Liebe Community,
wir wollen den Bereich Digitalisierung auch auf die Einkommensteuererklärung ausbauen. Aktuell arbeiten wir mit SMART-IT und Akten. Für den Bereich Home-Office ist das natürlich nicht zielführend und für den digitalen Belegaustausch mit dem Finanzamt auch nicht.
Ziel ist es das eine studentische Hilfskraft die angelieferten Belege zur Steuererklärung digitalisiert und ablegt. Dabei stellen sich mir verschiedene Fragen, die vielleicht in einigen Kanzleien schon gelöst wurde:
a) Nach welchen Kriterien werden die Belege gescannt. Ein steuerliches Fachwissen vom Mitarbeiter der scannt ist nicht gegeben. Werden die Belege erst vom Sachbearbeiter Einkommensteuer sortiert und dann nur noch gescannt, oder gibt es Vorgaben, welche Art von Belegen in welche Verzeichnisse zu scannen sind?
b) Ist es sinnvoll die gescannten Dokumente gleich in "meine Steuern hochzuladen" oder lieber im DMS ablegen.
c) Da Smart-IT ja keine direkte Möglichkeit zum Scannen besitzt, müssen ja alle Belege erstmal lokal gespeichert werden. Leider haben die klassischen Einzugsscanner (wie setzten Brother ADS 3600 aktuell ein), keine Möglichkeit eine Mandatennummer beim Scannen zu hinterlegen. Sprich ich kann zwar für Belegarten Profile anlegen, aber es gibt erstmal keine Zuordnung zum Mandanten. Gibt es hier eine Lösung als Hard-/Software, wenn man von den großen Lösungen wie Scan-Maschine absieht?
Ich wäre über umgesetzte Ideen zu dem Bereich sehr dankbar und freue mich auf entsprechende Kommentare.
Vielen Dank
Welcher Workflow soll beim vorherigen Scannen der Belege verfolgt werden?
Da die Belege (so wie ich es verstanden habe) ja zunächst in analoger Form vorhanden sind, könnten diese einfach nach der Fertigstellung der ESt-Erklärung als Gesamtdokument in der Dokumentenablage beim Mandanten abgelegt werden (transparenter da weniger Einzeldateien).
Hier ist zudem der Vorteil, dass der sachkundige Mitarbeiter die Belege in eine bestimmte Reihenfolge sortiert hat und ggf. nicht benötigtes aussortiert hat. Auch die Bearbeitung der Steuererklärung via Ordner/Beleg ist aktuell (meiner Meinung nach) noch die komfortabelste Vorgehensweise.
Oder werden die Belege sukzessive "angeliefert" und sollen bereits (einzeln) nach dem Scan bestimmten ESt-Sachverhalten zugeordnet werden?
Über Digitale Belege Steuern geht das wohl nur über DATEV Meine Steuern (aus meiner Sicht mach dies aber nur Sinn wenn der Mandant diese im Laufe des Jahres mit Belegen füllt und nicht der StB einzeln in einem "Schwung" - wer soll/kann diese Zusatzarbeit bezahlen?).
Kann man in ESt auch die (Einzel) Belege in der Digitalen Dokumentenablage ansehen und bearbeiten?
Es empfiehlt sich wohl in Ihrem Fall die Belege gleich bei meine Steuern zu hinterlegen. Dann haben Sie auch gleich die Möglichkeit die Belege dem entsprechenden Feld zuzuordnen. Eine Vorsortierung wäre da nicht notwendig. Wir nutzen seit Meine Steuern drei Monitore, um vernünftig arbeiten zu können. Mit zweien geht es aber auch noch.
Hallo Seesport,
der aktuelle Workflow ist wie folgt:
a) Die eingegangenen Beleg werden vom Sachbearbeiter vorsortiert in die 8 Gruppen von meine Steuern
b) Die Aushilfskraft legt den Account "meine Steuern" an, scannt die Belege und lädt Sie in die Gruppen von "meine Steuern hoch"
c) Jetzt kann der MA auch im Home-Office ohne Papierbelege weiterarbeiten
d) In die DMS kommen kommt dann der fertige Steuerbescheid und Verträge....
