EO Comfort: Suche nach Aufträgen

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Wie kann ich nach Aufträgen filtern, die zwar schon Gegenstandswerte enthalten, aber noch nicht den Status Rechnungsfreigegeben haben? Wir möchten Aufträge für Steuererklärungen und Jahresabschlüsse aufspüren, bei denen vergessen wurde, Rechnungen zu schreiben. Oder gibt es hier eine ganz andere einfache Möglichkeit?

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Hallo Herr Willert,

in folgendem Info-Dokument wird die Einrichtung von individuellen Filtern für Aufträge beschrieben:

Eigenorganisation comfort: Mit Filtern arbeiten

Ich hoffe, das Dokument hilft Ihnen weiter.

Noch einen schönen Tag!

Thomas Puritscher

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Ich weiß, wie man Filter anlegt. Aber bei diesem speziellen Filter komme ich leider nicht weiter. Ich finde nicht heraus, wie man den Status "Kalkuliert" abfragt. Diesen Status hat der Auftrag, nachdem man Gegenstandswerte aus den Steuerprogrammen übergeben hat.

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Hallo Herr Willert,

den Status "kalkuliert" gibt es nur auf Ebene einzelner Vergütungspositionen (z.b. durch die automatische/manuelle Bereitstellung der Gegenstandswerte aus Steuern oder der Fibu).

Der Teil/Gesamtauftrag hat aber deshalb nicht auch diesen Status "kalkulier", er bleibt "offen".

Was ich mir vorstellen könnte ist die Abfrage über das Feld "TA Mitarbeiter kalkuliert". Dieses Feld wird aber anscheinend erst dann nutzbar, wenn ein "Mensch" die Gebühren kalkuliert hat - und eben nicht nur die automatische Bereitstellung der Gegenstandswerte erfolgt ist. Das ist jetzt ein spontaner Tipp, wir nutzen diesen Filter nicht.

Wir lösen das so, dass wir im Filter (als Eckdaten) abfragen:

- Status arbeiten abgeschlossen ungleich leer (TA Ende Arbeit)

- Status rechnungsvorgeschlagen gleich leer (TA Datum rechnungvor)

- Status fakturiert gleich leer

- ggf. noch Abwicklungsstatus ungleich erledigt

(Die Abfrage auf TA-Ebene funktioniert hier auch bei Gesamtaufträgen die keine Teilaufträge im eigentlichen Sinne besitzen).

Wir setzen also für eine Kontrolle auf fehlende Rechnungen voraus, dass der Teil/Gesamtauftrag zuvor überhaupt als "fertig" (arbeiten abgeschlossen) gekennzeichnet wurde. Ob da jetzt Gegenstandswerte bereitgestellt wurden spielt bei uns keine Rolle (es kann ja z.b. vorkommen, dass zwar die UST fertiggestellt wurde, aber die GewSt erst 2 Wochen später - trotzdem hätte ich aufgrund der USt schon kalkulierte Werte im Auftrag).

Vielleicht kommen Sie mit diesem Ansatz auch weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

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Den Status "Arbeiten abgeschlossen" haben wir bislang nicht verwendet. Meine Befürchtung wäre, wenn man diesen einführt, dann eben dieser Status vergessen wird. Dann sind wir genauso weit wie jetzt. Oder kann man den Status durch irgendeine Aktion automatisch auf "Arbeiten abgeschlossen" setzen lassen?

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Hallo Herr Willert,

ich kenne jetzt keine Stelle oder Aktion, wo der Status automatisch gesetzt wird.

Aber eben darin sehe ich auch einen Vorteil: Nur der Mitarbeiter weiß letztendlich, wann die Fibu, der JA, die Steuererklärung... fertig (der Zeitpunkt muss natürlich definiert werden) ist. Er muss dann manuell diesen Status setzen. Ich kann sehen und auswerten, welche Person zu welchem Zeitpunkt diesen Status gesetzt hat. Oder eben auch nicht.

Ohne den Status ginge es bei uns ja direkt von "Auftrag ist offen und in Bearbeitung" in die Stufe (überspitzt) "wir haben die Rechnung vergessen". Das ist für mich eine elementare Funktion auf die ich nicht verzichten würde.

Da hilft dann auch regelmäßiges Controlling - in mehreren Stufen:

a) Sind die Aufträge wirklich noch in Bearbeitung (= offen)

b) Wenn die Aufträge fertig sind (= arbeiten abgeschlossen)  - wo fehlt die Rechnung

c) Wenn die Re.Entwürfe fertig sind - wo fehlt die Freigabe

d) Wenn die Re.Entwürfe freigegeben sind - wo fehlt die Fakturierung

Wenn das nicht reicht können z.b. noch Abfragen erfolgen in der Art "letzte ZMA-Buchung älter als x Tage" oder Kontrollabfragen "fertige Re.Entwürfe trotz fehlendem Status arbeiten abgeschlossen" usw.

Um hier papierarm zu arbeiten können fragwürdige Aufträge im Anschluss direkt an die Mitarbeiter (mit Kommentaren) weitergeleitet werden.

Das Programm bietet da natürlich viele Möglichkeiten und auch Alternativen, es ging z.B. auch über Bearbeitungsstände.

Ein Schwachpunkt ist hier aber aus meiner Sicht, dass EO Comfort den Rechnungsentwurf überhaupt zulässt, obwohl der Auftrag noch "unfertig" (nicht arbeiten abgeschlossen) ist.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

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Hallo Herr Willert,

sollte Ihr Problem noch bestehen, setzen Sie sich bitte mit dem Programmservice in Verbindung, um Ihre Anfrage individuell klären zu können.

Grüße aus Nürnberg

Jürgen Haubner

DATEV eG