Mandanten löschen ohne böse Überraschung

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Hallo liebe Community, wir räumen gerade unsere Mandantenübersicht etwas auf. Im laufe der Jahre sind etliche Mandanten zum Übertrag von Daten angelegt worden, Mandanten angelegt worden die einmalig zu einer Beratung da waren usw.
Diese Mandanten würde ich jetzt gerne inaktiv setzen, bzw löschen.  
Nun meine Frage: Gibt es einen Leitfaden wo ausführlich aufgezeigt wird was ich alles löschen/ kündigen muss um keine Kosten mehr am Ende auf der"geliebten" Datev Rechnung zu finden?

Und ab wann wird die IT und Servicepauschale fällig? Wird die bereits fällig bei der Anlage von Mandanten oder erst wenn Leistungen angelegt werden?

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Einen wunden Punkt erwischt! 

Von einem Leitfaden weiß ich nichts, wäre klasse es würde diesen geben.

Es ist aber durchaus eine Mammutaufgabe, alle Daten sicher und sauber zu löschen, denn diese liegen an unterschiedlichsten Stellen in der Cloud, im RZ oder auf dem/den eigenen PC (SmartIT oder ASP oder..), auf Sticks und anderen Datenträgern sowie neuerdings verstärkt vielleicht sogar im Homeoffice der Mitarbeiter.

Einige Daten können mit dieser, andere mit jener Anwendung gelöscht werden. Wer die Programm- und Datenstrukturen nicht vollständig kennt und versteht oder sich mit diesen umfangreich beschäftigt, wird dies aus meiner Erfahrung nicht selber durchführen können. 

Es ist auch (aus meiner Sicht) ein Manko, dass z.B. die Lohndaten in der Mandantenübersicht RZ keine Rolle spielen und daher dort gar keine Daten angezeigt werden (weil die Mandantenübersicht nicht mehr gepflegt wird - dies liegt wohl daran, dass es in Zukunft ein neues Produkt geben soll).

Zudem gibt es zu den Mandanten im RZ nicht immer eindeutige bis gar keine Namen, da muss man sich durch hunderte Nummern wühlen und erst prüfen was dahintersteckt. Daten ohne offensichtlichen Bezug zu einem Mandanten ist der erste Schritt zum (Daten-)Kontrollverlust. 

Auch bleiben die Rechnungsdaten zum Mandanten gespeichert, das fördert die Übersicht der Daten im RZ auch nicht unbedingt und schon gar nicht, wenn dazu auch der Mandantenname (MAD) gelöscht wird.

Manches kann man wohl selber leider gar nicht löschen, da muss dann die DATEV ran (ich meine z.B. manche  RZ-Auswertungen unter DUO). Diese Löschaufträge werden (so meine ich) kostenpflichtig angeboten.

Ein Beispiel (Stammdaten):

Wir löschen nach Mandatsbeendigung regelmäßig bestimmte Daten, die für Datenmüll erachtet werden (Vorgabe der DSGVO). Dass sind z.B. neben Telefonnummern auch Emailadressen. Es gibt kein Programm der DATEV um dies strategisch und sicher durchzuführen (oder doch?), nur die Einzellöschung pro Mandant/Person ist hier möglich. 

Wir haben hier zwar schon immer akribisch auf die Datenpflege geachtet und haben es im Griff, wer aber erst nach Jahren damit anfängt, wühlt sich wochenlang da durch und gibt ggf. ob der Datenmenge zwischendurch auf, hat doch nur einen Teil gelöscht oder eben Daten, die gar nicht gelöscht werden sollten.

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Hallo Friederike Schneider,

einen Leitfaden kenne ich auch nicht, aber die IT- und Servicepauschale fällt nur an, wenn die Mandanten im RZ gespeichert sind (dann aber auch für "Karteileichen"), also nicht für solche Mandantendaten, die nur vor Ort auf dem/den eigenen PC liegen.

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Die IT-Service- und Sicherheitspauschale fällt an, sobald eine Leistung zum Mandanten im RZ gespeichert ist, egal in welcher Kombination diese Leistungen vorliegen (KaReWe, Lohn, Steuerprogramme etc.).

Sie fällt allerdings nur einmal pro Mandant an, ab dem ersten Programm. Was bei Ihnen "on premise" gespeichert ist, ist dafür unerheblich.

