Dateinamen der Anlagen von E-Mail Entwürfen in Microsoft Outlook umbenennen

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Hallo zusammen,

aktuell besteht die bekannte Restriktion, das die Länge des Dateinamens beim Export von Dateien, die in einer Dokumentstruktur liegen, sehr sehr lang werden kann.

Dies geht soweit, dass ich bei ungünstiger Vor-Kombination von DMS-Knigge und PDF-Dateiname in einen Fehler laufe, weil der Dateiname mehr als 223 Zeichen Länge aufweist. Das aber nur nebenher und ein Fix hierfür steht für die 15.0 wohl schon an. 

Ich bin mal so frei und verweise auf das folgende Info-Dokument der DATEV aus dem Anwalts-Bereich:

Dateinamen der Anlagen von E-Mail Entwürfen in Microsoft Outlook umbenennen - DATEV Hilfe-Center

Im Anwaltsbereich ist es also möglich, die in Richtung Outlook exportierten Dateien direkt in Outlook umzubenennen, was ich überaus praktisch fände.

Ist es denkbar, diese Funktion auch für uns umsetzen? Würde dies das technische Grundgerüst hergeben? Oder weicht die Anwaltslösung zu stark von "unserer" Lösung ab?

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Hallo @thomasjeising,

um den Bedarf besser zu ermitteln zu überprüfen eignet sich für Ihren Vorschlag am besten DATEV Ideas.

Kennen Sie schon DATEV Ideas 💡? Hier haben Sie die Möglichkeit eigene Ideen zu DATEV DMS einzugeben sowie bestehende Ideen zu bewerten und zu diskutieren. Die Idee wird somit an einer weiteren Stelle platziert und der Bedarf kann ganz einfach ermittelt werden.
http://www.datev-community.de/community/ideas

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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@Magdalena_Szczepańska Ideas habe ich bereits gefüttert.

Für diesen Thread aber mal etwas anders gefragt: Wer hat den Bedarf dieser Funktion im RA-Bereich ermittelt? Die DATEV selbst? Sind die grundlegenden Bedürfnisse zwischen Steuerberatern und Rechtsanwälten im Bereich des Office-Managements tatsächlich so unterschiedlich oder wird hier nicht eher in beiden Bereichen vollkommen aneinander vorbei entwickelt?

Oder geht es tatsächlich technisch nicht anders, weil es das programmseitige Grundgerüst nicht hergibt?

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Guten Tag @thomasjeising ,

bitte entschuldigen Sie die späte Rückmeldung. 

Bei DATEV Anwalt handelt es sich um das E-Mail Tool und somit um eine separate Entwicklung.

Daher kann ich Ihnen in Bezug auf die Bedarfsermittlung keine Auskunft geben. 

Im Falle unserer Anbindung über die DATEV Basisdienste Office habe ich nachfolgendes Feedback der Fachabteilung erhalten:

Es gibt mehrere Stellen an denen der Name des Anlage oder des Dokuments verändert bzw. angepasst werden kann. Eine Option wäre hier, den Dateinamen direkt vor dem Erstellen der E-Mail im auftauchenden Dialog anzupassen. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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@Nina_Schlee: Bei einer einzigen Datei, die ich aus der Dokumentstruktur in Richtung der E-Mail "abkippe", funktoniert das ja. Wenn ich allerdings zwei Dateien aus der Dokumentstruktur als einzelne Dateianhänge in eine E-Mail bringen will, kann ich den Dateinamen an dieser Stelle nicht ändern. 

Also nicht praktikabel, falls mehr als ein einziger Anhang erzeugt werden soll.

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@thomasjeising  schrieb:

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Für diesen Thread aber mal etwas anders gefragt: Wer hat den Bedarf dieser Funktion im RA-Bereich ermittelt? Die DATEV selbst? ...

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Engagierte Entwickler haben sich die Mühe gemacht bei (engagierten) Anwendern nachzufragen, wie der Workflow aussieht und welche Unterstützung gewährt werden kann.  Das E-Mail-Tool selbst stammt aus einem Customazingauftrag eines Mitglied, welches "nur" die Anforderung hatte, E-Mails automatisiert zu Akten abzulegen.  Der Rest ist (Entwicklungs-)Geschichte😎.

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@thomasjeising  schrieb:

... Sind die grundlegenden Bedürfnisse zwischen Steuerberatern und Rechtsanwälten im Bereich des Office-Managements tatsächlich so unterschiedlich oder wird hier nicht eher in beiden Bereichen vollkommen aneinander vorbei entwickelt?

Die Bedürtnisse sind im Kernbereich der Kommunikation mit Mandanten m.E. weitgehend Identisch.  Wie die Kommunikation der Bereiche untereinander (d.h. innerhalb der DATEV) ausgestaltet ist, kann ich von außen nicht beurteilen.  Ob "aneinander vorbei entwickelt" wird oder nicht liegt im Auge des Betrachters; möglicherweise werden die Prioritäten in den einzelnen Bereichen unterschiedlich gesetzt.

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@thomasjeising  schrieb:

....

Oder geht es tatsächlich technisch nicht anders, weil es das programmseitige Grundgerüst nicht hergibt?

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Das es technisch nicht anders geht glaube ich nicht; das E-Mail-Tool ist im wesentlichen ein Outlook-PlugIn, welches bestimmte Schnittstellen in der DATEV-Software anspricht; eine Modifikation, die den Einsatz auch für Steuerberater möglich macht sollte daher möglich sein;  es hilft nur eines:  Druck aus der Anwenderschaft, dass diese Funktionalität gewünscht wird; dann bewegt sich vielleicht auch der Tanker DATEV.  Meine Unterstützung haben Sie jedenfalls.

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@agmü hier nochmal der Link zu DATEV-Ideas zum Unterstützen: Link