Datev DMS oder Unternehmen online

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Hallo, 
seit ich die Buchhaltung in unserem Unternehmen übernommen habe, nutze ich das DMS Dokumentenablage. Ich komme super damit zurecht und hab die Stammdaten unserer Debitoren und Kreditoren direkt integriert und kann dies beim digitalen Belegbuchen gleich in die Buchungszeile übernehmen. Nun möchte die Kanzlei, dass ich die Belege in Unternehmen online speichere, da sie bei einer Datensicherung nur so die Belege sehen können. Geht dies wirklich nicht anders? Ich habe mir den online Bereich angeschaut und finde die Belegablage nicht annähernd so gut wie die DMS. Ich kann die Stammdaten der Kreditoren und Debitoren dort nicht finden. Hab ich was übersehen? 

Ich hoffe hier kann mir jemand helfen. 

Vielen Dank 

Nina 

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@NinaLi_885 schrieb:

Nun möchte die Kanzlei, dass ich die Belege in Unternehmen online speichere, da sie bei einer Datensicherung nur so die Belege sehen können. Geht dies wirklich nicht anders?

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Da kann ich Dir technisch nicht folgen, weil das eine nichts mit dem anderen zu tun hat. Ihr sichert Eure DATEV Daten ja auch (vermutlich täglich) und seid damit gut aufgestellt.  

Wer macht denn den JA? Euer StB? Dann nehme ich an, mit sichern ist gemeint, dass Du Eure FiBu ins DATEV RZ schickst und sie Euer StB dort abholt. Jetzt steht aber zu jedem Buchungssatz: Den Beleg findest Du im DMS. Damit kann der StB aber nichts anfangen, weil die Belege tatsächlich auf Eurem Server liegen und der StB ohne größeren Aufwand da tatsächlich nicht rankommt. Dann müsste der StB am besten den JA auf Euren Systemen erstellen. Das geht wiederum; ist aber nicht so angenehm als Kanzlei. 

Wenn Dein Prozess aber gut läuft und Du wirklich keine Zeit irgendwo bei DATEV liegen lässt, halte ich den Umstieg für gut bedacht, weil sich für Dich als Buchhalterin durch DUO nichts großartiges ändert, sofern Ihr nicht Dinge wie den Automatisierungsservice Rechnungswesen nutzen wollt (wenn der für Euch aufgrund seiner Einschränkungen her passt) oder wenn Ihr z.B. einen digitalen Freigabeprozess bei Belegen braucht, wo Du in der Prozesskette die FiBu machst aber aber vorher Kollegen die Rechnungen sachlich und preislich prüfen müssen oder ab Summe X Euer Chef zustimmen muss. Das kann man digital abbilden dank DUO und z.B. www.flowwer.de (wenn es größere, mehrere Freigaberichtlinien sind) oder der DATEV Belegfreigabe online (ganz einfache Prozesse). 

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@NinaLi_885 schrieb:

Ich kann die Stammdaten der Kreditoren und Debitoren dort nicht finden. Hab ich was übersehen? 

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Das sind Geschäftspartner im DUO. Die kann man zwar dort pflegen; macht aber für Dich eigentlich keinen Sinn, weil es z.B. auch keine Synchronisation gibt. Dann müsstest Du alles doppelt in Sachen Stammdaten machen: 1x DUO und 1x im REWE. Als Selbstbucher kann man daraus keinen Mehrwert ziehen, wenn Du alleine verantwortlich bei Euch bist. 

DUO macht hier wieder mehr Sinn, wenn Du z.B. eine Kollegin hättest, die die Belege schon mal grob voerfassen soll, sodass alle Informationen aus dem DUO (Geschäftspartner, Betrag, RG-Nummer, KOST, ...) auch bei Dir im REWE landen; deine Kollegin aber nicht einen extra DATEV PC / Arbeitsplatz bräuchte, der sich in Eure DATEV Landschaft integriert.  

Oder: Wie wird bei Euch bezahlt? Ich nehme an, auch über DATEV Zahlungsverkehr? Dann könnte man dank DUO die FiBu führen aber alle Belege im DUO zahlen, ohne, dass man dazu den DATEV Arbeitsplatz braucht. Dann kann derjenige mittels https://duo.datev.de und Bank online samt einem mIDentity oder SmartLogin von überall aus überweisen und Zahlungen auslösen. 

