Arbeitszeitnachweis

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• Liebe Kollegen, wir haben eine Prüfung der Rentenversicherung. Der Prüfer fordert die Arbeitszeitnachweise der letzten 4 Jahre. Mit Hinweis darauf, dass diese nur 2 Jahre aufzuheben sind und diese damit aus unserer Sicht nicht vorlegt werden müssen, pocht er auf sein Recht. Sonst könnte er den Mindestlohn nicht prüfen. Hat jemand damit Erfahrungen gemacht?

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Moin,

ich fürchte, mit Ihrer Begründung werden Sie nicht weit kommen.

Die Arbeitszeitnachweise gehören nach der Beitragsverfahrensverordnung (auch) zu den Entgeltunterlagen. Und diese müssen nach § 28 f SGB IV bis zum Ablauf des Folgejahres nach der letzten SV-Prüfung aufbewahrt werden.

Und wenn es für eine Unterlage zwei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gilt, gilt natürlich die längere.

Der SV-Prüfer kann diese also durchaus verlangen, um zu prüfen, ob die SV-Beiträge korrekt ermittelt wurden (bei Unterschreitung Mindestlohn -> Nachversteuerung Phantomlohn).

Nur der Zoll kann bei einer Mindestlohnprüfung nur auf die letzten beiden Jahre zugreifen.

Ich drücke Ihnen dennoch die Daumen, das die Prüfung noch gut ausgeht.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#3 · Accepted solution]

Hallo,

also ich sehe dies etwas anders.

Nach der Beitragsverfahrensverordnung ist im § 8 Abs.II Punkt 13 ausdrücklich die Aufbewahrung der Aufzeichnung nach § 17 des Mindestlohngesetzes genannt. Danach müssen die Aufzeichnungen nur zwei Jahre aufbewahrt werden.

§ 28 f SGB IV - Absatz 1 legt unter anderen folgendes fest:

" Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. "

Und was zu den Entgeltunterlagen gehört steht in der Beitragsverfahrensverordnung §8.

Gerne bin ich für weitere ergänzende Infos offen.

Schöne Grüße

Michael Then

[#4]

Hallo,

grundsätzlich haben Sie recht, was die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG angeht.

Sie beziehen sich im Weiteren auf § 8 BVV, welcher auch von den Sozialversicherungsträgern mit "Leben" gefüllt wird. In den Geringfügigkeitsrichtlinien wird dazu im Kapitel F "Entgeltunterlagen" eine Trennung zwischen § 17 MiLoG mit den Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit und Angaben zur regelmäßigen Arbeitszeit und tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden vorgenommen. 

Diese Trennung bedeutet, dass für die älteren Jahre keine Aufzeichnungen mit Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vorliegen müssen, aber sehr wohl ein Nachweis über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit erbracht werden können muss. Gestützt wird diese Ausführung auf § 8 Abs. 1 Nr. 9 BVV. Die Beurteilung der Versicherungsfreiheit in der Arbeitslosenversicherung knüpft u.a. an die wöchentliche Arbeitszeit eines (arbeitslosen) Beschäftigten an. 

Klar könnten Sie dann eine Übersicht mit wöchentlichen ggf. monatlichen Arbeitszeiten führen und vorlegen. Aber was wäre dadurch am Ende gewonnen? Helfen würde das bei Aushilfen, die laut Aufzeichnungen nach dem Nachweisgesetz z. Bsp. immer an den selben zwei Wochentagen kommen. 

Haben Sie aber geregelt, dass die Arbeitszeiten variabel sind, dann müssten Sie Aufzeichnungen der Arbeitszeiten genauer vorlegen können, da sie ja belegen können müssen, dass Sie den Mitarbeiter vertragsgemäß (Anspruchsprinzip) beschäftigt haben. Das müssen Sie nachweisen können, da Sie darauf Ihre versicherungsrechtliche Beurteilung stützen. Hier greift dann wieder § 8 Abs. 1 Nr. 9 BVV .  Es müssen alle Angaben für die Versicherungsfreiheit z. Bsp. in der Krankenversicherung nach § 7 Abs. 1 SGB V gemacht werden. 

@Sund1 Ich hatte ja bereits einen anderen Beitrag von Ihnen gelesen und auch geantwortet. Es scheint ja so, dass sich hier etwas größerer Ärger "zusammen braut", was das Thema "Phantomlohn" angeht. Hier sollten Sie sich intensiv mit befassen und genau abwägen, wann und wo Sie lieber die Unterlagen schon vernichtet haben und wo Ihnen diese nicht vielleicht auch noch helfen.

Viele Grüße

Thomas Reich