DMS Lösung in Verbindung mit DATEVasp

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Guten Tag, ich bin völliger Neuling und habe auch keinen entsprechenden Beitrag gefunden. Hoffe das ist hier ok und richtig. Wir nutzen eine DATEVasp Anbindung über unseren Steuerberater. Klappt auch wunderbar und war damals wesentlich günstiger als wenn wir das selbst einrichten. 

Wir möchten zum 1.1. ein DMS System einführen, welches auch unseren Workflow mit den Eingangsbelegen (i d R Eingangsrechnungen) abbildet, wie z B ELO for DATEV oder FLOWWER. Jetzt hat man uns gesagt, dass diese Lösungen leider nicht über ASP funktionieren. 

Stimmt das? Gibt es Alternativen? Kann man von der ASP Lösung wieder weg? Wobei das schöne ist ja, dass der Steuerberater die Daten und Belege immer alle griffbereit hat und das bislang auch super funktioniert. Das DMS wäre uns aber ebenso wichtig... 

Danke für Eure Antworten 🙂

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@Thorsten schrieb:

Wir nutzen eine DATEVasp Anbindung über unseren Steuerberater.

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Also die DATEVasp Mandantenanbindung, nehme ich an. Und Wozu? Weil Sie Ihre Buchhaltung via DATEVasp des StB erledigen? Oder welche Programme nutzen Sie im DATEVasp? 🤔

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@Thorsten schrieb:

Stimmt das?

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Zum Teil. Bei der DATEVasp Mandantenanbindung nutzen Sie als Mandant die DATEV Software Ihres StBs mit. Das heißt, Sie müssten sich auch das DATEV DMS teilen, was zwar technisch möglich ist aber ich als StB das nicht wollen würde und ich meine auch DATEV das unterbindet, damit es zu 100% nicht dazu kommen kann, dass Sie alle anderen Daten im DMS des StBs einsehen können. Schlimmstenfalls andere Mandantendaten. Ein DSGVO GAU. 

Bei Flowwer läuft ja alles nur via deren online Portal inkl. DUO Anbindung. Das sollte meiner Meinung nach kein Problem sein. Ebenso sollte auch candis sehr ähnlich sein. Schade, dass DATEV es bis heute nicht geschafft hat, die Belegfreigabe online auszurollen 🙄, die Ihnen ggf. helfen könnte und man nicht auf Drittanbieter setzen müsste. Und selbst wenn, hinkt DATEV Feature-mäßig den anderen Lösungen nach aktuellem Plan jetzt schon hinterher 👎. 

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@Thorsten schrieb:

Kann man von der ASP Lösung wieder weg?

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Klar. Technisch ist das kein Problem. Niemand ist mit DATEV verheiratet, wie es beim DigiCamp am Donnerstag hieß. 

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@Thorsten schrieb:

dass der Steuerberater die Daten und Belege immer alle griffbereit hat und das bislang auch super funktioniert.

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Aber das hat ja mit der DATEVasp Mandantenanbindung nichts zu tun. Da ich nicht weiß, mit welchen Programmen Sie arbeiten und ob es nur um die Buchhaltung geht aber wenn ja, können Sie DATEV wo immer Sie wollen installieren; selbst buchen und die passenden Belege dazu liegen in DUO aka im DATEV RZ; schicken Sie die FiBu ins DATEV RZ, holt sich Ihr StB die Daten dort ab und kann sich Ihre FiBu inkl. Belege anschauen. Die DATEVasp Mandantenanbindung erspart Ihnen nur die DATEV Installation, Wartung und Sicherung. 

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@Thorsten schrieb:

Das DMS wäre uns aber ebenso wichtig...

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Soll / muss es von DATEV kommen? Oder macht es mehr Sinn, dass es mit Ihrem ERP/CRM System am besten harmoniert? Sonst können Sie auch selbst DATEVasp bei DATEV buchen (ggf. durch Ihren StB) oder falls auch Smart IT ausreicht, geht technisch auch das. Dann ist man aber auf Windows beschränkt und DATEVasp online gibt es in der Form auch nicht. 

Erstmal sollte geklärt werden, was das Ziel sein soll. Dann kann man schauen, wie man das technisch am besten umzusetzen ist, damit Sie und Ihr StB schnell und effizient arbeiten und auf entsprechende Daten zugreifen können. 

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Danke für die schnelle Antwort, das ist super!

Ja, wir nutzen innerhalb des DATEVasp das Rechnungswesen, um selbst zu buchen. Ich verstehe, dass wir dann quasi einen Teil der Software unseres Stb nutzen und dieses dann nicht mit einem DMS funktioniert.

