Sie müssen bei der Herausgabepflicht unterscheiden zwischen Belegen und kanzleiinternen Notizen.
Belege müssen Sie herausgeben, kanzleiinterne Notizen nicht.
Ich gehe davon aus, dass Sachverhalte, aus denen sich Haftungsprozesse ergeben könnten, im Regelfall besondere Sachverhalte sind, während deren Bearbeitung kanzleiintern und ggf. auch mit dem Mandanten gesprochen wurde. Hierzu müssen dann Notizen im DMS sein. (ggf. samt einzelnen Belegkopien für besondere Sachverhalte)
Wenn nach Mandatswechsel ein Haftungsfall kommt, muss derjenige, der Schadensersatz will, seinen Anspruch behaupten und beweisen (z. B. durch Vorlage von Belegen und Erläuterung des Sachverhalts).
Wenn davon ausgegangen wird, dass der Anspruchsteller für den Zweck des Schadensersatzes nicht Belege fälscht, benötigen Sie die Belege daher nicht nach Mandatswechsel. Im Falle eines Haftungsprozesses werden Ihnen die Belege wieder vorgelegt. Was Sie daher benötigen, sind Ihre kanzleiinternen Notizen. (Aus denen sollten Sie sogar erkennen können, wenn der Anspruchsteller bei Begründung seines Anspruchs evtl. nicht vollständige Unterlagen vorlegt 🙂 )
Ich behaupte (gerne Diskussion), dass die pauschale Duplizierung und Archivierung aller Mandantenbelege für alle Mandantenjahre (Verjährung Haftungsfall beginnt erst bei Bekanntwerden...) nicht die DSGVO-Vorschriften einhält.
Die Diskussion sollte nicht darum gehen, wie am Besten die Belege dupliziert werden können. Sondern wie am besten Aufzeichnungen gemacht werden können, um Haftungsansprüche abwehren zu können.
Meine Meinung - bitte viele Notizen machen. Und diese im DMS archivieren und nicht in Rewe oder den Steuerprogrammen. Die Datenbestände aus Rewe, etc. müssen beim Beraterwechsel mitgegeben werden. Die DMS-Notizen nicht. Und diese dürfen gemäß DSGVO zur Abwehr von möglichen Rechtsansprüchen auch aufbewahrt werden bis zum Ablauf der Verjährung.
Viele Grüße
Peter Nöscher
