Revisionssichere Dokumentenablage und Dokumentenvorlage

[#1]

Liebe Datev,

wenn ich ein Dokument aus der Dokumentenvorlage über "Datei erstellen" erstelle, dann ist die "leere" Vorlage die Revisionsstufe 1. Sobald die "leere" Vorlage gefüllt bzw. der Brief etc. geschrieben wird, ist das bereits die Revisionsstufe 2. Ist das Absicht?

Mit freundlcihem Gruß

Martin Kramer

[#2 · Accepted solution]

Hallo Herr Kramer,

es ist korrekt, dass bei der Ablage und Bearbeitung eines neuen Dokuments zwei Revisionen vorhanden sind. Bei der Dokumenterstellung wird das Dokument sofort in der Dokumentenablage abgelegt. Somit wird die erste Revision erstellt. Nachdem das Dokument geändert und gespeichert wurde, wird die zweite Revision erstellt.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo Herr Kramer,

es ist korrekt, dass bei der Ablage und Bearbeitung eines neuen Dokuments zwei Revisionen vorhanden sind. Bei der Dokumenterstellung wird das Dokument sofort in der Dokumentenablage abgelegt. Somit wird die erste Revision erstellt. Nachdem das Dokument geändert und gespeichert wurde, wird die zweite Revision erstellt.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Ist das aber nicht unsinnig, da das erste Dokument leer und noch gar nicht bearbeitet ist. Warum sollte dieses Dokument blank als Revision gespeichert werden?

Das würde doch bedeuten, dass jegliche geschriebene Dokumente einmal leer mit RevisionsNr.. 1 und einmal beschrieben mit RevisionsNr. 2 gespeichert werden.

Gruß A. Martens

[#4]

Nur zum Verständnis bitte ich um Antwort.

Die Dokumentenablage reagiert dann also unterschiedlich bei der Dokumenterstellung? Wird die Erstellung aus der DokOrg aufgerufen wird eine Revision erstellt und bei Aufruf aus dem Arbeitsplatz nicht?

Ich bin verwirrt.

[#5]

Diese Vorgehensweise ist doch absoluter Unsinn. Wenn ich ein Dokument erstelle will ich bei der ersten Erstellung die Version 1 haben.
Wir wollten jetzt auch auf die Revisionssichere Dokumentenablage umstellen. Wenn es jedoch dabei solche nicht nachvollziehbare Programmverhalten gibt, werden wir das erst mal lassen und warten bis DATEV das Problem gelöst hat.

Ich hoffe daß das baldmöglichst geändert wird.

[#6]

Ist das aber nicht unsinnig, da das erste Dokument leer und noch gar nicht bearbeitet ist. Warum sollte dieses Dokument blank als Revision gespeichert werden?

Ja und Nein. Die Dokumentenablage prüft ja nicht die Herkunft eines Dokumentes. Wenn ein Dokument über das AddIn oder Drag&Drop der DokAblage zugeführt wird, wäre ja die Version 1 bereits gefüllt.

Das bei Dokumentenablage ersteinmal ein leeres Dokument gespeichert wird, liegt ja auch an der Vergabe der DokNummer, die bekommen die Platzhalter in den Dokument erst durch eine Speicherung.

Zudem gibt es ggf. auch noch Vorlagen, die schon Inhalt haben (Vollmachtsvorlage), welche auch mit Platzhaltern vervollständigt sind. Da macht es auch Sinn bereits die erste Version zu speichern.

Andere DMS-Systeme arbeiten genauso, da wie o.g. geschrieben das speichernde System keine Prüfung auf Herkunft und/oder Vorlage machen kann.

Grüße

Chr.Ockenfels

[#7]

Ist das aber nicht unsinnig, da das erste Dokument leer und noch gar nicht bearbeitet ist. Warum sollte dieses Dokument blank als Revision gespeichert werden?

