FP Sign und Anlagen und Kommentare vom Mandant

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Hallo Community,

bei unserem Testlauf habe ich festgestellt, dass Anlagen, die der Mandant anfügt, nicht in DMS übernommen werden und man dann explizit in den Workflow gehen muss, um festzustellen, ob der Mandant Anlagen beigefügt hat.

Ähnlich ist es mit Workflowkommentare. Diese werden (obwohl in den Einstellungen so vorgegeben) nicht in den Notizen abgespeichert. Hier ist es aber noch verhängnisvoller, da auch im Workflow diese Kommentare nicht erscheinen und man immer erst über FP Sign und die Historie gehen muss.

Da hierbei die Gefahr groß ist, dass man wichtige Informationen übersieht, die Funktion aber auch nicht abstellbar ist (oder doch?): Wie geht ihr mit diesem (Haftungs-) Risiko um?

Grüße

MichaHidd

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Was ich hier nicht verstehe ist: 

1. wieso sollte jemand Kommentare dazufügen bei Workflows- hier gehts doch um Unterschriften =?  

2. inwiefern sollten denn Kommentare wichtig bzw. haftungsrelevant sein ?  

3. wir arbeiten seit, ich meine, 3 Jahren mit FPSIGN und diese Fragen haben sich bei uns nie gestellt 

zumal wir immer die komplette "Ihre Signaturanfrage ist jetzt abgeschlossen" direkt in der DOkOrg ablegen - ohne Automatismen- da ist alles drin 

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zu 1 und 2:
Einfach, weil es die Funktion gibt. Einfaches Beispiel: Freigabe von Einkommensteuererklärung wird angefordert. Der Mandant gibt diese durch Unterschrift frei, schreibt aber noch in den Kommentaren: Bitte noch Werbungkosten xy berücksichtigen. Da die Kommentare nicht "angekommen" und somit berücksichtigt werden, fehlen diese in der Erklärung --> Haftungsrisiko.

Was ist mit "Ihre Signaturanfrage ist jetzt abgeschlossen"? Ist damit die Mail gemeint?
Habe soeben getestet und festgestellt, dass dort auch keine Kommentare angezeigt werden.

Aber leider musste ich feststellen, dass die Anlagen (auch bei Deaktivierung der Versendung von Workflow-Dokumenten per Mail) immer mit der Mail rausgeschickt werden. Das heißt, es besteht die Gefahr, dass personenbezogene Daten unverschlüsselt per Mail von FP Sign verschickt werden?!?

Aber es ist auch unverständlich, warum der Connector die Anlagen im Worfklow nicht mit abspeichert.

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ich würde mich nicht drauf verlassen, dass nur, weil es eine Funktion gibt, die auch gleich zur Haftung herangezogen werden kann- zum der Nachweis des Kommentierens ja nicht wirklich da ist, somit auch keine verlässliche Dokumentation seitens des Mandanten (aber ich habe doch kommentiert) - insofern ist das doch nur ein "nice to have feature" 

ich machs immer so , in dem Feld wo man  "private Nachricht an Gegenzeichner" schreiben kann, kommt rein wenn zusätzliche Infos zur Erklärung seitens der Mandanten kommen sollten- gerne per Email und Telefon an XYZ. 

fertig. 

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@MichaHidd  schrieb:

zu 1 und 2:
Einfach, weil es die Funktion gibt. Einfaches Beispiel: Freigabe von Einkommensteuererklärung wird angefordert. Der Mandant gibt diese durch Unterschrift frei, schreibt aber noch in den Kommentaren: Bitte noch Werbungkosten xy berücksichtigen. Da die Kommentare nicht "angekommen" und somit berücksichtigt werden, fehlen diese in der Erklärung --> Haftungsrisiko.

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Wäre es nicht eher ein Haftungsrisiko, wenn Sie Werbungskosten nur auf Grund eines Kommentares (Sie schreiben nicht, dass Ihnen Belege vorliegen) eingetragen werden?

Ohne Belege gibt es bei uns gar nichts.

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Nein, ist es nicht:

Einfaches Beispiel: Beleg liegt bereits vor oder wurde bereits nachgereicht, aber noch nicht eingearbeitet.

Oder es enthält eine Mitteilung anderer Art, wie zum Beispiel die Anweisung, dass die Steuererklärung erst zum späteren Termin übermittelt werden soll ....

Ich glaube, hier gibt es genug Punkte, dass eine Mitteilung des Mandanten, die übersehen wird, zu Problemen führen kann. Bei den Testläufen mit den ersten beiden Mandanten haben diese die Kommentarfunktion fleißig genutzt, da sie davon ausgegangen sind, dass diese Mitteilungen auch gelesen werden, da es ja über einen sicheren Signatur-Workflow erfolgt ist.

Bezüglich der Anlagen habe ich noch festgestellt (falls der Mandant ein Beleg für die Werbungskosten noch mit angefügt hat), dass dieser am Ende unverschlüsselt (!) per Mail verschickt wird. Das halte ich auch alles andere als Datenschutzkonform. Leider kann man dies auch nicht deaktivieren. Man kann zwar angeben, dass das Workflowdokument nicht per Mail verschickt wird, dies gilt aber leider nicht für die Anlagen. Als Workflowteilnehmer würde ich davon ausgehen, dass alles, was über dem Workflow übermittelt wird, auch entsprechend geschützt wird.