Unser Ziel ist es, die eingehenden Belege (99% Eingangsrechnungen) zu digitalisieren und dann zur Bearbeitung an die Abteilungen zu übermitteln. Dort sollen sowohl fachliche als auch rechnerische Prüfung erfolgen, ebenso wie die Angaben zu Kostenrechnung. Momentan machen wir das alles noch händisch und dann wird der Beleg in UO eingescannt und zur automatisierten Bearbeitung ins Rechnungswesen übertragen.

Der Ablauf soll dahingehend geändert werden, dass gleich mit der Post gescannt (bzw durch eingehende Mail gespeichert) wird und diese Daten dann auch für DATEV zum Beleg zur Verfügung stehen. 

Das sah bei "ELO for DATEV" sehr gut aus, aber leider hindert uns die asp Anbindung daran. 

Bei der Frage nach dem Wechsel von asp zur "normalen" DATEV Nutzung geht es mir darum, ob unsere ganzen Daten dann mit umziehen können. Es soll schließlich nichts verloren gehen...

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@Thorsten schrieb:

Das sah bei "ELO for DATEV" sehr gut aus, aber leider hindert uns die asp Anbindung daran.

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Dazu braucht es meiner Meinung nach kein ELO for DATEV. Das kann man technisch so machen; dann brauchen Sie aber Ihr "eigenes" DATEV ohne Mandantenanbindung - in welcher Form auch immer: eigenes Hosting, PARTNERasp, Smart IT, ... Dürfte aber zu viel des Guten sein, wenn es nur um einen digitalen ER Workflow geht. 

Ich würde auf flowwer setzen bzw. diese Lösung einfach dazwischen setzen und alles kann so bleiben, wie es ist, weil flowwer alle Belege dank Schnittstelle an DUO weiterleiten kann und von dort aus können die Belege dann im Rechnungswesen verbucht werden. Das geht auch mit der DATEVasp Mandantenanbindung (meiner Meinung nach).

Leider unterstützen sowohl flowwer als auch candis nur den Rechnungsdatenservice 1.0 und keinen Buchungsdatenservice, sodass doch noch mehr manuell verbucht werden muss, als nötig. 

Eigentlich ist Ihr Fall perfekt für die DATEV Belegfreigabe online inkl. DUO erweitert 👍, weil so alles im direkten Ökosystem DATEV ganz ohne Schnittstellen bleibt. Dann kann man den Rechnungsprüfungsprozess mit mehreren Stufen im DUO erledigen und dank DUO Bearbeitungsform erweitert kann man den Belegen gleich alle Informationen mitgeben, die man möchte: BU, Gegenkonto, KOST, ... einlesen in Rechnungswesen und man ist nahezu fertig. DAS - liebe DATEV  - hätte was 😍 (geht aktuell noch nicht und wenn, fehlen wichtige Features wie Ihre 2 Stufenprüfung: sachlich und preislich, wo DATEV bei Release nur 1 Stufe kann 🙄). Wie flowwer und candis mit KOST Informationen umgehen, kann ich leider nicht sagen. 

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@Thorsten schrieb:

ob unsere ganzen Daten dann mit umziehen können. Es soll schließlich nichts verloren gehen...

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Jetzt schon liegen alle Belege im zentralen DUO aka DATEV RZ; die FiBu liegt im DATEV RZ - man muss nur alle Systeme miteinander sprechen lassen. Bei ELO for DATEV liegen die Beleg übrigen dann nicht im DATEV RZ, sondern in lokalen SQL Datenbanken, wo man extern wieder nicht dran kommt, weil ELO for DATEV nicht mit DUO sprechen kann.  

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Hallo zusammen,

kurz zur Klarstellung:

ELO for DATEV ist voll kompatibel mit DATEVasp. Wie Sie die Lösung als DATEVasp Kunde einsetzen können, finden Sie in folgenden Hilfedokumenten:
DATEVasp: Einsatz von ELO DMS --> https://apps.datev.de/help-center/documents/1020481
DATEVasp: vorbereitende Schritte zur Anbindung von ELO for DATEV --> https://apps.datev.de/help-center/documents/1020820

ELO for DATEV ist jedoch kein Bestandteil der DATEV Mandantenanbindung, und steht somit Mandanten, die über das DATEVasp Zusatzmodul Mandantenanbindung auf dem System Ihres Steuerberaters mitarbeiten, nicht zur Verfügung.

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@Dennis_Pauritsch schrieb:

kurz zur Klarstellung:

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Habe ich jemals was anderes gesagt? 