Im Endeffekt ist der Sinn die teuren Mitarbeiter zu entlasten und die MA im Home-Office davon zu befreien, das Sie die Mandantenakten durch die Gegen fahren.
Die Frage die sich mir dabei stellt, ob dieser Weg sinnvoll ist?
Hallo stbadelmann,
vielen Dank für den Vorschlag. Meine Frage ist, warum nutzen Sie gleich 3 Monitore. 1x Beleg, 1x ESt und der dritte?
DANKE
Sicher für Outlook, Telefonsoftware etc
Jetzt habe ich den Workflow verstanden. Der Zugang per mysteuern ist dann wohl aber nicht mandantenbezogen (wie eigentlich gedacht), sondern wird als "Workaround" der Kanzlei genutzt!?
Warum dann aber nicht gleich und direkt als Einzelbeleg in die Dokumentenablage beim entsprechenden Mandanten und der Sachbearbeiter greift per SmartIT dann im HomeOffice darauf zu? Somit gibt es dann ja auch die Verknüpfung zum Mandanten. Nach der Bearbeitung können dann die Einzelbelege zu einem Dokument zusammengefasst werden.
Ich verstehe den Umweg über mysteuern ehrlich gesagt nicht.
Hat der Mitarbeiter ggf. im HomeOffice keinen SmartIT-Zugang?
@Gelöschter Nutzer schrieb:
Ich verstehe den Umweg über mysteuern ehrlich gesagt nicht.
DATEV "pusht" die Onlinespeicherung. Die Plattformen (in diesem Fall MySteuern) sollen ja die Belege (im Idealfall vom Steuerpflichtigen) empfangen. Das geht nicht mit einem DMS-System.
Wie eben auch schon bei DUO.
Der Idealfall wäre dann wohl eine Verknüpfung von DMS nach MYsteuner um eine Doppeldatenhaltung zu vermeiden. Aber hier hakt es wohl noch.
Oder?
Zumindest sollte DATEV das auch deutlich kommunizieren. Man fragt sich nämlich irgendwann zurecht, was eigentlich DMS noch für eine Funktion haben wird. Diese Frage wird allerdings dann beantwortet werden, wenn DMS dann auch "in die Cloud geht".
Aber auf die Frage gibt's ja auch noch keine Antwort......Strategie eben...
@Gelöschter Nutzer das sollte man im Blick haben...
Ich kenne MySteuern und verstehe Sinn und Zweck durchaus - wenn der Mandant hier einen Zugang hat und selber Daten hochlädt.
Dass aber die Kanzlei diesen Umweg nutzt (und vorab die Belege vom Mandanten analog bekommt), obwohl der Mitarbeiter via SmartIT im HomeOffice auch auf die Dokumentenablage zugreifen kann verstehe ich nicht.
Weiß der Mandant überhaupt, dass auf seinen Namen ein Online-Speicher eingerichtet wird (muss er es wissen?), ist einer der Fragen die an dieser Stelle offen sind.
Hallo Seesport,
vielen Dank für die Idee. Ich versuche je gerade herauszufinden, welche Variante die effektivste ist. Und dafür ist jede Idee erstmal gut und einer Prüfung wert.
Die Idee für meine Steuern war die Kontrolle der fertigen Arbeiten, den das ist einfacher da der dazugehörige Beleg sofort in der jeweiligen Anlage aufrufbar ist.
Wir werden aber den vorgeschlagenen Weg auch probieren.
DANKE
"Weiß der Mandant überhaupt, dass auf seinen Namen ein Online-Speicher eingerichtet wird (muss er es wissen?), ist einer der Fragen die an dieser Stelle offen sind."
Eine berechtigte Frage. Aktuell nutzen wir es ja als Test-Workflow. Die Mandaten sind nicht darüber informieret, da wir auch keinen Login für Sie eingerichtet haben. Aber vielleicht kann die Datev dazu Stellung nehmen, ob und wie Mandanten über den Vorgang zu informieren sind.
