Mandanten Unterlagen in der Kanzlei - Ideenaustausch

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Liebe Community,

ich bin auf der Suche nach einer Lösung, um die Mandantenunterlagen welche sich in Papierform in der Kanzlei befinden, aktuell und übersichtlich irgendwo ablesen zu können. Aktuell führen wir eine Excel Tabelle, jedoch muss diese händisch geführt werden (Menschen sind faul und fehleranfällig). Traumhaft wäre natürlich, wenn über den Posteingang Unterlagen erfasst werden, dass diese dann automatisch in der Übersicht erscheinen, sodass ich beispielsweise einen Mandantennummer eingebe und dann angezeigt bekomme was sich in der Kanzlei befindet und was schon abgeholt/versendet wurde. Ich gehe mal stark davon aus, dass die Datev im 21. Jahrhundert sowas natürlich nicht hinbekommt und würde gerne mal wissen wie Ihr das in euren Kanzlei handhabt.

Danke vorab und schonmal ein schönes Wochenende!

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Es kann nur eines geben:

DMS.

DATEV - Die Datenmanufaktur.

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Ja, aber für Unterlagen welche wir nicht digitalisieren, suche ich eine Lösung um den Überblick zu behalten. 

DMS und Posteingang ist schick und klappt einigermaßen.

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Physikalisch eine Mappe pro Mandant mit allen Unterlagen die dem Mandanten gehören und nicht Handakte sind.

Unterlagen zur Weiterleitung an Dritte auf Anforderung oder zur Rückgabe an den Mandanten zentral in einen alphabetischen Sammler, Ordner an einem zentralen Ort.

In einer Aufgabe wird die Information erfasst da dies in DMS nicht möglich ist.

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@PabloCHB19 schrieb:

aber für Unterlagen welche wir nicht digitalisieren

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Provokativ gefragt: Warum werden diese nicht digitalisiert? Wenn diese schlussendlich im Keller landen, wo diese dank Hochwasser geflutet werden können, wenn der Raum es nicht wasserdicht hergibt - ab ins DMS oder andere Systeme. Hauptsache alles liegt digital vor.  

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@metalposaunist  schrieb:

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@PabloCHB19 schrieb:

aber für Unterlagen welche wir nicht digitalisieren

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Provokativ gefragt: Warum werden diese nicht digitalisiert? Wenn diese schlussendlich im Keller landen, wo diese dank Hochwasser geflutet werden können, wenn der Raum es nicht wasserdicht hergibt - ab ins DMS oder andere Systeme. Hauptsache alles liegt digital vor.  

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Weil der Mandant einen Haufen unsortierter Unterlagen abgeliefert hat und diese zurück erhalten soll. Also schlicht kurzfristig in der Kanzlei verweilende Unterlagen. Also sichten, scannen und retour. Manchmal lohnt sich der Aufwand für eine volldigitale Bearbeitung nicht.

[#7 · Accepted solution]

Wir arbeiten mit der Eigenorganisation Classic und haben die Auftragsinfo im Einsatz. Hier kann man die verschiedenen Fibu Aufträge (mtl., vtl. und jl.) für das Jahr anlegen. Gleichzeitig kann man das so verknüpfen, dass wenn der Posteingang/-ausgang angelegt wird, dieser automatisch in die Auftragsinfo eingetragen wird. Also kein Extraschritt. So kann man sehen, welche Unterlagen bereits da sind, und welche noch nicht. Auch, ob diese das Haus bereits wieder verlassen haben, ist ersichtlich. Das klappt bei uns ganz gut. Wenn das eine Idee wäre, kann ich gern weitere Info geben.

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mich würden die weiteren Infos dazu interessieren. 🙂

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@siemonsen das klingt ja im Endeffekt nach dem was ich gesucht habe, Danke für den Hinweis! Schaue ich mir mal an. 

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Es freut mich, dass ich eine nette Idee einbringen konnte. Tatsächlich haben wir das Verfahren hier über die Jahre ausgebaut. Wie immer bietet die DATEV hier eine Menge Dinge an, nur leider manchmal versteckt und manches auch nicht unbedingt logisch.

Wir haben die Auftragsinfo im Einsatz sowie auch den Posteingang/-ausgang und ProCheck. Diese Dinge lassen sich  über die Eigenschaften miteinander verknüpfen. Ich lege den Auftrag an und gleichzeitig auch eine ProCheck Liste. Ich habe die Maske in der Auftragsinfo für unsere Belange optimiert (man kann also eigene Felder anlegen. Aufträge bei uns laufen zu Fibu, Lohn, Steuer und JA.

Eine Einführung findet man auch im Datev Dokument 1002194.

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@siemonsen Wir nutzen den Auftragsstatus, ich denke davon sprechen Sie?, primär für die EST. Dort ist es eher lästig wenn man Unterlagen eingegangen am : tt.mm.jjjj erfasst um dann noch einen Posteingang anzulegen.

Wie verknüpfen Sie die Posteingänge bitte mit den Aufträgen? 🤔

Wer den Letzen Beitrag auch liest ist klar im Vorteil. 🤗

1002194.