wann inaktiv setzen

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Hallo Zusammen,

ich würde gerne wissen, wie Ihr beim Mandanten-Offboarding vorgeht.

Problem: 

Mandant hat gekündigt, z.B. zum Jahresende 2022. Fibu, Lohn, etc. laufen bis dahin, Vorschüsse werden per Automatikrechnung fällig gestellt. 

Der Mandant kann zum Zeitpunkt der Kündigung ja noch nicht inaktiv gesetzt werden, weil bspw. noch Nacharbeiten zu erledigen oder auch Rechnungen unbezahlt sind.

Am Ende des Jahres legen wir aber auch die Nachfolgeaufträge für alle aktiven Mandanten an. Und hier ist dann die Fehlerquelle. Für den gekündigten Mandanten wird also automatisch ein Nachfolgeauftrag Fibu Vorschuss angelegt und diese Rechnung Ende Januar erstmalig verschickt. Das ist natürlich mehr als ärgerlich und unprofessionell.

Wie vermeidet Ihr so etwas? Gibt es da in DATEV eine Möglichkeit? 

Danke für Eure Tipps 🙂

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@NicoleGG 

Ja, gibt es. Nennt sich ProCheck und im Prozessmodell finden sich auch Checklisten für Mandatsaufnahmen und -abgaben. Die Vorschläge lassen sich individuell ändern und dann dem betroffenen Mandanten zuordnen.

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@einmalnoch

Ok, ProCheck nutzen bei uns die Sachbearbeiter - wir im Sekretariat hingegen nicht. 

Darf ich kurz fragen, wie das Prozedere in so einem Fall wäre? Kann ich durch ProCheck verhindern, dass DATEV solche Mandanten bei der Anlage von Nachfolgeaufträgen mitberücksichtigt? Oder ist es nur eine Auflistung von Dingen, an die ich denken muss?

[#4 · Accepted solution]

In EOcomfort greift die "Gültigkeitsdauer" in den Auftragseintstellungen.

Selbst bei "Automatikauftrag" kann ich also steuern, ob es einen automatischen Folgeauftrag geben soll.

Also einfach umstellen:

Mandatskündigung -> ab in den Auftrag -> Auftagseinstellungen -> Gültigkeitsdauer ändern

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@NicoleGG schrieb:

Kann ich durch ProCheck verhindern, dass DATEV solche Mandanten bei der Anlage von Nachfolgeaufträgen mitberücksichtigt?

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Nicht, dass ich wüsste, weil ProCheck im Grunde nur eine Auflistung von Aufgaben ist. Kollaborativ kann man damit auch nicht arbeiten. Da ist in meinen Augen Micrsofts Lists sogar besser 😅. 

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@NicoleGG schrieb:

Oder ist es nur eine Auflistung von Dingen, an die ich denken muss?

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Jap. Automatismen kennt das Programm nicht. Das kommt gefühlt aus 199X und bedient sich auch so.  

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Aktiv verhindern kann ProCheck nicht, es kann aber eine Handlungsliste aufgebaut werden und die Handlungen eindeutig Sachbearbeitern zuordnen.

Wie immer in der EO bleibt natürlich die Frage, wer den Vorgang startet und überwacht. In der Regel sollte das von der Kanzleileitung festgelegt werden, die federführende Person muss natürlich mit den entsprechenden Rechten in DATEV ausgestattet sein.

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Oh man, natürlich! Warum bin ich da nicht selbst drauf gekommen? 😞 

Vielen Dank!!!!

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@NicoleGG schrieb:

Warum bin ich da nicht selbst drauf gekommen? 😞

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Weil die Usability nicht so cool ist? 😉 

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@einmalnoch  schrieb:

Aktiv verhindern kann ProCheck nicht, es kann aber eine Handlungsliste aufgebaut werden und die Handlungen eindeutig Sachbearbeitern zuordnen.

Wie immer in der EO bleibt natürlich die Frage, wer den Vorgang startet und überwacht. In der Regel sollte das von der Kanzleileitung festgelegt werden, die federführende Person muss natürlich mit den entsprechenden Rechten in DATEV ausgestattet sein.

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Ich persönlich weigere mich, ein "Offboarding" über ProCheck abzubilden. Und kann das auch nicht empfehlen.

Das mag für ein "Onboarding" gerade noch so - aber auch nur krückenhaft - funktionieren.

Beim "Off" sind aber deutlich zu viele Abzweigungen zu berücksichtigen - in "kleineren" Kanzleien bis max. 5 Personen klappt das möglicherweise noch. Danach wird das das reinste Chaos.

Wir werden das demnächst mal mit einem externen Toolset versuchen. Ich berichte dann mal ;-).

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@metalposaunist  schrieb:

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@NicoleGG schrieb:

Warum bin ich da nicht selbst drauf gekommen? 😞

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Weil die Usability nicht so cool ist? 😉 

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Dem würde ich zumindest in Bezug auf EOcomfort Aufträge nicht zustimmen. Das ist im Grunde recht easy.

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@nadimb noch eine Frage hinterher:

weißt Du zufällig auch, ob für einen inaktiven Mandanten noch die kanzleiinterne Buchhaltung greift? Also tauchen nicht bezahlte Rechnungen noch in der OP-Liste auf und können Zahlungseingänge verbucht werden? Oder darf erst inaktiv gesetzt werden, wenn das Mandat wirklich zu 100 % abgeschlossen ist?

[#11]

ja, das stimmt. Manchmal weine ich auch meiner Datenbank im Vertrieb nach...aber manche Dinge muss man so akzeptieren wie sie sind.

Viel schlimmer finde ich, dass man so viele Dinge nur durch andere Kollegen erfährt, weil es die DATEV-Dokumente nicht hergeben und/oder das Thema einfach nicht aufzufinden ist.... 😉

[#12 · Accepted solution]

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@NicoleGG  schrieb:

@nadimb noch eine Frage hinterher:

weißt Du zufällig auch, ob für einen inaktiven Mandanten noch die kanzleiinterne Buchhaltung greift? Also tauchen nicht bezahlte Rechnungen noch in der OP-Liste auf und können Zahlungseingänge verbucht werden? Oder darf erst inaktiv gesetzt werden, wenn das Mandat wirklich zu 100 % abgeschlossen ist?

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Ja, die tauchen auf. Keine Sorge.

Die Programmteile sind völlig unabhängig von einander zu betrachten. Rechnungswesen und Stammdaten sprechen nicht auf allen Ebenen "direkt" mit einander. Wenn die Schnittstellen-Werte in ReWe sind, bleiben sie dort auch.

[#13]

1000 DANK!!