Ich will das Projekt nicht gleich beerdigen ☠️. Aber wenn Ihr umsteigt, würde ich das an weitere Automatisierung und Vorteile für Euch knüpfen. So schön(er) das für den StB tatsächlich ist, würde ich dafür bei Euch nicht alles über den Haufen werfen, wenn es jetzt gut läuft. Wenn Ihr DUO einsetzt, "verkommt" zu reinen Cloud-basierten Ablage der Belege (Stand Informationen jetzt). Wenn es bei Euch dazu keinen Bedarf gibt oder man keinen Mehrwert draus ziehen kann - hm, mit DUO wird nicht alles 10x besser 😉. 

Hier lohnt sich also eher eine Prozessberatung / Bedarfsanalyse / Überprüfung anstatt nur der Tatsache: DUO ist aber toller. 

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Hallo Nina,

kommt eventuell das in  DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1070501 beschriebene Szenario für Sie in Frage?

Beste Grüße 

Christian Wielgoß 

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Dankeschön für die ausführliche Antwort. Ja genau der Steuerberater macht den JA. Ich mache das auch alles erst seit einem Jahr. Vorher hat die Kanzlei die gesamte Buchhaltung gemacht. Ich mache tatsächlich alles komplett alleine. Somit wären die genannten Vorteile von DUO nicht relevant. 

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Vielen Dank für den Link. Das wäre tatsächlich die Lösung wie es sich liest. Leider möchte unsere Kanzlei die Datenübertragung mit dem Rechenzentrum überhaupt nicht. Ich habe das im letzten Jahr schon einmal vorgeschlagen und bin da nur auf Abwehr gestoßen. Was kann der Grund sein? Über das RZ kann man tatsächlich alle Beleglinks, die lokal in der DMS gespeichert sind mit senden? 

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Hallo,

mit der Anleitung von @wielgoß kann ein Unternehmen durchaus mit digitalen Belegen buchen (die dann nur in der Dok.Ablage vorliegen) und z.B. nur anlassbezogen 1x jährlich die Belege an Unternehmen Online (UO) bereitstellen.

Die Fibu selbst kann dann - wenn der STB den Datenaustausch über das Rechenzentrum ablehnt - auch über eine einfache Sicherung (Bestandsdienste Rechnungswesen) an den STB übergeben werden. Auch ganz klassisch per Datenträger (Verschlüsselung beachten / Datenschutz).

Wenn der STB dann die Fibu wieder einspielt und öffnet, kann er den Beleglink nutzen der dann ins Internet (UO) führt - nicht ins lokale DMS beim Unternehmen.

Hierzu muss natürlich ein Vertrag für UO vorliegen und ein Bestand angelegt werden. Zudem muss ein Zugangsmedium (Smartlogin/Smartcard) vorliegen, dass die Berechtigungen für den Zugang in UO hat.

Ich würde das Szenario nochmal in Ruhe durchsprechen. 

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

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Bitte an den Hinweis denken, dass kein Beleg größer 20MB sein darf, was im lokalen DMS schnell erreicht ist, wenn die Rechnung länger ist oder es viele Seiten sind. 

Bitte auch beachten, dass im besten Falle 5GB Speicher für Dich @NinaLi_885 kostenlos bereit stehen, sofern denn das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft aktiv ist aka Ihr von DATEV eine Rechnung bekommt und alle Daten (Ordnungsbegriffe) unter Eurer mandantengenutzten Beraternummer liegen. 

Andernfalls kann man sich so auch schnell das Freivolumen verballern und muss auch dann drauf zahlen. 

Muss man sich alles genau anschauen. Danke für den Tipp @wielgoß 👍! Man lernt nie aus. 

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Ergänzung: In diesem Beitrag 

Rechnungen aus Auftragswesen in UO übergeben - DATEV-Community - 255199

habe ich eine Anleitung als PDF hinterlegt (auch wenn es dort um Auftragswesen geht - das klappt allgemein mit Belegen), wo die Bereitstellung lokaler Belege für UO nochmal erklärt wird.

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Hallo @wielgoß ,

danke für den nützlichen Link zum Hilfe-Dokument

Hierzu eine kurze Verständnisfrage (sorry, falls ich etwas übersehen habe):

• funktioniert das nachträgliche Senden der Belege inkl. der Verknüpfungen der Belege mit den Buchungen auch bei bereits festgeschriebenen Buchungsstapeln ?
• nutzt nach dem Senden der lokalen Belege an DUO dann sowohl der selbstbuchende Mandant als auch der StB die Beleg-Verknüpfungen zu DUO ?

... evtl. habe ich ja nur die Hälfte gelesen und davon nur die Hälfte verstanden.

