteingang in die endgültige Ablage der digitalen Personalakte. Durch die Zuordnung können Sie entweder im Unternehmen Online nach den Dokumenten suchen oder sich die jeweiligen Dokumente eines Mitarbeiters im Programmteil "digitale Personalakte" von Lodas anzeigen lassen.

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Alles klar. Danke für die Hilfe.

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Bitte beachten Sie, dass die Berater- und Mandantennummer unter der der Lohn abgerechnet wird mit der in DATEV Unternehmen online übereinstimmt. Sonst kann nicht auf die digitale Personalakte zugegriffen werden.

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Hallo Herr Hausmann,

genau diesen blöden Fehler habe ich jetzt "gemacht".

Problem hier war das wir den MD erst nur Digital Gebucht hatten und uns dort damals für die MD Genutzte Beraternummer entschieden haben.

Gibt es eine einfache und unkomplizierte Lösung und die Daten in LODAS umzustellen? 

Oder geht das nur über einen Mandanten-Übertrag? (So mein letzter Stand, ich hoffe ja das Datev da ggf. mal was einfacheres Programmiert hat 🤔)

Beste Grüße

N.Kretschmer

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Hallo N. Kretschmer,

um den kompletten Bestand inkl. der Auswertungen auf die neue Beraternummer umzuziehen, bleibt nur die Möglichkeit des Mandantenübertrags.

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Hallo @Monique_Müller 

trifft das auch zu, wenn ich einen LODAS Bestand nur auf eine andere Mandantennummer kopieren will? Beraternummer bleibt gleich. 

Hintergrund ist, dass ein LODAS Bestand über den Mandanten-Manager auf eine andere Mandantennummer kopiert wurde. Nun wird bei digitalen Belegen aber nichts angezeigt, weil die digitalen Belege nur in dem ursprünglichen UO-Bestand gespeichert sind.

Muss ich auch in diesem Fall einen Mandantenübertrag durchführen?

Danke für Ihre Rückmeldung.

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@314159 schrieb:

weil die digitalen Belege nur in dem ursprünglichen UO-Bestand gespeichert sind.

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Dann muss man die DUO Stammdaten anpassen und den DUO Bestand auf die neue Mandantennummer umspeichern: Stammdaten online – Mandantenübertrag innerhalb der Mitgliedschaft Hat Ihr Medium dazu keine Rechte aka taucht der Punkt Mandantenübertrag nicht auf, braucht es ein Medium, dass die Rechte dazu hat. Im Zweifel eine SmartCard des Kanzleiinhabers. 

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@314159 schrieb:

Muss ich auch in diesem Fall einen Mandantenübertrag durchführen?

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Muss nicht. Wenn die Auswertungen mitkommen sollen, dann schon. Dann muss man aber den Übertrag via Service Anwendungen selbst anstoßen, sodass die Daten im RZ unter der neuen Mandantennummer liegen inkl. Auswertungen, die man sich ins LODAS ziehen kann und zusätzlich den o.g. DUO Übertrag, weil an der Kombination Berater/Mandant die Belege für die digitale Personalakte hängen. 

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Danke für den Hinweis.