Viel zu viele Adressaten...

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Guten Morgen,

nachdem ich bisher nur lesend in dieser Community aktiv war, hier nun mein erster Beitrag bzw. meine Fragestellung:

Nachdem ich mich hier in der Kanzlei als KOB um das ein oder andere Problemchen kümmere, bin ich darüber gestolpert, dass es sehr viele unverknüpfte und doppelte (oder noch öfter vorhandene) Adressaten gibt. Mit den unverknüpften bin ich recht schnell fertig geworden; mein Problem sind nun die mehrfach vorhandenen. Wie ich sie zusammenführe, weiß ich mittlerweile. Die Frage ist, wie man das am besten angeht bzw. ob jemand Erfahrungen damit hat.

Die Schwierigkeit ergibt sich für mich darin, dass ich bei jedem mehrfach vorhandenen Adressaten prüfen muss, ob alles passt. Wenn ja, kann ich eine Zusammenführung machen. Wenn nein, muss ich den entsprechenden Sachbearbeiter fragen. Problem ist, dass ich in der Adressatenübersicht keinen Sachbearbeiter sehen kann, so dass ich mir den Namen des Mandanten aufschreiben, dann in die Mandantenübersicht gehen und dort den passenden Sachbearbeiter finden. Den muss ich dann aufsuchen und mit ihm den Sachverhalt klären. Das wird aber dank Teilzeitkräften, mehreren Standorten und vermehrtem Home-Office-Einsatz auch nicht gerade einfach.

Die Frage ist also, wie ich das am einfachsten angehen kann, ohne zu viel meiner Zeit bzw. der Zeit meiner Kollegen dafür in Anspruch zu nehmen.

MfG,

Dirk Schmakies

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Hallo Herr Schmakies,

ich habe hier keine einfachere Möglichkeit gefunden, allerdings war bei uns der einmalige Aufwand geringer, da nur 1 Standort.

Beste Grüße

Steffen Hansch

[#3]

Hallo Herr Hansch,

vielen Dank für die Info, ich hatte schon etwas damit gerechnet, in den sauren Apfel beißen zu müssen.

MfG,

Dirk Schmakies

[#4]

Hallo Herr Schmakies,

vielleicht helfen Ihnen

• Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1015799 und
• Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1036050 weiter.

Viele Grüße.

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Hallo 0815,

der generelle Ablauf zum Zusammenführen von Dubletten ist mir eigentlich bekannt und die beiden Dokumente habe ich mir bereits im Vorfeld angesehen.

Das Problem hier ist eher, dass ich nicht einfach Dubletten zusammenführen möchte (außer bei denen, wo es wirklich eindeutig ist), sondern zuvor mit den zuständigen Kollegen sprechen, da diese ihre Mandanten sicherlich besser kennen und eher wissen, was richtig ist und was nicht und vielleicht gibt es ja auch einen Grund für diese Dubletten.

Wo ich nur die Schwierigkeit habe, ist die zum einen die Anzahl der Dubletten (aktuell sind es noch über 17.000 Adressaten bei uns im System und davon sicherlich noch ein vierstelliger Wert an Dubletten), die nicht vorhandene Möglichkeit, sich den zuständigen Sachbearbeiter anzeigen zu lassen (manchmal sind die Namen in den Adressaten auch nicht mit den Mandantennamen identisch, was es dann noch schwerer macht, etwas zu finden) und die mehreren Standorte bzw. Home-Office-Mitarbeiter.

Im Moment tendiere ich dazu, mir die Adressaten rauszusuchen, eine Liste nach Mitarbeiter sortiert zu machen in Excel und dann die entsprechenden Mitarbeiter per Mail bitten, sich die Adressaten einmal anzusehen. Das wird zwar viel Kleinarbeit für mich, aber eine wirklich andere Lösung sehe ich aktuell in den für die Adressaten möglichen Übersichten leider nicht.

MfG,

Dirk Schmakies