Vorgangsmappe vs. Pdf mit Dokumentenstruktur

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Zur Zeit legen einige in der Kanzlei die Einkommensteuerbelege in einer Vorgangsmappe an und andere hängen die verschiedenen Dokumente einfach an das erste Dokument an, so dass auch eine Struktur entsteht. Dieses "einfache" Dokument kann ich theoretisch auch in eine Vorgangsmappe umwandeln.

Wo ist der Unterschied bzw. worin besteht der Vorteil der Vorgangsmappe?

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Es gibt verschieden Arten sich zu organisieren. Verschiedene Dokumente an verschiede DMS -Dokumente anzuhängen ist möglich - durch die Filtereinstellungen auch wieder leicht zu finden.

Ein Vorgangsmappe nutze ich beispielsweise bei Mandanten die mir monatlich Belege zu verschiedenen Mietshäusern schicken. Da lege ich eine Vorgangsmappe an mit allen Mietshäusern, habe eine Unterstruktur für z.B. Mieter, Schuldzinsen, Instandhaltung, Nebenkosten für jedes Gebäude.

Da sammle ich dann unterjährig die Belege und sortiere diese grob vor. 

Eigentlich ein Thema, was Meine Steuern schon immer gefehlt hat.

mfg

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Hallo @MartinK12 

Wo ist der Unterschied bzw. worin besteht der Vorteil der Vorgangsmappe?

Der Unterschied besteht eigentlich nur in der Darstellung in der Dokumentenliste und im Doppelklickverhalten.

Strukturierte Dokumente werden z.B. als PDF(20), DOCX(4), XLSX(3) angezeigt.

Vorgangsmappen immer nur als VGM.

Bei ersteren werden alle 27 enthaltene Dateien in den Viewer geladen. Bei der VGM öffnet sich nur das Strukturfenster.

Die übrigen Funktionen sind komplett identisch. Somit ist es fast egal was man benutzt. Es ist nur nicht mehr lustig, wenn in einen strukturierten Dokument hunderte Dateien enthalten sind und man das per Doppelklick öffnet. Das sollte man dann besser in eine VGM umwandeln.

MfG, F.Lange