AP Comfort und die Akten

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Vorausgeschickt: In den "Ideen zu Datenprüfung" sind halt viele AP Comfort-Inhalte.

Ich habe über die Jahre beobachtet, wenn AP COmfort  für den Jahresabschluß eingesetzt wurde, dann legt es für die betreffende Mandantennummer immer auch einen kompletten Aktenbaum mit über 200 Ordnern an. Was unnötig ist. denn es werden keine Akten angelegt.

Aber 200 Ordner bedeuten natürlich entsprechend Festplattenplatz (nicht soviel, vielleicht 200 kB, also eher unerheblich). Im System nicht schlimm, wohl aber bei einer Datensicherung auf Magnetband.

Ich habe da beobachtet, dass die Datensicherung mit vielen solchen "Aktenleichenordner" immer länger dauert,  Das gib soweit, dass die SIcherung bis in den Arbeitstag dauerte, Löschen der Aktenordner war also angesagt, Wir nutzen keine Magnetbänder mehr zum Backup, aber diese Woche bin ich wieder auf das Phänomen leerer Aktenordner gestoßen.

D.h., alle die per Magnetband Backups machen (und das wird für viele Kanzleien noch Sinn machen), haben ein Rieseninteresse daran, dass in den WPAkten nicht unnötige Ordnerstrukturen angelegt werden

Nur um mal eine Größenordnung zu nennen: Ich hatte bei ersten großen Putzen, weil das Backup einfach zu lange lief rund 200000 (leere) Ordner gelöscht - und damit rund 3 Stunden Backupaktivität eingespart.

Meine Idee dazu also: Aktenordner nur anlegen, wenn es für den betreffenden Ordner auch Dateien gibt. Sollte für Software-Entwickler nicht schwer sein, umzusetzen.

QJ

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Hallo @quantenjoe,

wir haben das als Zwischenlösung (dauert jetzt leider schon Jahrzehnte) wie folgt gelöst:

• Anlage einer eigenen Aktenstruktur, aber ohne Unterverzeichnisse
• und diese Aktenstruktur wird bei der Neuanlage zugeordnet

Das sieht dann bei uns so aus:

Und wir hoffen (leider seit Jahrzehnten), dass es eine sinnvolle Verbindung zu dem anderen DATEV Programm DMS geben wird, in der aus unserer Sicht auch berufsrechtlich wegen der Revisionssicherheit die Dokumente auch im WP-Bereich gehören!

Ideas wird von der DATEV noch getestet. Leider gibt es daher Ideas nur für wenige ausgewählte Bereiche. Und leider beteiligen sich viel zu wenig Kollegen in den Bereichen DMS und Meine Steuern. Mich würde auch ein Bereich für AP comfort interessieren und ich hätte viele Ideen für diesen Bereich.

Gruß

Ralf Blum

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Hallo @quantenjoe,

Sie haben eingangs die Herleitung für die Platzierung eines Problems in AP comfort in den DATEV Ideas zu Datenprüfung aufgeführt. Dennoch werden in dieser Rubrik nur Ideen zum Programm Datenprüfung diskutiert.

Für den geschilderten Sachverhalt finden Sie im Dokument 9220177 der Info-Datenbank eine Anleitung, wie Sie Ihre Akten um leere Ordner bereinigen können.

Viele Grüße,

Jochen Scheer

DATEV eG

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Hallo Herr Scheer,

das Info-Dokument kannte ich noch nicht. Gut.

Es beseitigt aber nicht die Ursache des Problemes!

Warum gibt es keine gute Verbindung von Abschlussprüfung zur DMS. Warum kann ich in dem Arbeitsblatt "Akten" nicht die Dokumente aus der DMS angezeigt bekommen?

Warum arbeitet Abschlussprüfung nur schlecht mit den anderen Programmen von DATEV zusammen insbesondere Rewe (es ist einfacher eine SUSA von SAP zu importieren, als eine Personengesellschaft mit der neuen Buchungsregeln der Kapitalkonten). Wann ändert sich hier etwas?

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen). Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

Gruß

Ralf Blum

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Hallo Herr Blum,

Sie können ap comfort sehr gut mit allen Lösungen des Dokumentenmanagements der DATEV (Dokumentenablage, DMS classic und DMS "neu") verbinden.

Die Akte von ap comfort wird von der DATEV abgekündigt werden.

Sprechen Sie wg. der Verknüpfung mit DMS doch einfach mit Ihrem Kundenbetreuer. Alternativ kann ich Ihnen auch einen Kontakt mit der Fachabteilung von ap comfort vermitteln.

Mit freundlichen Grüßen

Alexander Neu

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Hallo Herr Neu,

ja, dass kenne ich und machen wir auch. Danke für den Hinweis.

Aber warum werden hier nicht die Dokumente der DMS zum Mandaten und ggf. bei EO comfort zum konkreten Auftrag angezeigt?

Oder hier nicht Vorlagen aus der Vorlagenverwaltung (Unterverzeichnis für die WP-Bereich)

Aber es freut mich, zu hören, dass daran gearbeitet wird. 

Hier einen Auszug aus einem Aktenvermerk für die DATEV aus 2010 zu Verbesserungsvorschlägen:

Hier noch weitere Vorschläge/Ideen aus 2010:

Usw. Es gibt viel zu tun in Abschlussprüfung.

Gruß

Ralf Blum