Wenn man also in der RZ-Mandantenübersicht eine Leistung sieht (abgesehen von den DATEV-Rechnungsdaten, die kosten nichts), fällt die Pauschale an.

Ausnahmen sind hier archivierte, inaktive Mandanten - die sind etwas günstiger, die RZ-Bankinfo pro Konto (separat berechnet) und DUO-Bestände (Kanzleivolumen). 

Wenn Sie also möchten, daß die Pauschale für einen Mandanten entfällt, müssen Sie alle Programmleistungen, die im RZ an dieser Mandantennummer hängen, löschen.

Detaillierte Informationen finden Sie dazu in der aktuellen DATEV-Preisliste ab Seite 40 ff., Artikelnummer 20640.

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Hallo liebe Community,

unter der Dok.-Nr.1002514  finden Sie einen Leitfaden zur Löschung von Daten im Rechenzentrum. 

Ein Leitfaden, wie von Ihnen gewünscht, steht nicht zur Verfügung.

Die IT-Service-und Sicherheitspauschale wird fällig, sobald Rechnungswesen-Daten im Rechenzentrum gesichert werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter den Dok.-Nr. 1080202 und 1008898.

Bei Steuerprogrammen fallen keine Sicherungsgebühren an, bei Lohndaten erst, wenn der Mandant seit einem Jahr oder länger nicht mehr aktiv bebucht wurde, DATEV-Unternehmen online und RZ-Bankinfo werden separat, direkt unter der Mandantennummer, auf der Rechnung ausgewiesen.

Viele Grüße aus Nürnberg und bleiben Sie gesund!

Ihr Logistik-Center

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Ich plage mich hier aktuell mit dem selben Mist rum. Und ich frage mich, wie die Überschrift eines Dokuments mit "Detailinformationen" (https://apps.datev.de/help-center/documents/1080202) beginnen kann, wenn man darin keinerlei brauchbare Details findet!

Die Auswertungsmöglichkeiten in den Service-Anwendungen sind maximal ein grob schlechter Scherz.

Manche Beschreibungen in den dazu gehörenden Info-Dokumenten sind grandios verschachtelt und sagen nichts aus. 

Wenn ich als Kunde zahle, will ich wissen, wofür. Und wenn ich die Nase voll habe von "monatlich wiederkehrenden Abogebühren", dann will ich das auf einen Blick identifizieren und beenden können.

Ich wünsche mir einen Knopf: "alles älter 10 Jahre endgültig in den Müll".

Ich kann hier nicht selektiv pro Beraternummer "mit Detail exportieren". Und wenn ich in den Service-Anwendungen die Details öffne... dann darf ich "drucken". Echt jetzt?

Das Thema raubt mir schon wieder wertvolle Lebensjahre...

... wenn ich ermitteln würde, wie viel Kohle wir die letzten Jahre mit Altlasten verbraten haben. Da würde mir wohl übel werden.

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Bloß nicht nachrechnen was man aus dem Fenster geworfen hat für Sachen wo man gar nicht mehr wusste das man dafür zahlt. Habe das letztens für meinen Chef machen müssen, dem wurd ganz anders. Für Lohn fällt übrigens erst die IT- und Sicherheitspauschale an wenn die letzte Abrechnung länger als 1 Jahr zurückliegt.

Ich habe selber auch Löschaktionen gemacht und ich kann sagen das die Datev es einem auch extra schwer macht. Beim ersten löschen hatte ich extra die Datev gefragt was ich löschen kann ohne das ich im laufenden Betrieb Probleme bekomme. Abgesprochen, gelöscht und prombt waren RZ-Bankinfo und laufende Lohndaten gelöscht. War ein Spaß die wieder zu bekommen.

Beim 2ten mal ist alles glattgelaufen aber man ruft dann aus Panik trotzdem nochmal an und fragt nach klickt hier und da und schaut sich Anleitungen 5 mal durch das auch ja alles richtig ist. Die nächsten Tagen hofft man dann nur das kein Kollege einen Schreikrampf bekommt weil von seinem Mandanten Daten weg sind. Und wenn dann noch die nächste Datev-Rechnung kommt und die Positionen fehlen kann man sich endlich beruhigen.

Also die Löschung von Mandanten ist Horror!!! Ändert das bitte! Ich kann schließlich auch mit alles bestellen indem ich einen Haken setze. Dann will ich auch alles abbestellen können indem ich den Haken wieder wegnehme. Dann noch einmal eine Sicherheitsabfrage ob ich das auch wirklich will und gut ist! Da man dafür eh ein Recht vom Administrator benötigt können das doch eh nicht die meisten aus der Kanzlei.

