Beschriftung der Belege bei Datev Personal

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Liebe Community,

nachdem ich Datev Personal bisher eher hybrid genutzt habe ( neben Papier) möchte ich ab 2026 die Personalakte ausschließlich digital führen. 

Auf einem Seminar zur Sozialversicherung wurde von einem RV Prüfer erläutert, dass die digitalen Belege nach der Verfahrensbeschreibung für die gemeinsamen Grundsätze nach § 9aBVV mit einem entsprechenden Namen zu versehen sind um eine einfache und schnelle Zuordnung zu gewährleisten. ( es  sollen Rückschlüssen auf die Art des Dokumentes, den Namen des Betroffenen und eine zeitlich Zuordnung möglich sein) .

Die Belege werden ja in der Personalakte nach Mitarbeiter und Zeitfenster abgelegt. 

Nun meine Frage: sind die geforderten Rückschlüsse der RV später gewährleistet, wenn der Dokumentenname z. b. nur Scan... heißt oder muss ich hier selbst tätig sein oder reicht es aus wenn die Zuordnung lt. Programm gemacht ist.

Wie sehen die Belege später aus wenn sie für eine Prüfung bereitgestellt werden. 

Hat dort schon jemand Erfahrung?

Im Voraus besten Dank.

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Hallo liebe Community,

leider habe ich bisher noch keine Antwort auf meine Frage s.o. bekommen. 

Hat sich ansonsten noch niemand Gedanken darüber gemacht?

Falls die Belege nicht beschriftet sind wie für eine SV Prüfung gefordert hat man doch dann enorme Nacharbeiten?

Vielleicht kann sich die Datev zu meinem Anliegen äußern.

Vielen Dank 

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Hallo @judithlux, 

bitte beachten Sie, dass wir hierzu keine rechtliche Empfehlung geben können.

Beim Export von Dokumenten aus der DATEV Personalakte kann eine klare Struktur hilfreich sein. Beispielsweise können beim Export, etwa bei der Auswahl aller Dokumente oder der prüfungsrelevanten Dokumente, die entsprechenden Unterlagen als Dokument ausgegeben werden.

Zudem kann es sinnvoll sein, pro Mitarbeiter einen eigenen Ordner anzulegen und diesen passend zu benennen, damit die Zuordnung übersichtlich bleibt.

Hilfreich ist es auch, Dokumente bereits in der Personalakte mit einer aussagekräftigen Bezeichnung zu versehen.

Diese Bezeichnung wird beim Export übernommen und erleichtert später die Orientierung außerhalb der Personalakte. Dateityp und Dokumentbezeichnung können dabei so verwendet werden, wie sie in der Personalakte hinterlegt sind.