Posteingang digital

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Guten Morgen 🙂

da zum 01.01.2026 "alle" Steuerbescheide digital ergehen, wird der Papierstapel mit der zu lesenden Post für meinen Chef geringer.

Jetzt stellt sich die Frage wie er in Zukunft die Post sichten kann, wenn diese nur noch digital eingeht?

Mein erster Gedanke war ihn einfach immer "in Kenntnis" zu setzen, allerdings müsste dann jedes Dokument einzeln geöffnet und gesichtet werden.

Es gibt im DMS den Filter Posteingang des Tages aber auch hier sieht es so aus als müsste alles einmal angeklickt werden.

Wie habt ihr euren Posteingang digital organisiert? Habt ihr einen Tipp für mich?

Vielen Dank und Grüße

Tamara

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Wir arbeiten bei uns mit Datev DMS. Für Steuerbescheide wird ja grundsätzlich eine Frist erfasst. D. h. der Steuerbescheid wird als "erledigt" in DMS abgelegt und der jeweilige Sachbearbeiter (auch die Chefin) arbeitet selbstständig seine Fristen ab. Die Fristen kann man in dem Programm "Post, Fristen und Bescheide" einsehen.

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Wie macht ihr das denn mit Posteingangs-Erfassung und Fristenkontrolle?

Dafür ist ja "Post, Fristen und Bescheide" da, und dort kann man sich wunderbar durch die eingetragenen Bescheide klicken. Der digitale Bescheid ist mit dem Posteingang verknüpft und kann entsprechend geöffnet werden.

Wir haben eine zeitlang noch alle Bescheide gedruckt, um sie auf Papier an die Mandanten zu senden. So hatte man natürlich auch etwas materielles in der Postmappe, was man abarbeiten konnte. Aber davon sind wir inzwischen auch weg. Die meisten Mandanten bekommen ihre Bescheide digital. Wer sie gedruckt haben will, muss sich melden.

[#4 · Accepted solution]

Also wir arbeiten mit Post, Fristen und Bescheide allerdings werden da die Bescheide direkt einer Sachbearbeiterin zugeordnet und durch diese Zuordnung geht der Bescheid theoretisch nicht mehr über den Tisch vom Chef.

Er möchte aber alle Posteingänge sichten; bearbeiten und erledigen ist dann wieder Aufgabe der Sachbearbeiterin.

Danke für eure Tipps - ich habe gerade das Vorschau-Auge "entdeckt" und damit kann man durchblättern ohne jedes Dokument extra anklicken zu müssen.