Aktivitätenprotokoll Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle

[#1]

Hallo Herr Kohler,

gibt es ein Nutzungsprotokoll für das Programm Rechnungschreibung und Kostenkontrolle.


wir haben den Verdacht, das hier im Büro Arbeitszeiten gelöscht, Urlaubstage geändert bzw. offene Kosten werden einfach abgerechnet und keiner Rechnung zu geordnet. 

Moderator (@Ute_Höpfner) : Titel geändert, nachdem Beitrag abgetrennt wurde

[#2 · Accepted solution]

Hallo JimJackJohnny,

weder in Rechnungsschreibung noch in der Zeiterfassung ist eine Historie implementiert. Es kann nicht nachvollzogen werden, wann welcher Mitarbeiter eine Zeit/Kostenposition erfasst oder geändert hat. Weiterhin kann auch nicht nachvollzogen werden, ob ein Mitarbeiter unter einer anderen Mitarbeiternummer eine Zeit erfasst hat.

Sobald eine Zeit verarbeitet wurde, steht diese als Kostenposition in Rechnungsschreibung zur Verfügung. Wenn eine Kostenposition in Rechnungsschreibung angepasst wird, wird die Änderung in die Zeiterfassung synchronisiert. Gleiches bei der Bearbeitung einer Zeit in der Zeiterfassung, die Änderung wird in die Rechnungsschreibung synchronisiert.

Sie können für einige Funktionen Sperren in der Rechteverwaltung setzen.

Zeiterfassung:

z. B. 

Um zu verhindern, dass Zeiten für eine andere Mitarbeiternummer, als die des angemeldeten Benutzers, erfasst werden, kann das Feld "Mitarbeiter" gesperrt werden.
-> Rechteverwaltung: PC-Anwendungen | Programme | Eigenorganisation | Zeiten und Kosten | Bearbeiten Neuanlage -> Mitarbeiter erfassen

Um zu verhindern, dass Zeiten nachträglich für die Vergangenheit oder auch für die Zukunft erfasst werden, kann das Feld Datum gesperrt werden. Dadurch wird immer das aktuelle Datum angezeigt und kann nicht geändert werden.
-> Rechteverwaltung: PC-Anwendungen | Programme | Eigenorganisation | Unterprogramme | Zeiten und Kosten | Bearbeiten | Neuanlage -> Datum erfassen

Sie können das Bearbeiten von bereits verarbeiteten Zeiten durch folgende Sperre in der Rechteverwaltung unterbinden:
- Rechteverwaltung öffnen.
- Betroffenen Benutzer oder Gruppe markieren.
- Folgende Sperre setzen:
PC-Anwendungen| Programme | Eigenorganisation | Zeiten und Kosten | Aufwandsbuchungen sehen und bearbeiten | alle Buchungen bearbeiten -> Verarbeitete Buchungen bearbeiten

Weiterhin können Sie den Zugriff sowie das ändern von noch nicht verarbeiteten Zeiten wie folgt sperren:
-> Aufwandsbuchungen sehen und bearbeiten -> Buchungen anderer Mitarbeiter sehen

Rechnungsschreibung:

z. B. 

Sie können das Programm Rechnungsschreibung komplett sperren:
Eigenorganisation -> Rechnungsschreibung oder Rechnungsschreibung u. Kostenkontr. V.x.x

Wenn das Programm Rechnungsschreibung von den Mitarbeitern verwendet werden muss, dann wäre es möglich die Änderung von Kostenpositionen zu sperren:
- Wählen Sie Eigenorganisation | Rechnungsschreibung oder Rechnungsschreibung u. Kostenkontr. V.x.x
- Rechnungen | Kostenpositionen | Kostenpositionen löschen und Kostenpositionen ändern

Weitere Informationen
- Mitarbeiter sollen nur die eigenen Zeiten sehen in Eigenorganisation classic 1033357

Falls Sie mit der Mitarbeiter-Fehlzeitenverwaltung arbeiten:

