Dokumentenablage statistisch analysieren / easy or not easy, that is the question

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Hallo Community,

ich würde gerne statistisch analysieren bzw. auswerten, was sich alles im Sammelsurium der Dokumentenablage versteckt ... ähm ... verbirgt 

Hauptsächlich geht es mir darum, 'Speicherfresser' zu identifizieren, z.B. E-Mails mit Riesen-Anlagen, sonstige Konvolute, die einfach mal 'sicherheitshalber' in die Dokumentenablage gewandert sind, weil man keine bessere Idee hatte, nach dem Motto "aus den Augen, aus dem Sinn"

... oder auch z.B. Serien-Mails mit recht großen Anhängen, die evtl. überflüssigerweise bei jedem Mandanten in Kopie abgelegt wurden, usw.

Ich weiß ja nicht, was mich erwartet, aber es interessiert mich, wieviel 'Müll' sich evtl. entsorgen oder vermeiden ließe ...

... vielleicht hat ja jemand schon den 'magischen Klick' gefunden oder einen 'WorkAround' im Ärmel, der funktioniert 😉

[#2 · Accepted solution]

Nur über Filter möglich:

und dann schrittweise rantasten

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danke @siro ,

der Tipp war sehr gut und war sogar für mich schnell umsetzbar

... die Spalte "Größe (Datei)" einfach absteigend nach Größe sortieren und schon hat man die Hitliste der hungrigsten 'Speicherfresser'

... die Datev rechnet übrigens noch mit den guten alten "Bytes" für die Größenangabe.

Die Eingabe in cm wäre sinnlos 

Wie ich schon erwartet hatte, ist der Anteil der E-Mails unter den 'schlimmsten' bzw. 'größten Sündern' sehr hoch, aber es gibt auch riesige Belege-Downloads, TIFFs, RTFs und andere Kandidaten, die hier aus meiner Sicht nicht liegen müssten.

Hat vielleicht jemand noch eine gute Idee, wie man grooooße E-Mail-Anlagen besser archivieren könnte oder gleich den gesamten E-Mail-Verkehr.

Ich weiß, dass man Anlagen aus E-Mails extrahieren und auf andere Weise im Dateisystem archivieren könnte, aber es ist fraglich, ob das eine gute Idee ist.

... vielleicht wäre es sinnvoller, sämtliche E-Mails im Dateisystem oder online zu archivieren.

... ich glaube, es lohnt sich, hier etwas Denke zu investieren 🙂

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Fortsetzung :

... oder die Größe der E-Mailanlagen zu begrenzen.

Ich habe jetzt gesehen, dass einige Mandanten keine Skrupel haben, uns E-Mails mit einer Größe von bis zu 100 MB zu senden und dass die Mitarbeiter diese E-Mails eiskalt mit dem Datev-Button in die Dokumentenablage 'beamen'.

Eingescannte Belege sind aber in DUO sicher besser 'aufgehoben' als in der Dokumentenablage.

Wenn ich Einiges an Volumen nach DUO auslagern kann, wird die Datenbank der Dokumentenablage die entstehenden "Löcher" doch sicher für andere, nützlichere Dateien verwenden können, oder ?

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@vogtsburger  schrieb:

... oder die Größe der E-Mailanlagen zu begrenzen.

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Klar kann man bei einem selbst verwaltetem Mailserver die max. Mailgröße einstellen. Beim in Datev Steuerberatungskanzleien oft vorzutreffenden Microsoft Exchange geht dies über die Sende- und Empfangsconnectoren.

https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/mail-flow/message-size-limits?view=exchserver-2019

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... die Liste der gefilterten Dateien der Dokumentenablage zu sehen , ist schon mal die halbe Miete

... diese Liste aber irgendwie als Liste zu speichern, ist eine ganz andere Sache

Mir ist es noch nicht gelungen, die angezeigte Liste in auswertbarer Form zu exportieren.

Ich würde z.B. gerne die Dateigrößen der ersten XX Dateien aufsummieren (lassen) oder eine Checkliste basteln, damit man bei einzelnen Dateien, Mitarbeitern, Mandanten, Anwendungen 'nachhaken' kann

Vielleicht gibt es ja auch Berechnungsformeln oder Gruppierungen im Zusammenhang mit dem Filtern, die solche Ergebnisse sofort anzeigen auswerfen

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Hallo @vogtsburger  

aus DATEV DMS heraus haben wir nur die Möglichkeit, die Ansicht als Liste zu drucken. 

Dabei kann die Ansicht auch als PDF exportiert werden. Eine Möglichkeit zur Auswertung direkt in DATEV DMS liegt derzeit nicht vor. 

Kennen Sie schon DATEV Ideas ‌‌💡 ? Hier haben Sie die Möglichkeit eigene Ideen zu DATEV DMS einzugeben sowie bestehende Ideen zu bewerten und zu diskutieren.
http://www.datev-community.de/community/ideas

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#8]

Hallo Frau @Nina_Schlee ,

ich muss zugeben, dass ich nicht so recht verstanden habe, was Sie mir sagen wollten.

Mir geht es darum, die Übersicht der gefilterten Dateien der Dokumentenablage in eine Excel-Datei zu exportieren oder in eine PDF zu drucken 

... das scheint nicht zu gehen ... falls ich Sie richtig verstanden habe ...

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Guten Morgen Herr @vogtsburger 

da habe ich mich wirklich undeutlich ausgedrückt. 😕

Sie haben die Möglichkeit, die Übersicht als PDF zu exportieren. Hierzu einfach in der gefilterten Ansicht Rechtsklick > Liste > Liste drucken wählen. 

In der darauf folgenden Maske können Sie den Druckbereich und die gedruckten Spalten und den gewünschten Drucker (z.B. Print to PDF) wählen. 

Viele Grüße aus Nürnberg 🌞


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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... die Funktion Rechtsklick + "Liste drucken" war ja naheliegend, nachdem "Liste öffnen in Excel" oder "Liste öffnen in Word" nicht vorhanden ist

... aber bei 3 Versuchen bin ich 3 Mal auf Fehlermeldungen gelaufen, nach längerer Zeit des 'Aufbereitens' oder 'Rechnens' oder 'Suchens' oder 'was auch immer'.

Ich hatte den Eindruck, dass versucht wurde, die Original-Dateien zu drucken und nicht die Übersicht

... aber egal, mit einer PDF-Liste könnte ich auch nicht viel mehr 'anstellen' als mit einem oder mehreren Screenshots

edit: Bei einem Screenshot weiß ich wenigstens, was ich sehe und was ich erhalte und kann die Spalten mit der Maus 'zurechtzurrren'

Die Möglichkeit, den Inhalt der Dokumentenablage (die Dateien) nach Größe zu filtern, war auch schon hilfreich