Ja und Nein. Die Dokumentenablage prüft ja nicht die Herkunft eines Dokumentes. Wenn ein Dokument über das AddIn oder Drag&Drop der DokAblage zugeführt wird, wäre ja die Version 1 bereits gefüllt.

Herr Ockenfels, Sie verwirren mich noch mehr.

Es geht hier nicht um die Speicherung und Ablage sondern um die Dokumenterstellung und Revisionierung. Erstelle ich ein leeres Dokument und es wird eine Revision erzeugt ist eine Ablage revisionssicher erfolgt. Sollte dies nicht der Fall sein ist die Revisionskette schon einmal nicht mehr konsistent. Werde ich also durch irgendwelche Gründe (und sei es nur das ich die falsche Vorlage verwendet habe) in meiner Arbeit unterbrochen habe ich folglich ein leeres Dokument in der DokAblage. Falls nicht stimmt die Programmlogik nicht.

Das bei Dokumentenablage ersteinmal ein leeres Dokument gespeichert wird, liegt ja auch an der Vergabe der DokNummer, die bekommen die Platzhalter in den Dokument erst durch eine Speicherung.

Zudem gibt es ggf. auch noch Vorlagen, die schon Inhalt haben (Vollmachtsvorlage), welche auch mit Platzhaltern vervollständigt sind. Da macht es auch Sinn bereits die erste Version zu speichern.

Die Vorlage wird in dem Moment zu einem Dokument für die Ablage wenn der Nutzer seinen Willen dazu bekundet. Ein DMS ist kein Arbeitsprotokoll.

Andere DMS-Systeme arbeiten genauso, da wie o.g. geschrieben das speichernde System keine Prüfung auf Herkunft und/oder Vorlage machen kann.

Zumindest DATEV DMSclassic arbeitet anders.

[#8]

Hallo Hr. Ockenfels,

ich kann meinem Vorredner nur recht geben.

1. Was würde passieren, wenn ich die leeren Dokumente löschen würde?

Es käme doch sofort die Nachfrage, warum die Kette unterbrochen ist.

2. Was würde passieren, wenn ich in Word ein Dokument öffne und danach in DATEV speichere?

Es erhält richtigerweise die Revisionsnummer 1.

3. Hier muss DATEV eine Lösung finden. Das könnte in der Weise geschehen, dass neu erstellte Dokumente nicht sofort in DATEV abgespeichert werden, sondern erst in einem Temp-Verzeichnis gespeichert werden. Erst wenn der Anwender jetzt die DokAblage wählt erhält es eine Revisionsnummer. Das ist logisch (ich weiß, für DATEV kein Argument) und wird letztendlich auch von Word/Excel etc. ja auch so gemacht. Nur das diese Dateien sich im Arbeitsspeicher befinden.

Mit dem DATEV-Vorgehen werden hunderte von inhaltsleeren Dateien gespeichert, die ich zur Dokumentation der Lückenlosigkeit nie löschen dürfte. Was für ein Blödsinn.

Gruß A. Martens

P.S.

Es geht alles, man muss es nur wollen.

[#9]

Nachtrag:

Zudem gibt es ggf. auch noch Vorlagen, die schon Inhalt haben (Vollmachtsvorlage), welche auch mit Platzhaltern vervollständigt sind. Da macht es auch Sinn bereits die erste Version zu speichern.

Nach dieser Argumentation, müsste die Vorlage eine neue Revisionsnummer erhalten, denn nur die wird ja verändert. Ich will ja aber gerade für einen Mandanten einen neue Datei erstellen.

[#10]

Hallo,

nochmal, die DokAblage prüft nicht die Herkunft der Dokumente. Insofern kann sie nicht wissen, dass ein leeres Dokument eingereicht wird.

Wenn diese leere Revision 1 gelöscht würde, wäre die ReviKette unterbrochen.

Was soll mit den Dokumenten passieren, die schon fertig gefüllt sind (VDB-Vollmacht o.ä.). Da wird im Nachgang nicht mehr viel ergänzt.

