DMS zuständigen Bearbeiter ermitteln

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Über den DMS-Ablage-Knigge lassen sich Dokumente eigentlich relativ schön steuern.

Jetzt haben wir ein Dokument für den Urlaubsantrag. Laut Knigge ist Bearbeiter die <Kanzleileitung>, also ich. Muss ja schließlich genehmigt werden. 😉

Legt der Mitarbeiter den Urlaubsantrag an (automatische Ablage mit Dialog), steht der Mitarbeiter/Sachbearbeiter als Erlediger drin, obwohl - wie gesagt - <Kanzleileitung> lt. Knigge hinterlegt ist. 

Es gibt in der Ablagemaske ein Hut-Icon "zuständigen Bearbeiter ermitteln". Wenn man darauf drückt, steht der richtige Bearbeiter (ich) drin.

Das ist wieder einmal zuviel klicken und eine unnötige Fehlerquelle. DATEV ist unübersichtlich genug, da müssen keine Extra-Hürden eingebaut werden.

Mache ich etwas falsch oder liegt es an DATEV.

[#2 · Accepted solution]

Guten Morgen @steuerbär,

kontrollieren Sie bitte ob bei dem jeweiligen Mandanten in den Stammdaten die Zuständigkeiten gepflegt sind.

Der Knigge zieht sich die Information Kanzleileitung über die Mandanten-Stammdaten

Mandant mit Doppelklick im Arbeitsplatz öffnen / auf der linken Seite Zuständigkeiten / und bei Kanzleileitung müsste hier Ihr Benutzer eingetragen werden.

Zur Sicherheit nochmal eine Stammdatenaktualisierung in DMS durchführen, Programme neu starten und kontrollieren ob jetzt der jeweils richtige Benutzer automatisch vorgeschlagen wird.

Viele Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo Herr Friesen,

vielen Dank für die schnelle und kompetente Lösung. Jetzt klappt es. Bisher haben wir mangels Alternativen das Feld Kanzleileitung in den Stammdaten vernachlässigt, aber ich verstehe, dass DATEV für größere Kanzleien die Steuerung hierüber ermöglichen muss. 

Es ergibt sich nur eine kleine Verständnisfrage: ich dachte, beim neuen DMS gäbe es keine Stammdatenübernahme mehr, da es integrierter Bestandteil der DATEV-Welt ist?

Viele Grüße aus dem Chiemgau

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@steuerbär,

eine klassische Stammdatenübernahme wie die anderen Datev Programme gibt es in DMS nicht, das ist richtig.

Bei Ihrem Beispiel greift der Knigge aber auf Stammdaten zurück da er die Information benötigt welcher Benutzer soll bei Kanzleileitung hinterlegt werden für Mandant A und welcher zum Beispiel für Mandant B. 

Bei der Kanzleileitung wird es wahrscheinlich nicht viele Optionen geben für mehrere Benutzer aber Zuständigkeiten im Bereich Buchführung oder Jahresabschluss können dann genau pro Mandant zugeordnet werden. 

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Herr Friesen, danke auch für diesen Hinweis.

Könnten Sie für die Entwicklung von DMS einmal anregen, dass "Stammdaten aktualisieren", "geänderte Stammdaten aktualisieren" und "Auftragsdaten aktualisieren" in ein vernünftiges Menü verschoben werden, denn unter dem Pull-Down-Menü "Ansicht" hätte ich diese Funktionen weder gesucht noch vermutet. Das ist nicht logisch und auch nicht benutzerfreundlich.

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Guten Morgen,

Ihren Wunsch habe ich angelegt und gebe ihn an die Produktentwicklung weiter.

Viele Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement