Automatische Rechnungsablage DMS

[#1]

Guten Tag,

wir hatten die Ablage der Rechnungen im DMS über Kniggeeinträge stets unter Verwendung der abgerechneten Veranlagungszeitraumes (keine Nutzung der Datev-Rechnungsschreibung), das Rechnungsdokument hatte eine einfache Beschreibung, z.K. JA/StErkl., sodass man in der DMS-Akte sofort sehen konnte, dass z.B. die Rechnung des Abschlusses 2023 geschrieben ist. 

Die Rechnungsschreibung der Datev schickt die Rechnungen mit kryptischen Beschreibungen und dem Veranlagungszeitraum = Rechnungsjahr ins DMS, was m.E. sinnlos ist. 

Kann ich das irgendwie steuern, dass eine Rechnung für den Abschluss 2023 so im DMS ankommt, dass in der DMS-Akte sinnvoll erkennen kann, um was es geht?

Mfg. 

[#2]

...dann antworte ich mir mal selbst:

Kann es sein, dass es bei EO classic dazu keinerlei Einstellmöglichkeiten gibt und dass das Feld Veranlagungsjahr im DMS bei der Rechnungsablage mit dem Rechnungsjahr befüllt wird?

Das wäre doch sinnlos.

Ich möchte zudem wenigstens den bezogenen Auftrag in einer sinnvollen kurzen Nennung (ist standardmäßig oft viel zu lang) irgendwo in der Beschreibung haben oder besser eine Knigge ansteuern können.

Das ist auch bei den E-Rechnungen in der Ablage so, hier sollte doch alles neu sein?

Liebe Datev, wie ist denn Ihr Ansatz hierzu, insbesondere zum Veranlagungszeitraum statt Rechnungsjahr?

[#3]

Hallo, 

bitte entschuldigen Sie die verzögerte Rückmeldung.

Korrekt, in Rechnungsschreibung in EO classic kann die Ablage im Dokumentenmanagement nicht individuell gesteuert werden. Auch kann kein Knigge herangezogen werden. Unabhängig welcher Rechnungstyp (Papier-, Digitale- oder E-Rechnung).

Die Frage bezüglich "Veranlagungsjahr wird befüllt mit Rechnungsjahr" kenne ich nicht. Ist in meinen Augen allerdings durchaus nachvollziehbar. Ich habe das jetzt weder getestet noch mit Kollegen von DMS gesprochen. Allerdings hatten wir schon öfters, dass bei Nutzung von DMS der Status der übergebenen Rechnung "falsch" ist. Möglicherweise ist das Vorgehen identisch für das Veranlagungsjahr.

Da bei Nutzung von DMS, für die Ablage von Rechnungen, der Standard von DMS wirkt:  1025252

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

[#4]

Hallo Frau Schulz,

eine Rechnung, die in der Rechnungsschreibung für eine Steuererklärung des Veranlagungszeitraums 2023 in 2024 erzeugt wird, muss nach den Regeln im DMS logischerweise auch unter dem Veranlagungszeitraum 2023 abgelegt werden und nicht 2024.

Die Rechnungsschreibung hat offensichtlich auch diese Kenntnis, welche Veranlagungszeiträume abgerechnet werden, da die Auftrags-veranlagungszeiträume in die Dokumentbeschreibung in DMS eingespielt werden. 

Was also fehlt ist, dass das Feld Veranlagungszeitraum im DMS mit dieser Info bespielt wird. Rein vorsorglich: betrifft die Rechnung mehrere Veranlagungszeiträume, hat DMS auch hierfür ein Feld. Die Regel wäre ganz einfach, das höchste Jahr geht in den Veranlagungszeitraum, die weiteren Jahre in die weiteren Jahre von DMS, so wie es ja sonst auch gemacht wird.

Der jetzige Zustand ist für eine vernünftige Aktenführung im DMS völlig ungeeignet. Auch zu Papieraktenzeiten wäre niemand auf die Idee gekommen, die 2023er Einkommensteuererklärungsrechnung hinter der Trennpappe 2024 abzulegen. Bei Durchsicht einer Akte, auch digital, möchte ich einen schnellen Überblich einheitlich und ganzheitlich erlangen, das geht so wie jetzt nicht. 

Ich frage mich jetzt schon, wie sich Ihre Entwicklung das gedacht hat. 

Mfg. StbAB

[#5]

Hallo,

ich kann Ihre Ausführungen durchaus nachvollziehen. Muss Ihnen allerdings sagen, dass die Programmschnittstelle von Rechnungsschreibung (EO compact/classic) zum Dokumentenmanagement die gewünschten Funktionen nicht bietet. Hier werden auch keine Optimierungen mehr durchgeführt.

Schöne Grüße und ein schönes Wochenende

Kerstin Schulz

DATEV eG

[#6]

Liebe Frau Schulz,

wann kommt denn konkret die neue Lösung?

Mfg.

Stbab1

[#7]

Hallo StBAB1,

vielen Dank für Ihre Frage. Wir arbeiten derzeit an einer umfänglichen Online-Lösung und informieren Sie, sobald wir einen genaueren Zeitpunkt haben.

Bitte behalten Sie die DATEV-Produkt-Highlights im Auge, um über zukünftige Updates informiert zu bleiben: DATEV-Produkt-Highlights Personalwirtschaft

Liebe Grüße,

Carrick Schultheis

[#8]

Guten Tag Herr Schultheiss,

es ist schön, dass sich etwas tut, nur sind die unbestimmten Ankündigungen der Datev für das Tagesgeschäft nicht hilfreich.  Wir müssen hier und jetzt mit dem Zustand klar kommen. 

Es gibt auch jetzt einen fehlerbeseitigenden Handlungsbedarf im alten System.

 Eine E-Rechnung legt sich im DMS automatisch ab, leider mit dem falschen Veranlagungszeitraum. Geschenkt, da arbeiten Sie ja mit Hochdruck dran. 

Hatte die E-Rechnung eine leistungsbegründende Anlage, wird diese als weiteres Dokument abgelegt. Ich habe dann schon zwei Dokumente für eine Rechnung!

Was das ganze dann aber toppt, ist der die Visualisierung der E-Rechnung.

Statt das menschlich einfach lesbare Rechnungsformular-Pdf. voran zu stellen, ist die Übersicht der lesbar gemachten strukturierten Daten voran gestellt. Hierzu wurde an andere Stelle schon zum Ausdruck gebracht, dass dies unsinnig ist.

In dem Rechnungspdf. ist jetzt (neu?) die Leistungsbegründende Anlage ebenfalls enthalten, allerdings vor dem Rechnungsformular.

Wofür das extra Pdf. der leistungsbegründenden Anlage?

Mfg.

stbab1