Diskussion: DMS neu Desktopbenachrichtigung in Millisekunden

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Hallo Community,

ich hatte in Ideas zur DMS neu den Verbesserungsvorschlag: DMS neu Desktopbenachrichtigung in Millisekunden erfasst.

Mir ist leider nicht ganz klar, warum dieser Verbesserungsvorschlag keinerlei Anklang findet. Ähnlich wird mir das auch immer von den Verantwortlichen der DATEV für die DMS neu geschildert. Herr Blum sie sind einer der wenigen, die etwas an der Desktopbenachrichtigung auszusetzen haben.

Mich wundert das ein wenig.

Um unser Wusch etwas besser verstehen zu können hier kurz die Schilderung der Organisation unserer Kanzlei (35 DATEV Lizenzen mit 8 Berufsträgern).

Bereits zu Zeiten der guten alten Dokorg haben wir fast alle Posteingänge gescannt und dann die Post elektronisch über einen Link in der E-Mail an die Mitarbeiter verteilt. In fast allen Prozessen sind wir papierlos oder papierarm unterwegs und in allen Prozessen (außer WP-Prozess) geht bei uns das elektronische Dokument in der DMS vor und alle Notizen sind hier anzubringen.

2013 haben wir dann auf DMS classic umgestellt und uns auf den mini-work-flow gefreut. Über Erlediger und die Möglichkeit der Weiterleitung und die "Kenntnisnehmer" haben wir uns einen mini-worf-flow für die Dokumente in unserer Kanzlei mit der DMS aufgebaut.

Aber zur Zeit braucht die DMS und auch leider die DMS neu mindestens 30 Minuten um mich über neue Informationen zu informieren. Das dauert uns manchmal zu lange (in Besprechungen oder ähnlichen Situationen muss ich dies natürlich ausschalten können). Auch hat die Desktopbenachrichtigung noch den Fehler (wird von uns auch seit 2013 bemängelt) dass ich über die von mir selbst erstellen Dokumente nochmal informiert werde.

Bei uns ist die DMS das führende System. Eingangsbriefpost wird gescannt und über die DMS verteilt. Alle Mitarbeiter haben die Aufgabe auch eingehende E-Mails mit wichtigem Inhalt unverzüglich in der DMS zu speichern und über die Weiterleitungsfunktion bzw. die Kenntnisnehmerfunktion die Info in der Kanzlei zu verteilen. E-Mail sollen in der Regel nicht über Outlook weiterverteilt werden, sondern über die DMS.

Die Desktopbenachrichtigung wird nach unserer Meinung nur benötigt, wenn man das DMS auch als work-flow (das einzige Datev-Programm welches so etwas im Ansatz kann) verwendet.

Ich persönlich würde mir zu einer funktionierenden schnelleren (Millisekunden ist etwas überzeichnet) Desktopbenachrichtigung noch zusätzlich wünschen, dass in den Arbeitsblättern Dokumente zur Erledigung und Dokumente zur Kenntnis die neuen Dokumente immer fett dargestellt würden (wie in Outlook). Auch würde ich mir bei dem ein oder anderen Dokument ähnlich wie in Outlook wünschen, dass ich eine "Lesebestätigung" anfordern könnte.

Daher die Frage an Euch:

1. Wird bei Euch die DMS lediglich als Ablageprogramm genutzt (Dokumentenablagesystem = DAS) oder nutzt ihr auch den mini-work-flow mit Erlediger und Weiterleiten sowie Kenntnisnehmer?
2. Geht bei Euch das elektronische Dokument vor oder das Papier?
3. Wird bei Euch die Desktopbenachrichtigung genutzt? Wenn nicht, warum wird diese nicht genutzt?
4. Seid Ihr mit der Desktopbenachrichtigung der DMS zufrieden?

Ich würde mich über eine rege Diskussion freuen.

Gruß

Ralf Blum

PS: Ich hatte den gleichen Text in obigen Ideas-Vorschlag erfasst, aber auf Hinweis von "einmalnoch" dann hier nochmal erfasst, da hier die Diskussion besser platziert ist. 

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Hallo Herr Blum,

unsere Kanzlei ist erst vor zwei Wochen von Dokumentenablage auf DMS umgestiegen. Zuvor hatten wir immer die Aufgaben mit Erinnerungen und Fälligkeiten genutzt und die Dokumente oder E-Mails damit verknüpft. Diese Erinnerungen gehen auch sofort im Fenster "Erinnerungen" auf. Der Nachteil ist, dass man nicht zwischen Kenntnisnehmer und Zuständigem unterscheiden kann.