Den Zugriff auf die Mitarbeiter-Fehlzeiten können Sie wie folgt Mitarbeiter sperren:
- Rechteverwaltung öffnen
- Betroffenen Benutzer oder Gruppe markieren
- folgende Sperre setzen: PC-Anwendungen | Programme | Eigenorganisation | Rechnungsschreibung u. Kostenkontr. V.x.x | bei DATENAUSWAHLEN IN DER ÜBERSICHT -> Fehlzeiten | Mitarbeiter-Fehlzeiten

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

[#3]

Guten Morgen, 

ich sehe hier wurde ein ähnliches Thema bereits in Angriff genommen. Meine Frage zusätzlich - lässt sich in der Rechteverwaltung eine Sperre so gestalten, dass ein "normaler Mitarbeiter ohne besonderer Befugnis" seine Zeiten lediglich verschieben kann ohne dass er sie löschen kann? Bei uns heißt es, dass man die Sperre nur voll anwenden kann: heißt, wenn niemand löschen soll, dann kann er auch nicht verschieben. Wie kann man diese zwei Bearbeitungsmöglichkeiten voneinander trennen? Oder stimmt die Aussage. KI sagt, dass sei möglich nur die Löschung von Zeiten zu sperren, allerdings sagt sie auch das sei ziemlich komplex. Herzlichen Dank im Voraus 

[#4]

Guten Tag,

ich gehe davon aus, dass Sie das Programm "Eigenorganisation comfort" nutzen. In der Rechteverwaltung finden das Recht, Aufwandsbuchungen zu verschieben unter folgendem Verzeichnis:

Die Sperre kann unabhängig vom Recht "Aufwandsbuchungen löschen" gesetzt werden.

[#5]

Herzlichen Dank Herr Kiermeier! 

Ich leite es entsprechend weiter. 

Dürfte ich vielleicht noch eine völlig andere Frage stellen? 

Gibt es die Möglichkeit in den Anwendungsprogrammen wie EStE / JA / FiBu / Lohn es so einzurichten, dass z.B. nach der Fertigstellung des Vorgangs (in dem Fall z.B. die EStE) in dem dafür vorgesehenen Auftrag der Status "Arbeiten abgeschlossen" automatisch mit der Fertigstellung der Leistung gesetzt wird?  

[#6]

Hallo Jarka-Gee,

in den Steuerprogrammen kann im Menü unter "Extras | Einstellungen auf der Registerkarte Erklärung abschließen" das Kontrollkästchen "Statusinformationen an Auftragsinfo/Bearbeitungsstände übergeben" aktiviert werden.

Wenn in den Standard-Bearbeitungsständen im entsprechenden Status die Schnittstelle z. B. "Einkommensteuer; Erklärung abgeschlossen" ausgewählt ist, wird der Status an den Bearbeitungsstand übergeben.

Steuerprogramme: Programmverbindung - Auftragsinfo/Bearbeitungsstände (Überblick)

Ändern eines Status (Dialogfenster)

[#7]

Hallo Florian, 

vielen Dank für die Ausführliche Info. Mir geht es aber viel mehr darum, dass direkt in dem jeweiligen Auftrag für die Rechnungsschreibung der Status von "Arbeiten begonnen" auf "Arbeiten abgeschlossen" automatisiert werden soll - soweit auch möglich. Vorzugsweise bezogen auf Leistungen wie Fibu, Lohn, Einkommensteuer. 

Vielen Dank und viele Grüße 

[#8]

Guten Morgen,

die von Ihnen gewünschte Automatisierung – also die automatische Änderung des Bearbeitungsstands von „Arbeiten begonnen“ auf „Arbeiten abgeschlossen“ beim Abschluss der Leistung – ist systemseitig nicht möglich.

Wie im Beitrag von meinem Kollegen Herr Meiers beschrieben, kann in bestimmten Programmen der Bearbeitungsstand „erledigt“ an die Aufträge übermittelt werden.