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Also, ich habe mich jetzt durch dieses Forum und die Datev-Hilfe gewühlt und bin leider auch nicht fündig geworden.

Einen Leitfaden würde ich daher wirklich begrüßen. https://apps.datev.de/help-center/documents/1002499 das ist ja immerhin ein Anfang, aber irgendwie auch wieder nicht alles.

Oder habe ich die Lösung/den Leitfaden wieder nur nicht gefunden?

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Was soll denn gelöscht werden? Oder will man erst mit schrecken sehen was man für wen alles zahlt?😅

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Eigentlich steht da ja fast alles drin.. man darf nur nicht in der Mitte aufgeben ;-).

Insbesondere bis Punkt 8 und 9.. voll durchziehen.

Und ggfs. noch UO, ANO usw. löschen.. falls es auf eigener Beraternummer läuft. 

Unsere DATEV-Rechnung ist ziemlich sauber.. das geht eigentlich, wenn man sich an der Rechnung runterhangelt. 

Die Servicepauschale fällt nur bei REWE an.. bei Lohn heißt das Kind "inaktive Mandanten".

Ansonsten muss sollte man die Speicherlogik verstanden haben, damit keine wichtigen Daten futsch gehen und natürlich dann muss man immer noch höllisch aufpassen..

Ich konnte, als das mit der DSGVO losging, -relativ- einfach ein paar tausend Mandantendaten aus dem System kicken.. als ich verstanden hatte, wie es ging.. weiß es allerdings auch nicht mehr genau.  

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@N_Wanke  schrieb:

Was soll denn gelöscht werden? Oder will man erst mit schrecken sehen was man für wen alles zahlt?😅

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@N_Wanke naja, wir haben sehr viele inaktive Mandanten, mit allen Varianten (mit Leistungen und Dokumenten bis zu nur Mandantendaten) und wir wollen wirklich mal aufräumen. Leider habe ich schon zum Teil den Schrecken gesehen, den wir zahlen 😅, daher wollen wir ja anfangen.

Mein Problem ist halt nur, dass ich absoluter Neuling in dem Bereich bin.

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@boomboom  schrieb:

Eigentlich steht da ja fast alles drin.. man darf nur nicht in der Mitte aufgeben ;-).

Insbesondere bis Punkt 8 und 9.. voll durchziehen.

Und ggfs. noch UO, ANO usw. löschen.. falls es auf eigener Beraternummer läuft. 

Unsere DATEV-Rechnung ist ziemlich sauber.. das geht eigentlich, wenn man sich an der Rechnung runterhangelt. 

Die Servicepauschale fällt nur bei REWE an.. bei Lohn heißt das Kind "inaktive Mandanten".

Ansonsten muss sollte man die Speicherlogik verstanden haben, damit keine wichtigen Daten futsch gehen und natürlich dann muss man immer noch höllisch aufpassen..

Ich konnte, als das mit der DSGVO losging, -relativ- einfach ein paar tausend Mandantendaten aus dem System kicken.. als ich verstanden hatte, wie es ging.. weiß es allerdings auch nicht mehr genau.  

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@boomboom Punkt 9 wurde bei uns immer sofort erledigt 😂, nur bei dem Rest hapert es. 
Mein Problem ist, dass ich in dem Bereich absoluter Neuling bin und nicht mal weiß wie die Speicherlogik ist. Eine Schulung oder ein Seminar wäre hilfreich, aber dazu habe ich noch nichts gefunden.

Wie schon vorher oft erwähnt, wäre es super wenn die Datev in dem Bereich mal nachlegen würde aber leider muss ich da wohl irgendwie anders durch. Es kostet nur alles so unnötig viel Zeit.

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Ich denke mal das meiste bzw. schnellste wo man sparen kann ist die IT-Sicherheitspauschale und die Inaktiven Lohn Mandanten.

Wenn man auf Wissen und Service -> Serviceanwendungen -> Datev-Rechnungsdaten -> Rechnung auswerten geht, kann man sich das alles aufdröseln lassen. In dem extra Fenster was dann aufplöppt kann man die Beraternummer der Kanzlei auswählen kann und vor allem das Produkt welches man kontrollieren möchte ( IT-Sicherheitspauschale ). Dann noch bei der Sortierung nach Mandant auswählen und die Daten holen.