Auch bei uns wird alle eingehende Post gescannt und elektronisch verteilt und wir vermissen und fordern seit langem von DATEV passende Arbeitsabläufe.

Vielleicht ist die Weiterentwicklung von DMS die Chance, das totgeborene Kind ProCheck abzulösen und endlich durchgängige Arbeitsabläufe anzubieten.

In vielen Gesprächen mit Entwicklern und Servicemitarbeitern wurde mir immer wieder erläutert, dass jede Kanzlei eigene Strukturen hätte und deshalb auch zunächst ein einwöchiges Consultig vor der Einführung von DMS stattfinden müsse. Mein Argument dagegen war immer, dass von DATEV eben keine passende Standardlösung angeboten würde.

Für Ihre zahlreichen Beiträge bin ich dankbar und hoffe, dass die Programme auch entsprechend angepasst werden.

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Für eine Antwort auf die Frage, warum die Desktobenachrichtigung keinen Anklang findet, ist ein Blick zurück notwendig. Damals war's als DMS (Saperion) eingeführt wurde, die Desktopbenachrichtigung kostete zu der Zeit noch Geld, also wurde sich mit der Frage auseinandergesetzt, was es den bringen würde. Es wurde festgesestellt, dass es nichts bringt. Dann kam die Zeit, wo die Desktopbenachrichtigung nicht mehr berechnet wurde und per Vorgabe eingeschaltet war. Es kamen die Schreie der Nutzer über ide permanenten Störungen. Es nervte schlicht, wenn bei jeder Ablage im DMS bei irgendwem bei dem zuständigen Bearbeiter (und am Besten auch noch beim Stellvertreter) ein Fensterchen aufpoppte.

Was fehlt ist eine echte DMS Funktionalität. Es gibt eine Liste mit den von mir zu bearbeitenden Dokumenten (auch gerne mit entsprechenden eigenen Status versehen) die dann, bitteschön, auch regelmäßig selbst bei Änderungen aktualisiert. Das geht natürlich im Arbeitsplatz nicht, der kann nur Filtern. Auf der einen Seite kann ich dort erkennen, bei entsprechende Einrichtung der Liste, was ist da, was ist neu und welche Priorität (eigener Status) hat das Dokument. Fristen, Wiedervorlagen etc. wären dann auch kein Thema mehr.

Leider hat DATEV die für uns nutzbaren Funktionalitäten von Saperion so eingeschränkt das die Hürde für das Aufbohren der Dokumentenablage so niedrig liegt, dass für DATEV machbar ist. DMS neu wird vermutlich immer eine Dokumentenablage "mit etwas mehr" bleiben, ein echtes Dokumenten Management System wird es nie werden (leider).

Weil so viele Abhängikeiten bestehen braucht es die Desktopbenachrichtigung nicht, so ein Popup ist am Ende nur noch nervig.

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Hallo Einmalnoch,

DMS classic (Saperion) ist leider Vergangenheit (ist schon auf dem Weg in die Kruft). Wir müssen, ob wir wollen oder nicht, uns mit der DMS neu (Geburt ist für die Umsteiger noch nicht abgeschlossen) beschäftigen.

Ich würde auch mit einem Arbeitsblatt im Arbeitsplatz (gehört zur EO und wird leider nicht mehr weiterentwickelt, sondern nur noch mit der "Notfallmedizin" auf der Intensivstation am Leben erhalten = Patient, dessen Tage gezählt sind) klar kommen in dem immer aktuell (ohne Button) die offenen Dokumente angezeigt würden und die neuen Dokumente ähnlich wie in Outlook z. B. fett wären (gleiches für die zur Kenntnis).

Ich denke aber, dass es für die Programmierer einen größeren Aufwand darstellt (müsste sich mit dem Kollegen auf der Intensivstation vom Arbeitsplatz abstimmen) die Aktualisierung im Arbeitsplatz zu automatisieren (ist wahrscheinlich der besser und richtigere Weg) als die kleine Änderung (Geburtshelfer) in der Desktopbenachrichtigung:

• kleinster Intervall: z. B. 2 Minuten
• eine kleine Programmzeile hinzufügen, wenn der angemeldete Benutzer die letzte Änderung vorgenommen hat, bitte das Dokument nicht anzeigen
• einen Button mit Auswahlfeld "Ruhe: 15, 30, 45, 60, 120, 180 Minuten" hinzufügen

Dann hätten zumindest die Kanzleien, die gerne prozessorientiert mit der DMS neu arbeiten möchten, einen funktionierenden mini-work-flow bis dann alles irgendwann (nächste Generation) viel einfacher, besser in der Cloud landet (daran - dass es besser und einfacher wird - glaube ich aber nicht).