Evtl. sollte ich den Fall auch mal mit Musterdaten 'durchspielen'

Übrigens:

der umgekehrte Weg, also das Bereitstellen der in DUO gespeicherten Digitalen Belege für die "Dokumentenablage" oder für "DMS" wäre natürlich auch hochinteressant ... wenn er 'gangbar' wäre 😉

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Hallo Herr Vogtsburger,

sofern Buchungsstapel bereits an das DATEV-Rechenzentrum gesendet wurden, kann eine nachträgliche Bereitstellung der Belege wie unter Punkt 4 im verlinkten Dokument erfolgen.

Es geht ja um den Sendestatus - nicht um den Festschreibe-Status.

Nach der Bereitstellung sind die Belege sowohl in DATEV Unternehmen online als auch lokal im Dokumentenmanagement vorhanden. Im vorliegenden Szenario würde dann die Kanzlei die Belege aus DATEV Unternehmen online nutzen und die Mandantin weiterhin die lokal gespeicherten Belege.

Auf welchen Belegtopf DATEV Rechnungswesen zugreift legen Sie in den Eigenschaften zum Belege buchen fest.

Beste Grüße

Christian Wielgoß

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Danke Herr @wielgoß ,

hier im konkreten Fall sehe ich aber ein anderes Szenario.

Der selbstbuchende Mandant speichert keine REWE-Daten im Datev-RZ, sondern nur lokal im Unternehmen (Mittelstand Rechnungswesen und DMS oder Dokumentenablage) und will die Buchungsstapel samt den Digitalen Belegen z.B. 1 Mal pro Jahr an die Kanzlei via DUO transferieren.

Der Mandant hat im Lauf des Jahres bereits einige oder alle Stapel festgeschrieben (wg. UStVA etc.)

Kann dann sowohl das Mandanten-REWE als auch das Kanzlei-REWE auf die Digitalen Belege zugreifen ?

... und noch ein wenig anders gefragt:

funktionieren die Beleg-Links in den REWE-Buchungen und -Auswertungen wahlweise lokal oder in DUO (bleiben die Links bzw. die GUIDs erhalten) ?

Nachtrag:

Der Mandant würde dann z.B. die Buchungsstapel und die Belege im XML-Format nach DUO hochladen und die Kanzlei hätte Zugriff auf diese Buchungsstapel.

Die Buchungsstapel sind aber nicht das Problem.

Natürlich könnte man die Buchungsstapel auch auf irgendeinem der anderen bekannten Transportwege an die Kanzlei übermitteln. Es geht natürlich hier nur um die Verknüpfung mit den Digitalen Belegen 

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Hallo Herr Vogtsburger,

die Möglichkeiten zum Belegaustausch in DATEV Rechnungswesen zielen auf einen hohen Automatisierungsgrad ab.

Belege aus der Dokumentenablage können Sie aber ohnehin manuell in Belege online zusätzlich speichern. Sofern die DATEV-Mechanismen hierzu beachtet werden, bleiben auch die Belegverknüpfungen erhalten. Dazu reicht es allerdings nicht, Belege aus der Dokumentenablage zu kopieren in in Belege online hochzuladen - hierbei würden die notwendigen Strukturinformationen nicht mitgenommen werden.

Wie Sie lokal gespeicherte und mit Buchungssätzen verknüpfte Belege hochladen erfahren Sie hier:

DATEV Belegtransfer - Dokumente aus den Dokumentenmanagement-Lösungen importieren

Wie Sie den "Belegtopf" in DATEV Rechnungswesen oder DATEV Kanzlei-Rechnungswesen auswählen hier:

Einstellungen für die Auswahl und Behandlung von digitalen Belegen im Dokumentenmanagement festlegen

Sofern es um eine "Jahres-Buchhaltung" geht, die nur einmal im Jahr zur Abschlusserstellung an die Steuerberaterin oder den Steuerberater geht, ist das auch eine recht zügige Lösung.

Beste Grüße

Christian Wielgoß

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Ich wollte mich nochmal bedanken für diese super Hilfe. Habe es mit der Anleitung von wielgoß gemacht und es hat tatsächlich alles geklappt. Die Sachbearbeiterin unserer Steuerkanzlei war ganz begeistert und ich kann nun alles so beibehalten wie bisher. Super !!! 

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Hallo @NinaLi_885 ,

sorry, dass ich nachhake, aber Herr @wielgoß hatte drei Beiträge geschrieben, mit  unterschiedlichen Szenarien

Auf welchen der 3 Beiträge bezieht sich Ihr Erfolgserlebnis ?