Das könnte in der Weise geschehen, dass neu erstellte Dokumente nicht sofort in DATEV abgespeichert werden, sondern erst in einem Temp-Verzeichnis gespeichert werden. Erst wenn der Anwender jetzt die DokAblage wählt erhält es eine Revisionsnummer.

Korrekt, wenn die Vorlagenverwaltung die Dokumente so behandeln würde. Bei DMS classic ist es m.W. so, was dazu führt, dass die Platzhalter Dokumentennummer erst gefüllt werden, wenn die erste Speicherung im DMS erfolgt. Hier kann es passieren, dass ein Druck das Haus verlassen könnte, ohne dass eine Dokumentennummer auf dem Dokument ist... Hat also alles seine Vor- und Nachteile.

Nur das diese Dateien sich im Arbeitsspeicher befinden.

Falsch. Die Dateien existieren bereits auf der Festplatte im TEMP-Pfad... spätestens wenn der erste Timeout für die Autospeicherung erreicht wurde.

Und mal im Ernst, wen stören denn die leeren Revis 1? In der Ansicht habe ich doch die letzte Revi 2 und höher.

Letztendlich werden wir wohl einen Tod sterben müssen...

Chr.Ockenfels

[#11]

Nachtrag:

Zudem gibt es ggf. auch noch Vorlagen, die schon Inhalt haben (Vollmachtsvorlage), welche auch mit Platzhaltern vervollständigt sind. Da macht es auch Sinn bereits die erste Version zu speichern.

Nach dieser Argumentation, müsste die Vorlage eine neue Revisionsnummer erhalten, denn nur die wird ja verändert. Ich will ja aber gerade für einen Mandanten einen neue Datei erstellen.

Wieso sollte eine VORLAGE eine Revisionsnummer bekommen? Aus der Vorlage (mit Inhalt) wird ein Dokument erstellt, welches dann als Revi 1 in die Ablage geht.

Eine Revisionierung der Vorlagen zur Dokumentation, denkbar, vielleicht auch gar nicht schlecht, wenn bei der Vorlagenbearbeitung  (Änderung) die Vorlage selber zerschossen wird...

Chr.Ockenfels

[#12]

Es geht alles, man muss es nur wollen.

Bin ich voll bei Ihnen...

P.S. Wir arbeiten weder mit der DATEV-Dokumentenablage noch mit DATEV-DMS-classic...

[#13]

Hallo Zusammen,

ich habe jetzt mitgelesen, verstehe aber das Problem nicht. Vielleicht mag es für einen "EDVler" befremdlich erscheinen; aber was interessiert mich als Steuerberater, ob ich momentan mit der Rev. 1 oder 200 arbeite.

Ich habe jahrelang mit DMS gearbeitet und wenn ich in 5 Jahren auf 10 alte Revisionen zurückgreifen musste ist das viel.

Also kann mir bitte jemand erklären, warum es mich als Steuerberater in meiner täglichen Arbeit stören sollte, wenn es eine zusätzliche Revision gibt. Eine neue Revision wird doch auch erzeugt, wenn ich einen Brief schreibe und diesen Brief schließe, weil ich in die Mittagspause gehe. Da mault auch niemand.

Danke für Aufhellung.

Martin Heim

[#14]

Auch als EDVler ist mir das ziemlich egal.

[#15]

Also praktisch: "Was kümmert es die Eiche, wenn sich die Wildsau daran reibt?"

[#16]

Die Frage habe ich eigentlich nur gestellt, da es mich interessiert hat, ob ich eine falsche EInstellung gewählt habe. In der Praxis ist mir weder der Speicherplatz für die zusätzliche Revisionierung noch die Revisionsnummer wirklich wichtig. Es wunderte mich lediglich, dass nach erstmaligen Ausfüllen der Vorlage und dem Verlassen des Dokuments ein Revisionierungskommentar abgefragt wird.