Probleme Posteingang / Zuständigkeit

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Hallo Community,

wir haben seit 2 Wochen ein kurioses Problem und ich möchte gerne nachhören, ob Euch dieses auch bekannt ist und vielleicht jemand eine Lösung anbieten kann.

Wenn der Post-Bescheid eintrifft, scannen wir diesen ein und speichern ihn zur DMS. Hierbei wird der Bearbeiter erfasst. Dieser Bearbeiter ist ja letztendlich für die Fristen verantwortlich, so dass der Posteingang bei ihm unter "Meine Fristen" erscheint. Ein jahrelang einwandfrei laufendes Prozedere.

Dieser Prozess funktioniert nun aber nicht mehr einwandfrei. Unter "Dokumente" wird immer korrekt der Bearbeiter angezeigt. In Fristen/Bescheide ist der Bescheid zwar abgelegt, aber hier fehlt der zuständige Bearbeiter. Somit erhält er keine Information, dass für ihn ein fristbehafteter Bescheid eingegangen ist. Extrem gefährlich die Situation und wir finden keine Lösung.

Wir haben über unterschiedliche Scanner gescannt; wir haben mit unterschiedlichen Dokumenten getestet. Quer durch die Bank! Ein Teil geht mit Bearbeiterinformation an Fristen/Bescheide...ein anderer Teil nicht. Ich bin echt verzweifelt 😞

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Guten Morgen @NicoleGG 

dieses Verhalten kann mehrere Ursachen haben.

Daher ist es am Besten, Sie melden sich direkt bei uns im Programmservice, damit wir uns die Thematik gemeinsam ansehen können. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Wir arbeiten gerade an dem gleichen Problem. 

Einen Teil konnten wir tatsächlich dem "menschlichen Versagen" zuschreiben und übrig blieb ein unerklärliches Dokument wo der Zuständige ebenfalls nicht in PFB erscheint.

Wäre interessant wenn die Lösung hier kundgetan wird.

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Eine Rückfrage in dem Zusammenhang. Ist es machbar dass der Sachbearbeiter der jeweiligen Steuererklärung vorgelegt bei der Fristanlage. Bei uns ist der Mandatsverantwoetliche vorgelegt der aber nur beim Posteingang belegt sein soll.

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@Steuerfuchs27  schrieb:

Eine Rückfrage in dem Zusammenhang. Ist es machbar dass der Sachbearbeiter der jeweiligen Steuererklärung vorgelegt bei der Fristanlage. Bei uns ist der Mandatsverantwoetliche vorgelegt der aber nur beim Posteingang belegt sein soll.

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@Steuerfuchs27 Ja, das ist möglich. 

In den Einstellungen von Post, Fristen und Bescheide kann man die Zuständigkeit (Posteingang) für die Fristen einstellen.

Achtung: wir haben immer gedacht, es müsste unter Zuständig (Frist) hinterlegt werden aber das funktionierte nicht. Nach einem Telefonat kam dann heraus, dass es unter Zuständig (Posteingang) eingetragen werden muss.

Wir haben es jetzt hinter beidem gleich hinterlegt, denn  mit Logik hat das mal wieder nichts zu tun. 

Auf meine Rückfrage wozu denn der Punkt Zuständig (Frist) da sei, konnte die Datev Mitarbeiterin mir auch keine Antwort geben.

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Vielen Dank

Kann man posteingang und Frist auch trennen?

Bei uns läuft posteingang auf Chef Frist auf Mitarbeiter

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@Steuerfuchs27  schrieb:

Vielen Dank

Kann man posteingang und Frist auch trennen?

Bei uns läuft posteingang auf Chef Frist auf Mitarbeiter

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Wir nutzen EO comfort und da kann man sehr viel machen. Fängt bei den Dokumentarten an. So ganz habe ich das Programm PFB noch nicht verstanden, daher kann ich nur empfehlen mal da rein zu gehen und mit Kleinigkeiten anfangen was auszuprobieren. Aber Vorsicht, die Änderungen können wirklich weitreichend sein. 

Ich lasse mir vorher zeigen was das Sekretariat in welchem Fall wie macht und versuche die Wege dann nachzuvollziehen und zu überlegen wo sich das noch auswirkt. Bei uns hängt sehr viel von den Aufträgen ab, und in unserer Struktur ist der MA für die Fristerledigung zuständig, daher sind der MA für PE und Frist bei uns der Gleiche. 

Aber dazu kann dir bestimmt noch jemand anderes besser weiterhelfen. Wichtig zu wissen ist halt immer ob ihr z. B. EO comfort oder classic benutzt.