Erkennen ob Postausgang per "Meine Steuern" oder "E-Mail"? Smarte Lösung für DMS-Workflow?

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Hi,
wir suchen nach einer smarten Lösung, wie wir erkennen können, ob ein Mandant seine Korrespondenz nun per E-Mail oder per Meine Steuern erhält. Wir haben noch nicht alle Mandanten auf Meine Steuern umgestellt und schicken deshalb mal per Mail und mal per "nach online senden" in Meine Steuern.

Doch wie erkennt das Sekretariat dies automatisch, wo doch diese Information hauptsächlich beim Sachbearbeiter bekannt ist und wie ist der smarteste Weg einer Lösung? Wie löst Ihr das in euren Kanzleien? Freue mich über Ideen und schmale Wege.

Der Weg geht bei uns derzeit so, dass ein freizugebender Brief per Status dem Berufsträger übertragen wird. Dieser erteilt nach Freigabe einen Status, aus dem erkennbar ist, dass digital versendet wird. SEK erkennt, dass rechtmäßig von StB freigegeben wurde und der Brief digital rausgehen soll und versendet. Und jetzt möchte ich hier noch die Unterscheidung E-Mail oder MSt einbauen.
Beste Grüße
Andreas

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Hallo, 

ganz smart ist es wohl nicht, aber im DATEV-AP sieht bei uns jeder wenn Meine Steuern angelegt ist. Bei uns bedeutet das, dass wir darüber die Bescheide und sonstiges herausgeben. 

Wir haben keinen Fall mit meine Steuern ohne Mandantenzugang. 

Hatten mal überlegt 2 unterschiedliche Stati oder Postausgangsarten anzulegen.

Sind aber davon abgekommen, weil Mail immer mehr zur "Notlösung" wird um Daten herauszugeben. 

Viele Grüße 

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Moin, lieben Dank für den Hinweis. Nachdem DATEV jedoch irgendwann für alle Mandate MSt angelegt hatte auch wenn kein Mdt.-Zugang eingerichtet wurde, ist dieses Unterscheidungsmerkmal m.E. nicht mehr weiterführend. Oder täusche ich mich?
Glückwunsch übrigens zu eurer Konsequenz! 🙂

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ich habe eben ein paar private Mandate angesehen. Wir haben durchaus welche ( leider zu viele ) ohne meine Steuern im DATEV-AP. 

Automatisch wurde da bei uns m.e. nichts angelegt. 

Nur irgendwann angezeigt, was es in der DATEV-Cloud gibt, dass wir eingerichtet haben. 

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Mann könnte im AP "Merkmale" nutzen und dort Merkmale für die Korrespondenz über MeineSteuern, etc anlegen

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Moin, ich kann mich nicht mehr genau erinnern, aber ich bin mir ziemlich sicher, dass wir da keine Massenregistrierung per Hand vorgenommen haben sondern dass wir irgendwann feststellten, dass uns ausnahmsweise die DATEV mal die Arbeit der Registrierung abgenommen hatte (vlt. iRd Aktivierung Basidaten online?)
Bei uns nutzen wir intern für jede natürliche Person MSt und scannen alle ESt-Belege seit Jahren dorthin. Nur den SmartLogin richten wir erst ein, wenn der Mdt. aktiv damit arbeiten will.

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Moin, ja info/Merkmale ist derzeit leider auch wohl einer der Favoriten, evtl. noch ein eigener ZMSD-Nummernkreis.  Aber da wir noch den Typ "EinzelUN" nutzen, hat die ZMSD ja auch weiterreichende Konsequenzen. Bei den anderen Lösungen ist bei jedem neuen Dokument eine Fehlerquelle möglich.
Aber den Konjunktiv "könnte" verstehe ich so, dass ihr es nicht so macht?

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Da ist der Unterschied. Sie haben Meine Steuern für alle Mandate angelegt - wir noch nicht.  Auch wenn wir scannen bekommt der Mandant ein Smartlogin für seine Erklärung, Bescheide etc. 

Damit bekommen wir auch Einige dazu laufend die Belege selbst einzustellen. 

Smartphone hat ja mittlerweile wirklich Jeder. 

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wir nutzen meineSteuern bisher nur sehr vereinzelt zusammen mit den Mdt.
Wir haben aber eine eigene Cloud und haben das in den Merkmalen hinterlegt, damit dort Korrespondenz ausgetauscht wird.

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Bei uns ist in den Stammdaten als Mandanten-Korrespondenzadresse je nach Versandart eine Info davor gesetzt, also bspw.:

per Mail

Firma

Muster GmbH

Musterstraße 1

99999 Musterstadt

bei allen die noch Post bekommen entfällt das per Mail und wenn der Mandant alles über Meine Steuern bekommt, könnte man hier einfach "per Upload" oder "per Meine Steuern" hinterlegen. Das steht dann entsprechend im Briefkopf.

Dann sieht man wenn man in der DMS mit der Vorschau arbeitet gleich wie die Dokumente versendet werden müssen.

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@hihao  schrieb:

Bei uns ist in den Stammdaten als Mandanten-Korrespondenzadresse je nach Versandart eine Info davor gesetzt, also bspw.:

per Mail

Firma

Muster GmbH

Musterstraße 1

99999 Musterstadt

Dann sieht man wenn man in der DMS mit der Vorschau arbeitet gleich wie die Dokumente versendet werden müssen.

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Danke! Das ist eine Möglichkeit, erfordert aber bei jedem Versandvorgang eine manuelle Überprüfung und die Vorschau des Dokumentes. Das ist nicht das, wonach wir suchen.

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Danke! Der Weg über Informationen/Merkmale scheint mir derzeit auch der richtige zu sein. Mittlerweile planen wir, dies mit der collect bar umzusetzen. Die können offenbar die Merkmale auslesen und dann eine entsprechende Folgeverarbeitung des Dokumentes anstoßen, je nach Versandweg.