Gruß

Ralf Blum

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Das ist leider der Geburtsfehler des Arbeitsplatzes und der wird auch nie berichtigt.

DMS neu wird auch nicht den Funktionsumfang eines echten DMS erreichen, da steht schon der Weg in das RZ entgegen.

Da Workflow in Nürnberg ein unbekannter Vorgang ist bleibt es nur bei selbst ausgetüftelten Lösungen, Hoffnungen, das DATEV etwas brauchbares entwickelt habe ich nicht.

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Was die Programme angeht, stimme ich zu, dass Arbeitsabläufe innerhalb der Entwicklung nicht bekannt sind. Die Fortbildungsabteilung weiß aber schon mehr:

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Wichtiger Hinweis

Die Seminarinhalte werden anhand von DATEV Eigenorganisation classic vermittelt.

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Nun kommt wieder meine ständige Forderung, dass solches Wissen innerhalb der Informationsdatenbank und den Programmen selbst für alle Mitglieder zugänglich gemacht werden sollte und nicht nur über Präsenzseminare zu erreichen ist.

Über sinnvolle Arbeitsabläufe lässt sich meines Erachtens auch gut hier in der Community diskutieren.

Vor zwei Tagen habe ich den aktuellen Ablageknigge erneut eingespielt bekommen, da dieser beim Umstieg von Dokumentenablage zu DMS nicht sauber installiert wurde, vermutlich weil die dazugehörigen Ordner in unserer Struktur nicht vorhanden waren. Mein Wunsch wurde aufgenommen, dass der Knigge dynamisch wird und bei jeder Aktualisierung neue an die gesetzlichen Änderungen angepasste Ablagevorgänge mit installiert werden.

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Hallo Community,

ich habe diesen Verbesserungsvorschlag aufgenommen.

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Hallo,

bitte auch unter Ideas den Status ändern. Dort ist zumindest definiert was unter "Idee aufgenommen" verstanden wird.

Gruß

Ralf Blum

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Ich arbeite selbst hier nicht mit DMS ( weder alt ) noch neu sondern mit DAS nicht revisonssicher. 

Spannend wäre doch zu wissen wieviel der rd. 40.000 Mitglieder der Datev in welcher Größe unterwegs sind. 

Je kleiner die Kanzlei ( siehe Frau Fitschen) desto eher braucht es solche Feature mit die Desktopbenachrichtigung nicht. 

Wieviele haben DMS (neu) im Einsatz ? 

Wieviele in ihrer Größe setzen nicht auf Datev DMS (neu) sondern haben sich ein fremdprodukt ins Haus geholt. 

Wieviele die es benötigen könnten sind in der community unterwegs ? 

Diese Filter über ihre Frage gelegt und ich befürchte dann sind nicht mehr soviele übrig, oder so wenige dass die Datev ihr übliches Argument auflegt wird nicht gewünscht sind der einzige usw. 

Was ich gerne hätte und nicht verstehen kann warum dies bei der Datev als Tool nicht verfügbar ist, ist ein Intranet. 

Ich möchte nur in der eigenen Kanzlei - nicht Internetbasiert- Nachrichten oder ähnliches an meine Mitarbeiter (12) versenden können und das ganze zentral über den Fileserver gesteuert und dort gespeichert und abgelegt. Die IT Infrastruktur server-client ist ja auch jedem Rechner vorhanden. 

Im Moment speichere ich halt Dokumente im Zweifel im Dummy und kann hierzu Aufgaben für Mitarbeiter anlegen aber schön, elegant und einfach geht anders. 

Aber um auf ihre Frage zurückzukommen, ich glaube einfach das die Anzahl user die das wirklich benötigen im Moment wirklich gering ist. Nur ein Bsp. ich hatte Kontakt zu einem Kollegen in Münster ich glaube es waren auch 4  oder 5 Berufsträger. Die haben inwzsichen den Druck der Rechnungen an die Bundesdruckerei ausgelagert ist schneller und billiger als die Datev. Dto DMS eigenes System um sich nicht immer und immer wieder über mangelnde Performance das oder jenes geht nicht ärgern zu müssen. Es würde mich daher nicht wundern wenn wirklich nicht mehr viele übrigbleiben. 

Ich habe jetzt auf jeden Fall für ihre Idee gestimmt. 

( Bislang hatte ich die auch nciht gelesen)