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@Dennis_Pauritsch schrieb:

ELO for DATEV ist jedoch kein Bestandteil der DATEV Mandantenanbindung, und steht somit Mandanten, die über das DATEVasp Zusatzmodul Mandantenanbindung auf dem System Ihres Steuerberaters mitarbeiten, nicht zur Verfügung.

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Nützt also @Thorsten in seinem Fall rein gar nichts 👎. Und wenn er selbst DATEVasp über seinen StB bestellt, wird das sicherlich teurer als die DATEVasp Mandantenanbindung, oder?

So als wenn mir mein BMW Händler sagt: Ja sicher ist der Tempomat mit einem 1er BMW kompatibel! Nur nicht mit Ihrem F20 BJ 2008. Ja, danke auch für nichts 🙄. Also muss ich erst einen anderen 1er kaufen. 

Liebe DATEV , @Thorsten zahlt die Musik und steht im Mittelpunkt und braucht daher eine Lösung, die auf ihn zugeschnitten ist und nicht was in DATEV Kompatibilitätslisten steht. 

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Guten morgen und vielen Dank für die Beiträge 😉

Demnach scheint ja ELO for Datev doch möglich, wenn wir vom Steuerberater weg und zu unserer eigenen asp Anbindung gehen. Wäre mir sowieso recht, um da etwas unabhängiger zu sein. 

Wie wären denn da die nächsten Schritte? Können wir einen AP von DATEV bekommen, der uns hilft das mal zu erörtern? Umzug der Daten geht ja!? Wie ist das vertraglich? Kosten für die Einrichtung usw? Oder muss / soll ich da über einen DATEV Partner gehen? Möglicherweise der, der uns auch das ELO verkauft und einrichtet?

Danke und Gruß!

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Ich hätte noch eine "Misch-Idee" bzw. eine Frage in diese Richtung: warum soll denn das DMS-System mit unter ASP laufen? Sie haben doch sicher ein eigenes System / einen eigenen PC. Warum lassen Sie das DMS nicht dort laufen und machen nur, wie bisher, weiterhin die Buchführung über ASP?

Hinsichtlich DMS - ich habe einen Mandanten mit ähnlichen Vorgaben, wie Sie. Der nutzt PostStream von der KGL GmbH

Daten werden am Ende über den Belegtransfer hochgeladen.

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Hallo nochmal,

bei der unter  https://apps.datev.de/help-center/documents/1020481 skizzierten Lösung handelt es sich im Prinzip auch um eine "Misch-Idee" wie von Herrn Kahl beschrieben. Das ELO System läuft auf einem Kunden-eigenen System und im DATEVasp-Umfeld dann der ELO Java Client und die notwendigen Schnittstellen. 

@Thorsten Für Infos zu einem Wechsel auf DATEVasp können Sie sich einen kostenlosen Beratungstermin über Terminland buchen: https://terminland.de/datev_beratung

(Unterkategirien: Unternehmer/Produktpräsentationen (kostenfrei)/IT-Lösungen (kostenfrei)/DATEV asp-individueller Beratungstermin)

Ansonsten gibt es auch diverse PartnerASP-Anbieter, die ELO-zertifiziert sind.

Weitere Infos inkl. Kontaktmöglichkeiten finden sich unter www.datev.de/dms-unternehmen

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Guten Tag @Thorsten ,

wir haben hier eine Übersichtsseite erstellt, auf der wir die verschiedenen Varianten der Zusammenarbeit zwischen ELO und DATEV vorstellen und näher erläutern was die jeweiligen Unterschiede sind.

Gerne beraten wir Sie auch zu den verschiedenen ASP Varianten DATEVasp und PARTNERasp.

Viele Grüße

Marc Bartrina

ecm.online GmbH

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Vielen Dank, wir haben für Montag einen Termin gebucht.

Wir haben zwar einen ELO Partner gefunden, der uns das auch gezeigt hat. Aber leider konnte er uns nicht das Zusammenspiel mit DATEV zeigen, denn das ist es ja genau was wir suchen: Einen Workflow, bei dem Rechnungseingang, -Archivierung, -Prüfung und auch Kontierung (KOST) inkl. der Übergabe des Belegs an DATEV funktioniert. Dabei sollen die eingetragenen Merkmale hinsichtlich KOST (wir haben teils viele verschiedene KOST auf einem Eingangsbeleg aufzuteilen) und auch des Zahlungsziels z B automatisch mit übergeben werden. Und vor allem muss der Beleg in der DATEV nachher an die Buchung angeheftet sein, so wie es jetzt auch mit Hilfe von Unternehmen Online funktioniert. 

Von daher scheiden auch die zuvor von anderen Mitgliedern genannten Lösungen aus meiner Sicht aus, da sie das nicht alles rundum abbilden können, oder irre ich mich?