Datev dms sicherung Belege im Rechenzentrum ?

[#1]

Guten Tag zusammen

wir springen gerade rüber von unserem klassichen Datev DMS zu ELO für Datev.

In diesem Zusammenhang sind einige Workflows zu erstellen und abzustimmen. Kurzum, alles nicht so einfach wie gedacht.

Nun kann es sein, dass wir es nicht schaffen mit allen Bereichen, in denen wir momentan DATEV DMS einsetzen, auf ELO für Datev umzuswitchen.

Frage: Gibt es die Möglichkeit, die Dateien, nicht nur Fibu Belege, im Rechenzentrum zu sichern , und wenn ja, wie muss man da vorgehen ?

Danke für RA

Zolli

[#2 · Accepted solution]

Nein, das ist nicht möglich.

Aber sie können die Belege als Dokumentensammlung exportieren

https://apps.datev.de/help-center/documents/1035098

oder die gebuchten Belege mit einem Rechnungswesen-Archiv-DVD verknüpfen:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1014631

[#3 · Accepted solution]

Hallo @zolli ,

genau dafür gibt es einen Lösungsansatz von ELO - fragen Sie am besten Ihren ELO Business Partner. Sollte dieser damit noch keine Berührung gehabt haben, schreiben Sie mir eine PN, ich vermittle Sie direkt an den passenden ELO-Ansprechpartner.

 Generelle Problembeschreibungen und Lösungswege (unverbindliche Vorabinfo):

Problem A: ich kann den Datenexport aus DMS classic vor dem 31.12.23 abschließen, aber zum 01.01.24 nicht alle neuen Bereiche in ELO in Betrieb nehmen. 

Beispiel: in DMS classic liegen Eingangsrechnungen und Verträge. Die Rechnungen werden sofort in ELO neu erfasst, die Verträge sollen erst ab 01.04.24 in ELO verarbeitet werden (z.B. weil noch Anforderungen der Fachabteilungen einfließen müssen etc.).

Was macht man nun...

...mit den Verträgen aus DMS classic ab 01.01.24?
Sie wollen Sie ja zumindest aufrufen, evtl. auch etwas ändern (Nachtrag hinzuscannen etc.)

...mit Verträgen, die ab 01.01.24 neu abgeschlossen werden?

Lösungsvorschlag zu A:

Sie machen einen Datenexport und Importieren *alle* Dokumente nach ELO:
Dazu führen Sie ELO for DATEV bzgl. der Eingangsrechnungsworkflows wie geplant ein und nutzen zwischen 01. und 31.03.24 für die Verträge eine Zwischenlösung speziell für DMS-Bestandskunden - diese bildet die DMS classic - Vertragsmasken nahezu 1:1 ab, so dass temporär (01.01.-31.03.) "wie gehabt" weitergearbeitet werden kann. Zum 01.04. ersetzen Sie die Zwischenlösung durch das vollständige Vertragsmodul von ELO - alle Dokumente bleiben erhalten (ggfls. etwas Mapping-Aufwand, den Sie aber ja auch auf dem anderen Wege hätten).

Problem B: 

Es ist absehbar, dass ihr gesamtes ELO for DATEV nicht rechtzeitig zum 01.01.24 starten kann. Sie müssen aber ja trotzdem den Datenexport zum 31.12.23 abgeschlossen haben.

Lösungsvorschlag zu B:

Tatsächlich bietet ELO auch hierfür eine spezielle Lösung DMS-Bestandskunden an: Sie exportieren wieder *alle* Dokumente rechtzeitig zum 31.12.23 und nutzen vom 01.-31.03. ein speziell darauf ausgerichtetes Lösungsangebeot von ELO - sie importiert alle Dokumente, erhält alle Beleglinks, alle Zusatzdaten/Eigenschaften/Metadaten und kann logischerweise auch wieder problemlos auf das "richtige" ELO for DATEV aktualisiert werden.

[#4]

Danke Dir.

Sehr gut !

[#5]

Danke ! Sehr gut zu wiessen, dass es noch eine Notlösung gibt !

VG

Zolli