E-Mail Versand mit Dokumentenablage

[#1]

Hallo,

ich würde mich gern erkundigen, wie am besten der E-Mailversand von und an Mandantenmails ablaufen sollte

Wir stellen uns folgendes vor:

Die E-Mail sollte mit der Dokumentenverwaltung bzw. der Funktion Dokument erstellen funktionieren.

Das hätte den Vorteil, dass hier die Platzhalter von Datev zum Einsatz kommen.

Ideal wäre es zudem auch noch wenn die Grußformel mit Logo etc. hinterlegbar ist.

Gibt es hierzu Tipps bzw. entsprechende Anleitungen von Datev und Anwendern?

Ich freue mich auf Eure Antworten.

Viele Grüße

Georg

[#2]

Hallo,

wenn Sie sich ein wenig durch die Beiträge hier in der Community klicken, werden Sie feststellen, dass der Wunsch, im E-Mail-Text Platzhalter vorzufinden, die auf die Stammdaten zugreifen von unterschiedlichen Anwendern bereits geäußert wurde.  Ob dies je umgesetzt wird, bleibt abzuwarten.

Ich habe die mir gegebene offizielle Erklärung der DATEV an dieser Stelle bereits dargestellt.

Sofern Sie für die E-Mails selbst eine Vorlage erstellen wollen, geht dies in Outlook selbst.  Wie hängt von der verwendeten Version ab.

Gruß

Andreas G. Müller

[#3]

Hallo Community,

der Versand einzelner E-Mails auf Basis einer Vorlage ist aktuell leider nicht möglich. Zur DVD 12.0 ist eine Implementierung für die Erstellung von Einzel-E-Mails geplant.

Sie können folgenden Workaround verwenden:
- Erstellen Sie eine Word-Vorlage mit den gewünschten Platzhaltern in der Vorlagenverwaltung
- Klicken Sie auf „Serien-E-Mail/-Brief über Auswertungen erstellen“ in den kontextbezogenen Links im DATEV Arbeitsplatz
- Erstellen Sie eine Aktion über „Neue Aktion anlegen“
- Klicken Sie auf „Empfänger auswählen“ bzw. im unteren Bereich Zielgruppe auf „Zielpersonen zur markierten Aktion auswählen“
- Im Assistenten auf weiter klicken – Weitere Auswahlmöglichkeiten – Manuelle Auswahl von Mandanten – Reiter „Mandanten“ und entsprechenden Mandanten auswählen – Fertigstellen – Beenden
- Rechtsklick auf die Aktion – Aktion durchführen – Serien-E-Mail erstellen und folgen dem Assistenten mit Eingabe des Betreff, Auswahl der Vorlage usw.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#4]

Sehr geehrter Herr Seidel,

eigentlich schätze ich Ihre Ideen sehr.

Hier bin ich sehr froh über die Ankündigung einer E-Mail-Fähigkeit der Dokumentenerstellung.

Den Umweg erspare ich meiner Kanzlei vorerst.

Seit einigen Jahren, also eigentlich seit der Umstellung auf DokAb erstellen wir ein Dokument mit Briefkopf und senden dieses dann mit der rechten Maustaste per Mail.

Interessant wäre noch die Möglichkeit des Sekretariates, die Mails vorzubereiten und dann durch den Unterzeichner zu senden.

Grüße

OS

[#5]

Vielen Dank für die vielen Infos und Vorschläge.

@OS: Wie machen Sie das genau?

Wird das Dokument dann einfach einer email angehängt?

Viele Grüße

Georg Hoffs

[#6]

Guten Morgen Herr Hoffs,

es ist eigentlich recht einfach:

wenn Sie regelmäßig auf weißem Papier ohne Briefkopf drucken, nehmen Sie einfach ihre regulären Vorlagen. Bei Papier mit Briefkopf muss dieser als Wasserzeichen auf Ihrer Word-Vorlage hinterlegt sein.

