DMS Knigge minimieren

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Hallo,

wir haben kürzlich ausprobiert im neuen DMS einen Zusatzbereich in der ablagestruktur zu "Mandant" freizuschalten, nämlich Wirtschaftsprüfung. Dadurch wurde der Knigge auch um die bereits dort hinterlegten Standard-Einträge erweitert.

Nun haben wir diesen Zusatzbereich in der Ablagestuktur wieder rausgenommen, weil wir ihn doch nicht brauchen. Leider sind in unserer Ablagemaske jetzt dennoch immer noch die Knigge-Einträge zur Auswahl, obwohl wir die nicht brauchen. Kann man das irgenwie zurücksetzen oder aktualisieren?

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Hallo @mapex ,

in DMS unter Organisation > Ablage-Knigge können Sie Ihre Knigge-Einträge verwalten.

Hier können Sie nicht mehr benötigte Einträge anpassen oder löschen. Am Besten sortieren Sie nach einem bestimmten Kriterium, wie z.B. den Bereich, um per Mehrfachauswahl zu löschen . 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Danke für die Info, aber das ist nicht das Problem. Das ich den Knigge dort Verwalten kann, weiß ich.

Jedoch ist es bei uns so. Im Knigge selbst in der Administration sind nur Einträge mit dem Bereich Mandanten.

In der Ablagemaske hingegen kann ich Einträge aus den Bereichen "Mandanten" und "Wirtschaftsprüfung" auswählen und sehen.

Ich möchte, dass ich dort auch nur noch die Einträge aus dem Bereich "Mandanten" sehe und die anderen wieder verschwinden. Wie geht das?

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@mapex, ein wenig Logik kann helfen.

Es wurden im Bereich "Wirtschaftsprüfung" Dokumente abgelegt. Diese Dokumente müssen, soweit es in DMS neu geht, in den Bereich Mandant verschoben werden. So lange dort Dokumente liegen darf der Bereich nicht löschbar sein. Die Kniggeeinträge können gefahrlos entfern werden.

Sind alle Dokumente aus dem Bereich "Wirtschaftsprüfung" in den Bereich "Mandant" vorschoben, sollte sich der Bereich auch gefahrlos dort löschen lassen wo er angelegt wurde.

Geht das nicht hat DATEV wieder mal nicht zu Ende gedacht.

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es gibt keine Dokumente im Bereich Wirtschaftsprüfung und auch keine Kniggeeinträge. Der Knigge besteht NUR aus einträgen für den Bereich Mandant.

ABER in der Ablagemaske sind noch immer alte Einträge auswählbar. Es muss also daran liegen, dass zwischen der Adminsitration und der Ablagemaske keine aktualisierung stattfindet. Ich dachte, dass es vielleicht ein Tool gibt, welches das anstößt und sozusagen aktualisiert, dass diese überfüssigen Einträge wieder verschwinden.

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So lang ein Bereich existent ist muss er auch in der Ablagemaske auswählbar sein.

Der Ablageknigge ist eine Nachschlagetabelle für vorgegebene Ablageorte und hat keinen Einfluss auf die eigentliche Datenbank. Der Eintrag im Knigge kann gefahlos gelöscht werden, Auswirkungen hat das nicht, DATEV meint das zwar immer es wäre essentiell, das darf aber eigentlich nicht sein.

Bei Einrichtung eines Bereiches sollte dieser, analog zu DMS classic, nur in einem besonderen Bereich eingerichtet werden dürfen. Die Ablagemaske zieht sich aus diesen Datenbankeinträgen die auswählbaren Bereiche. Wenn 2 Bereiche angezeigt werden, dann gibt es auch 2, es ist also keine Einstellungsvariante der Ablagemaske sondern eine Einrichtungssache des Programms.

Soweit die Theorie, kommen wir zur Praxis.

Da wo der 2. Bereich eingerichtet wurde, ich unterstelle das der Bereich nicht mit einer Eintragung in der Erfassungsmaske zur Ablage eingerichtet werden kann (das wäre eigentlich eine programmtechnische Katastrophe), kann dieser auch wieder gelöscht werden. Kann hier nicht gelöscht werden ist der Bereich nicht leer, es existieren also noch Einträge, gerne sind das die Papierkorbeinträge. Diese mal prüfen und löschen, dann sollte sich der Bereich rückstandsfrei entfernen lassen. Ist das nicht möglich haben Sie einen Fall für DATEV Support.

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mein problem wird hier nicht richtig verstanden:

in DMS-Administration ist der Bereich WP NICHT mehr aktiv. wir haben in der Kanzlei nur einen einzigen bereich. und zwar den "mandanten"-bereich.

In DMS-Administration ist im Knigge KEINE Eintragung zu finden, die aus dem Bereich WP stammt. es sind ausschließlich Kniggeeinträge aus dem Bereich "mandant" zu sehen.

in der verschlagwortungsmaske aber, wenn man ein dokument ablegt und dann die Knigge-auswahl betätigt, stehen neben den knigge-einträgen aus dem Bereich Mandant auch noch die Knigge-Einträge aus dem Bereich WP zur Verfügung, obwohl dieser Bereich längst wieder abgeschaltet ist und auch nie eine ablage eines einzigen dokumentes in diesem Bereich stattgefunden hat.

genau diese auswahl möchte ich da auch nicht mehr sehen!

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Die Werte der Maske, also "Mandant" und "Wirtschaftsprüfung" werden aus den Einträgen in der "Ablagestruktur" zur Auswahl angeboten. So lange also in der Ablagestruktureinstellung der Eintrag "WP" vorhanden ist wird dieser auch zu Auswahl angezeigt.

Hätte ich DMS neu würde ich das auch mit einem Bildchen zeigen, in DMS classic findet sich das unter "Dokumente und Vorlagen", "DATEV DMS classic Konfiguration". So etwas muss es auch für DMS neu geben, die Anlage eines neuen Bereiches wäre sonst ja unmöglich. Und das es möglich ist sieht man ja.😉

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Guten Morgen @mapex,

bitte melden Sie sich bei uns im Programmservice, damit wir uns die Thematik gemeinsam ansehen können.

Vielen Dank.

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepanska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#10 · Accepted solution]

Hallo mapex,

2 Vermutungen:

1. Bereiche können benutzer- und kanzleispezifisch aktiviert/deaktiviert werden. Vielleicht ist er nur benutzerspezifisch deaktiviert und deshalb sind die WP-Knigge-Einträge noch vorhanden.

2. Wenn Sie den WP-Bereich nochmal aktivieren, müssten Sie die WP-Knigge-Einträge in der Knigge-Verwaltung wieder sehen und dann können Sie die dort auch einfach löschen.

mfg, F.Lange

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Danke! so hats funktioniert. Ich hab nachaktiviert und dann alle Kniggeeinträge gelöscht, danach wieder deaktiviert und weg waren sie. Vorher natürlich in Excel gesichert.

Schade dass ich nicht selbst drauf kam aber vielen dank - jetzt bin ich wieder happy