Digitale Personalakte Ablagestruktur

[#1]

Hallo Zusammen,

gibt es von Seiten DATEV eine Vorlage oder ggf. kann mir jemand einen guten Tipp geben, wo man eine vernünftige Ablagestruktur als ersten Vorschlag herbekommt? Es ist selbstverständlich auch von Interesse, wie das die Berufskolleginnen und -kollegen umsetzen. 

Über Ihre Rückmeldungen freue ich mich.

VG

[#2]

Werter Kollege,

ich gehe einmal davon aus, dass Sie die Ablagestruktur in DUO, Belegordner digitale Personalakte meinen. Denn die "Ablage" nach Weitergabe zum LuG-Programm definiert sich ja durch die Zuordnung zum einzelnen Mitarbeiter anders. 

In DUO, ist meine Erfahrung, brauche ich überhaupt keine Ablagestruktur. Das habe ich in den Anfängen mal gemacht, jeden Ordner noch zu strukturieren. Gebracht hat das nach meiner Meinung gar nichts. Wenn ich einen Beleg gesucht habe, hat mir die Struktur überhaupt nicht geholfen. Die Suche wurde damit nicht einfacher. Die für die Suche vorhandenen Filterkriterien waren viel wichtiger. Denn auch in einem strukturierten Ordner war es viel zu mühselig, einzelne Fächer durchzugehen und die dort abgelegten Belege anzuschauen, als über Filtereinstellungen die Suche einzugrenzen und dann nur noch das Ergebnis zu sondieren.

Deshalb gibt es bei uns nur noch eine Struktur: die Jahresebene...

Beste Grüße

H. Heitschmidt

[#3]

Hallo,

danke für Ihre Rückmeldung.

Darf ich fragen wie Sie Ihre Digitalakte in Lohn/Gehalt strukturiert haben? 

Viele Grüsse

[#4]

Wir arbeiten nicht mit Lohn und Gehalt sondern mit LODAS. Aber wahrscheinlich wird das ähnlich sein. Im Lohnprogramm haben wir zwei Möglichkeiten: entweder die Belegsicht auf Mitarbeiterebene oder alle zugeordneten Belege anzeigen lassen. Auch hier gilt: keine weitere Struktur. Ich weiß ehrlich gesagt gar nicht, ob eine weitere Gliederung überhaupt möglich wäre. Ich glaube nicht. Die Suchfunktion reicht völlig. Bei der Verarbeitung des einzelnen Belegs werden sinnvolle Schlagworte vergeben, die später eine Eingrenzung beim Suchen erlauben (z.B. Krankmeldung, Arbeitsvertrag, Urlaubsantrag, Schwerbehindertenausweis, usw.)

Beste Grüße

H. Heitschmidt

[#5]

Hallo Community,

eine Vorlage für die Ablagestruktur im Ordner "Digitale Personalakte" in der Anwendung Belege online in Unternehmen online haben wir nicht. Hintergrund ist, dass die Ablage pro Mandant sehr individuell gestaltbar ist. 

Die Struktur sollte zusammen mit dem Mandanten abgestimmt bzw. angelegt werden, da dieser die Dokumente in Belege online suchen und finden muss.

Grundsätzlich empfehlen wir jedoch eine eher flachere Ablagestruktur.

Viele Grüße aus Nürnberg

Vanessa Mertel
Personalwirtschaft
DATEV eG

[#6]

Guten Morgen @mhelm,

ich muss mich meiner Vorrednerin anschließen. Das wurde mir auch so auf einer DATEV-Fortbildung zum Thema Digitalisierung in der Lohnabrechnung so vermittelt. Man soll möglichst die Strukturen in der Digitalen Personalakte so lassen, wie sie sind. Eigentlich kann man dort alles unterbringen.

Das Einzige, wo Sie aufpassen müssen, ist bei den Bezeichnungen, die Sie selbst vergeben. Hier sollten (vielleicht kanzleiweit) einheitliche gefunden werden, damit die zugeordneten Belege leichter gefunden werden (z.B. "AU" oder "Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung"). Weil, wenn jeder Mitarbeiter hier vielleicht andere Formulierungen benutzt, kann die Suche schonmal etwas länger dauern, wenn jemand Vertretung macht. Leider ist es derzeit nicht möglich so etwas wie einen Knigge (wie bei der DMS) zu hinterlegen.

MfG,

Dirk Schmakies

[#7]

Vielen Dank für Ihre Rückmeldungen.

Das heißt die Dokumente/Informationen werden nicht in einer vordefinierten Ordnerstruktur abgelegt sondern schlicht verschlagwortet und hierbei sollte man sich als Kanzlei eine Art "Knigge" definieren, sodass man eine möglichst einheitliche Verschlagwortung hat.

Das ist im Kern die Auffassung und die wenn man so sagen möchte gelebte Praxis im Umgang mit der Digitalen Akte?

Wenn man bspw. an Reisekosten denkt - dann verschlagworten Sie diese Belege u.a. mit der Abrechnungsnummer der jeweiligen Abrechnung?

VG

[#8]

Man hat ja als erstes die Zuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter (oder zum Mandanten für allgemeine Unterlagen); dann die Kategorie (die man so beibehalten sollte). In der Bezeichnung sollte man sich dann (am besten kanzleiweit) relativ einheitliche Bezeichnungen überlegen, über die man die Unterlagen wiederfindet. Abrechnungsmonat schränkt dann die Suche noch weiter ein.

Bei der Überlegung einer einheitlichen Beschriftung sollte man überlegen, wie detailliert das im Einzelfall sein muss. Wenn ich einen Mandanten habe, der nur 1-2 Belege pro Monat hat, die in die Personalakte sollen, findet man alles auch mit einer einfachen Bezeichnung, bei 20-30 Belegen pro Mitarbeiter pro Monat sieht das schon wieder anders aus.

Ich muss gestehen, dass wir hier in der Kanzlei erst im "digitalen Aufbau" sind und ich mich erklärend um die Einrichtung bei den Kollegen kümmere.

Lange Rede, kurzer Sinn: Sie sollten möglichst ein einheitliches Konzept in Ihrer Kanzlei vereinbaren (damit nicht jeder sein eigenes Süppchen kocht), aber sicher kann man nicht alles für alle Mandanten vereinheitlichen, da jeder Mandant nunmal anders ist...

MfG,

Dirk Schmakies