Die Variablen werden wie gewohnt ausgefüllt und das Dokument in der Dokab abgelegt.

Dann wird von dort das Dokument mit der rechten Maustaste markiert, "als E-Mail senden / PDF-Dokument" drücken. Nachfolgend wird unter Outlook eine E- Mail erzeugt, welche dann mit einem netten Text "bitte den Anhang ansehen" versendet werden kann.

Wir verschlüsseln diese Mails dann noch über die Verschlüsselung der DATEV.

Ich hoffe, nachfolgendes Bildchen hilft etwas.

Viele Grüße

OS

[#7]

Die Funktion von Kater Sam benutze ich auch sehr häufig. Was ich nur immer irritiert:

Es werden bei Emails, die von Datev heraus erzeugt werden, also auch im Rewe oder im Lodas, keine Signaturen angehängt, obwohl im Outlook hinterlegt ist, dass bei jeder Email eine Signatur verwendet werden soll.

Ist das bei anderen Kollegen auch so? Hat hier jemand eine Abhilfe gefunden?

[#8]

Leider habe ich hier keine Abhilfe.

Ich habe mir einfach verschiedene Signaturen gemacht und setzte diese dann als Komplett-Textbaustein ein.

Aber hier lesen ja auch tw. Entwickler mit, vielleicht können die uns ja mal schönes Osterei basteln.

Grüße

KaterSam

[#9]

Hallo,

die aus DATEV erzeugten Mails haben häufig das Format “Nur Text“. Wenn man unter Text formatieren auf HTML wechselt und dann noch einmal die Signatur anhängt, funktioniert es.

Viele Grüße,

BF

[#10]

Hallo Community,

bisher wurde die von Microsoft standardmäßig angebotene Simple-MAPI Schnittstelle verwendet. Dadurch gibt es Einschränkungen (anderes E-Mail-Format, keine Signatur) von Funktionen im Bezug auf E-Mails.

Ab der Programmversion DVD 12.0 werden diese Einschränkungen aufgehoben. Weitere Informationen erhalten Sie in der Informationdatenbank unter 1000039.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#11]

Prima, dann gedulden wir uns noch ein bisschen... Vielen Dank!

[#12]

Hallo Herr Seidel,

wurden diese Einschränkungen nun aufgehoben?

Unsere E-Mails werden aus den DATEV Programmen als nur Text ausgegeben.

Selbst erstellte E-Mails werden als HTML erstellt.

Freundliche Grüße

Georg Hoffs

[#13]

Guten Morgen Herr Hoffs,

die Beschränkungen wurden zur Programm-Version 12.0 aufgehoben.

Nach interen Tests mit DATEV DMS/Dokumentenablage und DATEV DMS classic ist das Verhalten wie gewünscht. Bei der E-Mail-Erstellung aus der Schnellinfo im DATEV Arbeitsplatz öffnen sich die Mails im HTML-Format, die Signatur ist vorhanden etc.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Outlook die folgende Einstellung konfiguriert haben.

Outlook | Datei | Optionen | E-Mail | Nachricht verfassen | Nachricht in diesem Format verfassen - HTML.

Sollte auch dies nicht zum Erfolg führen, melden Sie sich bitte im DATEV-Programm-Support.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#14]

Hallo Herr Seidel,

Vielen Dank für die Antwort.

Ist es auch möglich, dass HTML- Format auch aus der Rechnungsschreibung zu verwenden?

Grüße

[#15]

Hallo Herr Hoffs,

beim Massenversand über SMTP werden die Mails als HTML generiert.

Beim Einzelversand von Rechnungen wird die E-Mail nur im Plain-Text-Format und nicht im HTML-Format generiert. Dies ist technisch durch die Verwendung des Simple-MAPI-Formats bedingt und kann nicht geändert werden.

Einen Vergleich zwischen Einzel- und Massenversand finden Sie im Infodokument  1004316.

Viele Grüße aus Nürnberg.

Florian Meiers

DATEV eG