Prüfungsanschreiben Mdt per e-mail

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Hallo Community,

die GL wünscht den Versand von Bescheidprüfungsschreiben an den Mandanten per e-mail. 

Der Ablauf hierbei soll sein:

- ich prüfe die Schreiben und bei 100%iger Übereinstimmung mit der Erklärung soll eine e-mail (inkl. Zahlenwerk, Zahlungsfristen etc.) generiert und die Bescheide als Anlage beigefügt werden 

- dieses Konvolut soll dann - wie auch immer - zunächst an die GL zur Durchsicht

- ist die GL einverstanden, soll das Konvolut von dieser  - wie auch immer -freigegeben und an mich zurück geschickt werden

- dann soll ich per e-mail versenden 

Ich habe keine Ahnung, wie ich das prozess- und DATEV-technisch abbilden soll.

Es würde mich freuen, wenn sich hier "MitstreiterInnen" finden, die den digitalen Weg in dieser Form schon gehen und mir vom Prozess kurz berichten. 

Eigentlich habe ich die Vermutung, dass der Weg so gar nicht gangbar ist 😞

DANKE!

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Liebe NicoleGG,

tatsächlich funktioniert das. Wir haben innerhalb des letzten Jahres einen Großteil unserer Korrespondenz auf E-Mail umgestellt. Hierzu bietet die DATEV keinen vorgefertigten Prozess an, so dass man selbst ein wenig kreativ werden muss und ich bin sicher, dass es verschiedene Wege gibt, wie das Ganze an die eigenen Kanzleiprozesse angepasst werden kann. Die Steuerbescheidprüfung war eines der ersten Dinge , die wir dabei umgestellt haben.

Zunächst bietet die DATEV-Mail-Vorlagen an, die man für den eigenen Bedarf umbauen kann. Das funktioniert, wenn man mit Vorlagen schon ein wenig gebastelt hat, recht einfach (siehe auch Dok.-Nr.: 1001426).

Damit die Bescheidprüfung ihren Weg in unserer Kanzlei geht, arbeiten wir mit Status. Das heißt im Einzelnen:

• Der Bescheid kommt als Posteingang und wird eingescannt. Er erhält den Status zur Prüfung.
• Der Bearbeiter prüft und setzt die Bearbeitungsvermerke und Stempel und möchte das Schreiben erstellen lassen. Er erhält den Status Sekretariat. 
• Das Sekretariat erstellt die Mail mit der Vorlage und den Anlagen. Man setzt das Schreiben auf zur Unterschrift.
• Die GF prüft das Schreiben. Das Schreiben erhält den Status geprüft.
• Das Sekretariat sendet das geprüfte Schreiben raus und erledigt PA und Fristen. Das Schreiben wird auf erledigt gesetzt.

Wichtig dabei ist, dass die Kollegen die entsprechenden Filter eingerichtet haben, die Ihnen die Schreiben mit den für sie relevanten Status auch anzeigen.

Weiterhin hat mich am Anfang in den Wahnsinn getrieben, dass die die Mail am Anfang nur in DMS gespeichert werden darf und dann als Entwurf im Outlook bleibt. Nur der Ersteller hat auf sein Outlook Zugriff. Die Mail kann in DMS aber geändert und gesendet werden, indem man das Schreiben zur Bearbeitung auscheckt und anschließend wieder eincheckt. Es hat ein wenig gedauert, bis ich das begriffen habe.

Weiterhin sollte man bei mehreren Bescheiden beachten, erst die entsprechenden Anlagen markieren und dann rechte die Maustaste Senden/als E-Mail senden/E-Mail Vorlage verwenden. So hat die GF schon ein komplettes Dokument mit den Anlagen zur Prüfung in DMS.

Auch haben wir die Informationen in der Mail gegenüber zu unseren früheren Schreiben der Einfachheit halber zusammen gestrichen. Während wir früher auch brav alles aufgelistet haben, beschränken wir uns heute auf Gesamtzahlungen und -termine. 

Das ist erst mal eine grobe Skizze des Prozessvorgangs, wie wir ihn umgesetzt haben. Vielleicht ist es ja eine Anregung für die eigene Sache.

Viel Erfolg!

[#3]

Hallo, wir haben einen ähnlichen Prozess für die Bescheide. 
Ich kämpfe momentan noch mit der Tatsache, dass die e-mail in Outlook als Entwurf steht und beim Partner, inkl. der Anlage, zur Prüfung. Ein und aus checken hilft nicht. Die Datei ist nicht einsehbar , wenn nicht zwischendrin Outlook geschlossen wird.und nach jeder Ablage einer Mail Outlook zu schließen ist Unsinn.

Bei uns bekommt die e-Mail. Inkl dem Bescheid um Anhang, den Status Sekretariat, dann zur Prüfung und dann zu Postausgang. Der Bescheid selbst bleibt als Dokument allerdings im Status Sekretariat stehen, unabhängig von der Mail mit dem Anhang. Dafür müsste dann die Frist ausgetragen werden und der Status geändert, wen die Mail den Status Postausgang erreicht. Konnten Sie das schöner lösen? Ich habe bisher keine bessere Option finden können. 
Ich würde mir wünschen dass der Bescheid immer den selben Status hat wie die e-Mail in dem er steckt.