Datev Personalakte(neu) Telefonnotiz

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Hallo zusammen,

wir wollen die Datev Personalakte (neu) bei uns flächendeckend einsetzen. Zunächst aber in den meisten Fällen so, dass wir nur für uns innerhalb der Kanzlei digitalisieren und der Mandant davon im Prinzip erstmal nichts mitbekommt.

Oft ist es ja so, dass man kein Schriftstück zum Sachverhalt vom Mandanten bekommt, sondern ein kurzer Anruf getätigt wird. Früher haben wir uns dazu eine kurze Notiz gemacht und diesen Zettel im Lohnordner abgelegt.

Nun ist es aber etwas sinnlos einen Zettel zu schreiben um diesen wieder einzuscannen und wegzuwerfen.

Behelfsweise haben wir uns daran versucht die Notiz bspw. in Word zu schreiben und dann in der Personalakte hochzuladen. Das funktioniert an und für sich schon, ist allerdings auch sehr müßig, da man das Word erst speichern muss oder als pdf drucken muss und im Nachgang in die Personalakte hochladen. 

Deshalb kurz die Frage in die Runde:
Kennt jemand das Problem? Und hat jemand dazu eine praktikable Lösung gefunden?

Vielen Dank schon mal!

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@clärchen schrieb:

Und hat jemand dazu eine praktikable Lösung gefunden?

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Für solche Fälle kann man ggf. die neue DATEV CloudBox nutzen, die ab 2025 für alle kommen soll. Statt eines Telefonanrufs mögen Mandanten das gleich digital kurz aufschreiben, sodass man's archivieren kann. Von mir aus reicht auch eine E-Mail, die man als PDF abspeichert und mit in die Akte legt. Aufpassen, dass in der Akte nur Daten landen, die auch das Mandat sehen soll. Alle internen Mandatsnotizen kann man in DATEV DMS / Dokumentenablage ablegen. Oder OneNote, wenn man's nutzt. 

Die megra nutzt aktuell noch kanzlei.land, wo man jede Nachricht als PDF exportieren kann. Schnell in die Akte hochgeladen und fertig. 

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Hallo,

man kann auch direkt vom Arbeitsplatz (Schnellinfo Dokumente +Neu) Telefonnotizen, Vorgangsmappen etc. direkt im DMS ablegen.

LG

InesM.

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@clärchen  schrieb:

Kennt jemand das Problem? Und hat jemand dazu eine praktikable Lösung gefunden?

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Ich kenne das Problem, öffne dann aber den Editor (deutlich schneller als Word), schreibe eine kurze Notiz und speichere die txt-Datei direkt in den Belegupload-Ordner. Das einzige "Problem" an der Stelle ist, dass die (alte) Personalakte bei txt-Dateien mit UTF8-Kodierung die Umlaute falsch anzeigt. Das ist mir aber ehrlich gesagt dann wieder egal.