Hallo Community,
wir haben die DVD 12.0 bereits installiert. In der Vergangenheit haben wir E-Mails in Outlook über den Arbeitsplatz erstellt:
- Schnellinfo Stammdaten
- Kommunikation
- markieren der E-Mail-Adresse (oder auf das Symbol @ klicken, wenn in Outlook noch kein Text vorhanden ist)
- rechte Maustaste
- über kopieren Nummer/Adresse die E-Mail Adresse in die Zwischenablage kopieren
- und dann in Outlook eingefügt
- Ggf. den gleichen Weg nochmal für CC oder BC
- dann manuell die Briefanrede
- und die Grußzeile in Outlook geschrieben (oder Signatur eingefügt).
Seit der DVD 12.0 gibt es im Arbeitsplatz über die kontextbezogenen Links folgenden neuen Eintrag:
Über diesen Link kann jede beliebige Word-Vorlage aus der Vorlagenverwaltung geöffnet und alle in der Vorlage enthaltenen Platzhalter werden gefüllt. Es
öffnet sich kurz Word und anschließend ist der Text mit gefüllten Platzhaltern in einer Mail in Outlook enthalten.
Wir haben uns eine spezielle (unser Briefvorlage aber ohne Kopf- und Fußzeilen sowie ohne Sachbearbeiterblock) Dokumentenvorlage für unsere Standard-E-Mails erstellt. Nicht wundern, zum Erstellen der Vorlage wird nicht Outlook verwendet, sondern Word. Dort setzt man die entsprechenden Platzhalter. Unsere Vorlage sieht zurzeit wie folgt aus (Platzhalter wurden gelb markiert):
Der erste Platzhalter ist ein variabler Platzhalter und fügt beim Empfänger Finanzamt „Sehr geehrte Damen und Herren“ und bei sonstigen Empfängern die jeweilige Briefanrede aus den Stammdaten ein.
Die Platzhalter die mit „BOP“ beginnen sind Bausteine, die auch so in unsren Word-Brief-Dokumentenvorlagen enthalten sind. Obiger Baustein hat folgenden Inhalt:
Der erste Platzhalter prüft wieder, ob der Empfänger das Finanzamt ist und fügt dann „Mit freundlichen Grüßen“ ein und bei sonstigen Empfängern die Grußformel aus den Stammdaten.
Bei der Erstellung der E-Mail können nun mehrere E-Mail-Empfänger (Ansprechpartner in den Stammdaten eines Mandanten stehen unter „Sonstiges“) ausgewählt werden wie z. b.:
Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus (gefüllte Platzhalter sind wieder gelb markiert):
Zusammenfassung: E-Mails mit ausgefüllten Platzhaltern mit der Vorlagenverwaltung schnell erstellt!
Nichts desto trotz: Verbesserungsvorschläge:
1. Anlagen zu einer E-Mail aus der DMS:
Alltag: Ich möchte aus der DMS ein Dokument, welches kein PDF ist (z. B. TIF oder DOC), als PDF an den Mandanten mailen. Weg zurzeit: rechte Maustaste auf das Dokument:
Problem: ich kann die Vorlage nicht verwenden. Verbesserungsvorschlag: Die Programmierer der Vorlagenverwaltung müssen mit denen der DMS sprechen (Motto des IT-Campus: Kooperation über alle Teams hinweg) und die Kollegen davon überzeugen, unter dem den Eintrag „Senden per E-Mail“ zur Vorlagenverwaltung zu wechseln.
Alternativer Weg: „E-Mail erstellen“ mit dem Komfort der Vorlagen und Platzhalter. Nachteil: Per drag and drop wird das Dokument im Originalformat eingefügt. Verbesserungsvorschlag: beim einfügen könnte das Programm fragen: „Originalformat oder PDF“.
2. Mandant über geprüften Bescheid per E-Mail informieren.
Wir prüfen alle unsere Bescheide über das Programm Fristen und Bescheide über die Registerkarte „Bescheidprüfung“. Dort gibt es aber nur die Auswahl:
Den Eintrag „Mail erstellen“ sucht man vergebenes. Ebenso im Programm PFB unter „Alle offenen Fristen“ findet man die Möglichkeit eine E-Mail zu erstellen nicht. Verbesserungsvorschlag: Die Programmierer der Vorlagenverwaltung müssen mit denen von PFB sprechen und die Kollegen davon überzeugen, den Eintrag „E-Mail erstellen“ auch dort einzufügen.
Gruß
Ralf Blum
