Rechnungsschreibung EO comfort / Stammdatenabgleich und Vorschau

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Wir nutzen EO comfort und stellen fest, dass es bei der Rechnungsschreibung mittlerweile viele Informationen um die eigentliche Leistung herum zu beachten gibt, welche im Fakturierungsprozess nicht unmittelbar vorliegen. Dies führt leider häufig zu fehlerhaften Rechnungen.

Beispiele:

- Es liegt eine Einzugsermächtigung vor, dies wird jedoch nicht in den Rechnungseinstellungen geschlüsselt und ein Überweisungstext angezeigt (Abgleich zwischen Auftrag und Stammdaten ist zeitintensiv)

- ein Leistungsnachweis soll der Rechnung beigefügt werden, dies wird jedoch nicht in den Rechnungseinstellungen angehakt (fällt bei der Vorschau nicht auf, da Leistungsnachweise dort nie angezeigt werden)

- Übermittlung soll digital erfolgen, dies wird jedoch nicht in den Rechnungseinstellungen angehakt

Ich würde mir wünschen, dass im Auftrag gewisse Informationen aus den Stammdaten angezeigt werden. Ebenfalls würde ich mir wünschen, dass ein Hinweistext erfolgt, wenn Rechnungseinstellung und Stammdaten differieren (z.B. "Soll die Rechnung wirklich ohne SEPA geschrieben werden?"). An so vielen Stellen blinken bei DATEV Hinweise auf, die einfach routiniert weggeklickt werden. An dieser Stelle würde ich es jedoch wirklich für sinnvoll halten. Zuletzt sollte auch die Vorschau exakt dem entsprechen, was anschließend erzeugt wird.

Oder habe ich vielleicht bestimmte Funktionen übersehen, die das Leben an dieser Stelle erleichtern würden? Auch Ideen zu alternativen Prozessabläufen von Mitstreitern mit ähnlichen Problemen würden mich interessieren.

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Hi @SteuerRock,

da die EO leider nur in Teilen mit den Stammdaten kommuniziert und dieser Weg selten bilateral läuft, müssen wir alle mit diesen Unzulänglichkeiten leben.

Das ist einer der Gründe, weswegen wir diese Prozesse (Stammdaten + Aufträge) auf das Verwaltungsteam gebündelt haben. Erzeugt zwar auf den ersten Eindruck Mehrarbeit, weil Sachbearbeiter die entsprechende Aufgabe weiterverteilen müssen - dafür hat man dann aber eine Art "Expertenteam", das exakt weiß, an welchen Stellschrauben zu drehen ist.

Beispiel SEPA:

Kommt eine unterschriebene Einzugsermächtigung zurück weiß das Verwaltungsteam:

• Scannen
• Archivier
• in Stammdaten ergänzen
• in Debitorendaten umschlüsseln
• alle noch nicht fakturierten Aufträge öffnen und ändern (oder alternativ über die Bestandspflege)

Aus unserer Erfahrung heraus glauben zwar die meisten Sachbearbeiter zu wissen, was sie tun - in der Praxis sieht die Wahrheit aber anders aus. Wenn man die Wechselwirkungen zwischen Stammdaten und EO nicht abschätzen kann (was auch kein Muss sein muss :-)), sollte man das lieber auf eine kleine Gruppe bündeln, die genau diese Wechselwirkungen kennt.

Praktizieren wir jetzt seit etwa 2 Jahren so. Gab natürlich hier und da auch Reaktionen nach dem Motto "was soll das, haben wir schon immer so gemacht", aber die aktuelle Datenqualität gibt uns absolut Recht.

LG