Wir hatten eine sogenannte No-show ( ich hoffe das ist richtig) Möglichkeit (also ohne Information des Mandanten per Mail) bei der Datev angeregt, da wir auch Mandanten so in meine Steuern anlegen wollten. Darüber wollte man seitens des Vorstands nachdenken. Mit Nachdigal und anderen Neuerungen in der Finanzverwaltung macht die Speicherung der Unterlagen in der Erklärung auch Sinn.
Daher auch die drei Bildschirme: Auf dem einen habe ich das ESt-Programm, auf dem zweiten ist MyDatev mit den Belegen offen und auf dem dritten schaue ich mir den Beleg an. Wahlweise kann man das auch anders machen, aber so ist das bei mir.
@Gelöschter Nutzer schrieb:Ich kenne MySteuern und verstehe Sinn und Zweck durchaus - wenn der Mandant hier einen Zugang hat und selber Daten hochlädt.
Dass aber die Kanzlei diesen Umweg nutzt (und vorab die Belege vom Mandanten analog bekommt), obwohl der Mitarbeiter via SmartIT im HomeOffice auch auf die Dokumentenablage zugreifen kann verstehe ich nicht.
Das hochladen der vom Mandanten analog erhaltenen ESt-Belege in MeineSteuern empfinde ich ganz und gar nicht als Umweg. Den von @Kersten100 beschriebenen Workflow finde ich sehr gut. Eventuell kann man sich das vorsortieren der Belege sogar sparen.
Voraussetzung ist natürlich, dass man die Belege aus MeineSteuern auch mit den Formularzeilen verknüpft. Hier stehe ich aktuell noch auf Kriegsfuß mit MeineSteuern, da ich die Bearbeitung als zu umständlich und damit langsam empfinde.
Anders als bei DUO würde ich reine ESt-Mandate auch nicht unbedingt "zwingen" die Belege selbst zu digitalisieren, wenn ich weiß, dass die technischen Voraussetzungen nicht vorhanden sind. Trotzdem werden in Zukunft und spätestens wenn die DATEV noch weiter bei MeineSteuern nachbessert, die Belege dort landen.
Bis dahin landen bei uns die analogen ESt-Belege vom Mandanten als 1 Dokument in der Dokorg, nachdem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.
@Gelöschter Nutzer schrieb:Weiß der Mandant überhaupt, dass auf seinen Namen ein Online-Speicher eingerichtet wird (muss er es wissen?), ist einer der Fragen die an dieser Stelle offen sind.
Bei Smart-IT oder ASP ist doch eh alles in der "Cloud" in Nürnberg. Was spielt es für eine Rolle, ob das Tool nun Dokorg, DMS, DUO oder sonstwie heißt? Wie informieren Sie Ihre Mandanten?
Ist doch "eh alles in der Cloud" wäre mir viel zu wabbelig und entspricht nicht meiner strategischen und rechtlichen Gedankenwelt als Steuerberater.
Immerhin ein weiterer Ort und ein weiteres Programm mit eigenen Regeln, auch die Daten zu überwachen und zu pflegen sowie zu löschen. Digitalisierung first - Bedenken second - oder "Quodlibet"!
@Gelöschter Nutzer schrieb:Ist doch "eh alles in der Cloud" wäre mir viel zu wabbelig und entspricht nicht meiner strategischen und rechtlichen Gedankenwelt als Steuerberater.
Immerhin ein weiterer Ort und ein weiteres Programm mit eigenen Regeln, auch die Daten zu überwachen und zu pflegen sowie zu löschen. Aber "Quodlibet"!
Als Smart-IT-Anwender haben Sie diese strategische Ausrichtung doch schon eindeutig entschieden. Statt "Cloud" darf man bei DATEV auch RZ sagen. Wenn auch die Konsequenz die gleiche ist....
