Vortragsbescheide digital

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Hallo zusammen!

Wir versuchen uns gerade mehr oder minder erfolgreich, uns zu digitalisieren. Im Moment bekommen wir die Bescheide noch per Post (digitale Bescheide sind in Arbeit; hat gerade noch logistische Probleme, wird aber in Kürze auch soweit sein). 

Bisher haben wir alle Bescheide kopiert und abgelegt. Verlustvortragsbescheide haben wir in die Mandanatenakte ins nächste Jahr gelegt (in Papierform). So wussten wir bei der Steuererklärung des nächsten Jahres, dass da ein Verlustvortrag zu berücksichtigen ist. (Natürlich ist der im Steuerprogramm normalerweise schon drin, aber wenn mal der Bescheid geändert wurde, stimmt der Betrag evtl. nicht.) Wenn wir nun die Bescheide nur noch digital haben (im Moment noch manuell eingescannt, später dann per Übertragung vom Finanzamt): Wie denke ich jetzt im nächsten Jahr dran, dass aus dem Vorjahr ein Vortragsbescheid existiert? Muss ich immer extra gucken, OB da was ist? Das ist ja doch ziemlich lästig. Oder gebt Ihr das dann gleich im Steuerprogramm im nächsten Jahr ein? - Finde ich auch etwas lästig, weil ich das nächste Jahr dann extra aufmachen muss - und in 90 Prozent aller Fälle stimmt der im Programm hinterlegte Vortrag ja schon. (Wenn ich das im Rahmen der nächstjährigen Steuererklärung mache, habe ich das Jahr eh schon offen und gehe die Zeilen durch. Das ist bedeutend praktischer.)

Wie macht Ihr das?

[#2 · Accepted solution]

Hallo @bianka,

meine Ideen hierzu:

1. Vorgangsmappen (kommen bei uns sehr gut an!) im DMS nutzen, damit lässt sich auch die gewohnte Papierstruktur inkl. Register (gerade für Zwecke der Ein-/Umgewöhnung) sehr gut umsetzen
   • DATEV DMS: Vorgangsmappe anlegen - DATEV Hilfe-Center
2. Wenn es gewünscht ist oder hilft: Bescheide aus dem DMS dorthin verlinken (halte ich aber für unnötig bzw. zu umständlich)
3. Andere Ansätze:
   • grundsätzlich vertraue ich den fortgeschriebenen Verlustvorträgen in den Steuerprogrammen
   • die gleiche ich dann bei JA/EST-Erstellung kurz über die Suche mit den Verlust-Vortragsbescheiden (die separat unter einem eigenem Knigge abgelegt sind) ab
   • 
   • für die seltenen Fälle, das ein Verlustvortrag festgestellt wird, der bisher gar nicht im Steuerprogramm vorkommt (Bsp. Betriebsprüfung) -> ggf. Erstellung einer Arbeitsanweisung (vielleicht ist ProCheck im Einsatz?), immer auf das Vorhandensein solcher Bescheide zu prüfen
   • Alternativ: Ansatz im Prozess "Bescheidprüfung", dass bei Abweichungen der geänderte Wert im Steuerprogramm des Folgejahres manuell korrigiert wird (oder nur in dem Fall den Bescheid mit der Vorgangsmappe verlinken)
4. Idealerweise würde ich die ganzen Kontrollschritte sonst mit dem Zeitpunkt verbinden, wo die Steuererklärung des Folgejahres erstellt wird (wie selbst geschrieben: dann bin ich ja eh im richtigen Programm) -> das ist auch unsere gelebte Praxis

Anmerkung: wir bekommen auch noch viele Bescheide in Papierform, dass hindert uns aber im Ablauf nicht an einer Digitalisierung bzw. Optimierung.

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Vielen lieben Dank! - Wir arbeiten nicht mit DMS, deshalb ist Ihr erster Vorschlag leider nicht möglich.

Inzwischen bin ich auch zu dem Schluss gekommen, dass die Bescheide in der Regel stimmen (und wenn nicht: Das Finanzamt hat die richtigen Zahlen ja auch.)

Eine gute Idee ist tatsächlich, eine Korrektur schon bei der Bescheidprüfung im Folgejahr einzutragen!

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Hallo,

ich habe aus dem Begriff "DMS" zu Beginn des Beitrags (auch im anderen Beitrag zum Dokumentenkorb) abgeleitet, dass DMS im Einsatz ist....

OK - dann bin ich raus.😉

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Der Begriff ist von DATEV vorgegeben und kann nicht geändert werden. 😉 Ich arbeite mit der Dokumentenablage.