Automatisierter Postausgangsprozess mittels Strich- oder QR-Code?

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Hallo,

wir stellen uns die Frage, ob man den Postausgangsprozess effizienter gestalten kann.

Aktuell werden DMS-Dokumente zunächst mit dem Status "zu Postausgang" versehen und im Anschluss werden für die tatsächlich zum Versand stehenden Dokumente "Postausgänge" angelegt.

Hierfür muss jedes Dokument nochmal gesichtet werden und in einer (manchmal sehr langen) Übersicht herausgesucht werden um den Postausgang anzulegen (und dann festzuschreiben).

Ein Kollege meint sich zu erinnern, dass er schon mal irgendwo gesehen hat, dass eine (Rechtsanwalts-) Kanzlei die zum Versand stehenden Schriftstücke lediglich unter einen Scanner halten brauchte, weil im Anschriften-/Empfängerfeld ein Strichcode vorhanden war, mittels dessen nach Scan der automatische Postausgang im EDV-System erfasst und revisionssicher verarbeitet wurde.

Hat Jemand Erfahrung mit so einem automatisierten Postausgang? Wenn ja: Welches Tool wäre das und ist es ggf. integrierbar in DATEV DMS?

Ich freue mich auf Ihre Antworten.

Corinna W.

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Diewse Prozesse sind mit einem DMS möglich, nicht mit den DATEV Programmen.

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Wir nutzen DATEV DMS. Wäre es damit möglich?

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Hat jemand behauptet DATEV DMS wäre ein DMS? Es geht nicht.

Im bisherigen Ausbau hat DATEV DMS den Status Dokumentenablage - sehen Sie sich mal die Posts von Herrn Blum an.

DMS classis ist zwar ein DMS, aber so weit abgespeckt, dass solche Funktionen nur gegen Zahlung als individuelle Programmierung eingebaut werden. Das lohnt nun aber auch nicht mehr.

Verstehen Sie, warum ich unter Ideas den, inzwischen abgelehnten, Vorschlag gemacht habe eine universelle Schnittstelle bereitzustellen? Ich hätte nämlich auch gerne ein DMS das den Namen verdient.

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Sehr geehrte Frau W.,

warum lassen Sie nicht bei Dokumenterstellung einen Postausgang erstellen? 

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Hallo "einmalnoch",

vielen Dank für Ihre Ausführungen. 

Das ist sehr schade, dass es mit DATEV DMS nicht geht.

Viele Grüße

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Hallo Herr O. Schmitt,

das wird im Moment noch nicht so gehandhabt, weil die Dokumente zum Teil erst an späteren Tagen versandt werden. Bei der von Ihnen vorgeschlagenen Vorgehensweise bleibt der Schritt "Dokument im Postausgang suchen und festschreiben" bestehen.

Wir überdenke gerade einige Prozesse (insbesondere den Postausgang). Ich finde Ihren Vorschlag gut und werde diese Vorgehensweise auch der GF vorschlagen.

Vielen Dank

Corinna W.

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Ganz einfach weil ein Postausgang nicht nur ein Dokument erfasst. In hier angedeuteten Lösungen wird bei der Schriftguterstellung der Zusammenhang mehrerer Dokumente zu einem Postausgang hergestellt. Also z. B. ein Brief mit vielen Anlagen, um beim Beispiel des Anwalts zu bleiben eine Klage, die Klagschrift selbst bekommt den QR Code als Lead, die Anlagen, auch wenn sie bereits im DMS liegen, erhalten diesen QR Code beim Ausdruck. Der Scanner im Sekretariat scannt den Postausgang komplett, das System erkennt den Lead und alles Anlagen, erstellt einen Postausgang mit Links zu den Originaldokumenten ohne den Scan zu übernehmen, es bleibt nur ein Datensatz mit Links. Einfach, schnell und effektiv, ein Workflow. So geht DMS.