@Gelöschter Nutzer schrieb:Ist doch "eh alles in der Cloud" wäre mir viel zu wabbelig und entspricht nicht meiner strategischen und rechtlichen Gedankenwelt als Steuerberater.
Immerhin ein weiterer Ort und ein weiteres Programm mit eigenen Regeln, auch die Daten zu überwachen und zu pflegen sowie zu löschen. Digitalisierung first - Bedenken second - oder "Quodlibet"!
Irgendwie habe ich mit so einer Antwort gerecht.
Herr Kollege, "Butter bei die Fische", wie habe Sie Ihre strategische und rechtliche Gedankenwelt organisiert bei diesem Thema. Ich sehe von einigen immer nur die DSVGO-Keule schwingen aber so richtig viel kommt nicht bei rum.
Ich habe schriftliche Steuerberaterverträge mit den Mandanten ohne Regelungen über Speicherung von Daten DSVGO o.ä.. Mein letzter Stand ist, dass wir keine Auftragsverarbeiter sind. Die Verträge mit der DATEV werden wohl passen.
Was machen Sie anders und warum?
Spannend auch, dass Sie von "überwachen, pflegen und löschen" im Zusammenhang mit der DMS bzw. Dokorg und Mandantenbelegen sprechen. Ich bin froh wenn solche Daten z.B. in DUO (und hoffentlich zukünftig praktikabel in MeineSteuern) sind, dann kann ich einfach eine Archiv-DVD abrufen und alles löschen.
Die Fibu-Belege etc. einzeln aus der Dorkorg löschen und hoffen das alle korrekt abgelegt wurde und über Filter auswählbar ist, finde ich nicht so toll.
Ihre eigenen Gedanken gehen ja auf einmal schon wesentlich weiter als "eh in de Cloud", daher sehe ich uns gar nicht so weit weg voneinander.
"Butter bei die Fisch": Wir machen uns viele Gedanken und erarbeiten im ständigen Fluss Konzepte zu den Daten, den unterschiedlichen "Zugriffsorten", Rechtevergabe, Löschstrategien und der Schulung von Mitarbeitern, die diese komplexe Datenwelt verstehen müssen. Wir erarbeiten zudem kanzleiinterne Kontrollsysteme (was,wo,wie,warum,wie lange, wie sicher etc.) und stellen uns auch immer die Frage, was muss der Mandant wissen und wozu muss er seine (gesonderte) Genehmigung geben, was könnte ihm sogar schaden.
MEINER MEINUNG NACH befindet sich eine Kanzlei ansonsten irgendwann im unkontrollierbaren Datenstrudel mit einer Menge Datenmüll (Datenmüll - unnötige und ggf. unrechtmäßig gespeicherte Daten). Das erlebe ich immer wieder beim Kontakt mit anderen Kanzleien, bei denen nicht einmal das Grundverständnis DATEV und Daten vorhanden ist (insbesondere zur Frage: Was ist eine Datensicherung). Folge: Chaos beim Mandantenübertrag unzählige Wiederholungen desselben, Fehlende Daten.
Fakt ist: Auch wenn unter SmartIT zunächst ALLES in der Cloud ist, unterliegen die Datenzugriffe beim Arbeitsplatz, DUO, ANO, MySteuern etc. unterschiedlichen Regeln und unterschiedlichen Zugangsszenarien.
Ich bitte auch nochmals Verständnis von allen IT-Profis (die keine StB sind) und der DATEV, dass ich mich (und ggf. andere) als Steuerberater hier mit einer hochkomplexen Materie auseinandersetzen muss, die ich weder erlernt habe und NEBEN dem verdammt schwierigen Steuer. und Berufsrecht auch noch abdecken muss.
Wenn Sie meine Ausführungen genau lesen, erkennen Sie an manchen Punkten das (?), hiermit möchte ich ausdrücken, dass ich auch nicht genau weiß wie es zu machen ist.
Möglicherweise driften wir (ich) hier aber ab, daher verstumme ich sogleich.....