Dann sollte eine Auflistung kommen für welche Mandanten sie die 1,90 Euro IT-Service und Sicherheitspauschale zahlen. Wenn sie die entsprechenden bestände für die IT-Pauschale löschen wollen müssen sie wie @boomboom schon sagte nur die REWE-Daten löschen. Kosten für den Lohn fallen erst an wenn 1 Jahr nichts mehr bei dem Mandanten gebucht worden ist.  

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Unabhängig von den Kosten ist es aus meiner Sicht unabdingbar, dass die Daten vom Berater zu 100% kontrolliert werden (können) und auch, sofern es sich um nicht mehr benötigte Daten handelt (auch Stammdaten sind Daten) unverzüglich zu löschen sind.

Dass zur Erfüllung dieser Verpflichtungen erst IT-Kurse notwendig sind, oder zumindest solche gefordert werden, sollte zum Nachdenken anregen. Meiner Meinung nach müssen alle Daten nachvollziehbar, vollständig und einfach zumindest angezeigt werden.  

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@N_Wanke  schrieb:

Ich denke mal das meiste bzw. schnellste wo man sparen kann ist die IT-Sicherheitspauschale und die Inaktiven Lohn Mandanten.

Wenn man auf Wissen und Service -> Serviceanwendungen -> Datev-Rechnungsdaten -> Rechnung auswerten geht, kann man sich das alles aufdröseln lassen. In dem extra Fenster was dann aufplöppt kann man die Beraternummer der Kanzlei auswählen kann und vor allem das Produkt welches man kontrollieren möchte ( IT-Sicherheitspauschale ). Dann noch bei der Sortierung nach Mandant auswählen und die Daten holen.

Dann sollte eine Auflistung kommen für welche Mandanten sie die 1,90 Euro IT-Service und Sicherheitspauschale zahlen. Wenn sie die entsprechenden bestände für die IT-Pauschale löschen wollen müssen sie wie @boomboom schon sagte nur die REWE-Daten löschen. Kosten für den Lohn fallen erst an wenn 1 Jahr nichts mehr bei dem Mandanten gebucht worden ist.  

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@N_Wanke danke, darüber ist es ja alles hochgekommen. Wenn man anfängt sich mit etwas zu beschäftigen und Dinge zu hinterfragen.
Leider stelle ich fest, dass ich anscheinend den falschen Beruf gelernt habe, denn ich bin kein IT-Techniker oder so ähnlich. Ich bin da nur so reingerutscht 🙈. Ich bin ja auch bereit vieles zu lernen aber es wird einem auch da nicht gerade von der Datev leicht gemacht.

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It-Techniker sind glaube ich die wenigstens aber man kommt nicht mehr dran vorbei und muss viel Zeit investieren um alles irgendwie halbwegs verstehen zu können. Da wäre es wirklich schön wenn einem solche Sachen einfacher gemacht werden würden. Aber dann würde es auch allen Steuerberatern leicht fallen nachzuvollziehen wie viel Geld für Mandanten zahlen die se gar nicht mehr haben. Da würde die Datev einiges an Geld verlieren und das möchte man ja nicht....

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Das stimmt natürlich, aber dafür könnte die Datev bestimmt auch an den Schulungen verdienen. 

Ob das jetzt mehr oder weniger sein wird, überlassen wir jetzt der Phantasie jedes Einzelnen.

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Das löschen von seinen eigenen Daten sollte eigentlich so einfach sein das man dazu keinen Lehrgang braucht. Höchstens einmal das Recht vom Administrator damit nicht jeder sein Unwesen treiben kann

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das ganze system ist durch die „cloud“-strategie, alte softwarezöpfe usw. zerrissen und dadurch nicht homogen.

im grunde ein grosser flickenteppich.. und dadurch ist das löschen recht unkomfortabel. 

eventuell ist es in 20 jahren besser.. insofern macht es durchaus sinn, sich damit zu beschäftigen.

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Und wie kriege ich diese unsäglichen monatlichen Lohnkosten weg ohne gegen die Archivierungspflicht zu verstoßen?
Bei allem anderen habe wir mittlerweile ganz gut aufgeräumt, aber diese 0,60 Cent pro Monat pro Mandant, die teilweise seit 8 Jahren bei uns nicht mehr vorstellig waren,  machen mich wahnsinnig.