Upload Mail soll E-Mail ohne Anhang automatisch in eine PDF umwandeln und hochladen

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Unsere Mandanten und unsere Kanzlei wünschen sich einen einfachen Upload von E-Mail´s nach Unternehmen Online. 

Zum einen werden manche E-Mail mit Ein- und Ausgangsrechnungen verknüpft und zum anderen ergeben sich oft Lohnsachverhalte, die in der Digitalen Personalakte abgespeichert werden müssen.

Das könnte so umgesetzt werden, dass eine E-Mail, die ohne Anhang an Upload Mail geschickt wird, automatisch in eine PDF Datei umgewandelt und hochgeladen wird.  

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Abhilfe: MSG Dateien kann die Personalakte jetzt schon anzeigen. Nur der Upload muss noch händisch passieren

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Ja, allerdings kann ich die MSG Datei nicht mit Upload Mail nutzen, sondern muss dann wieder in Unternehmen online oder den Belegtransfer nutzen. 

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Viele Mandanten reichen Zusatzinfos zur Buchhaltung noch im Freitext der E-Mail ein (z.B. Frau Müller verdient ab nächsten Monat 1,00€ mehr). Zudem gibt es diverse Online-Shops, die Details zur Rechnung ebenfalls in der Nachricht der E-Mail und nicht als PDF Anhang senden.

Es wäre super, wenn man auch die E-Mails ohne Anhang inkl. direkter PDF Konvertierung ins Unternehmen Online weiterleiten könnten. Wahlweise als Einzelbeleg (= wenn, kein Anhang vorliegt) oder als weitere Seite zum eigentlichen Beleg.

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... und woran würde "Unternehmen Online" erkennen, ob die 'Prosa' im E-Mail-Text für die Buchführung relevant oder nur 'Small-Talk' ist und auf welchen der evtl mehreren Anlagen sich der zusätzliche E-Mail-Text bezieht ? 

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@vogtsburger es muss ja keine automatische Weiterleitung sein. Der Empfänger leitet die E-Mail einfach bei Bedarf an die DUO-Zieladresse weiter, muss diese vorher nicht ins PDF Format konvertieren und spart sich die Zwischenablage und Anmeldung in DUO.

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Guten Morgen, 

Bisher haben wir alle lohnrelevanten Daten in der DMS abgelegt und dann bei der Lohnabrechnung wieder herausgezogen. Wird aber alles ziemlich unübersichtlich wenn etwas bestimmtes gesucht werden muss. 

Deswegen haben wir uns nun an die digitale Personalakte gemacht. 

Dabei bin ich auf folgendes Problem gestoßen: 

Wir bekommen teilweise vom Mandaten eine E-Mail mit den Lohninfos nur als Text und nicht als pdf-Anhang.

Wenn ich jetzt diese Text-E-Mail in die digitale Personalakte bringen will muss ich diese als PDF drucken, lokal abspeichern, Browser öffnen, anmelden und dann hochladen. 

Ich könnte mir vorstellen, dass es entweder eine Mail-Adresse gibt an die ich diese E-Mail weiterleiten kann und diese dann im DOU unter DATEV Lohn-Unterlagen abgespeichert wird oder dass es einen Drucker zur Auswahl gibt, der direkt den PDF Upload vornimmt. 

Oder gibt es diese Möglichkeit bereits?

Grüße

AKW

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Ich würde es generell begrüßen, wenn die Trägermail zusätzlich als PDF in Belege Online abgespeichert wird. Wie viele ja hier bereits schreiben, steht im Text der Mail unter Umständen noch ein Hinweis des Mandanten, der dann einfach verschwindet. Sehe das auch hinsichtlich der aktuellen Umsetzung als GoBD problematisch, weil auch Lieferanten evtl. auch noch Zusatzinformationen in normalen Mail-Text hinterlegt haben, die für die Verbuchung entscheidend sein können.

@DATEV kann doch nicht so schwer sein 🙂

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@thomasgeorg schrieb:

Wie viele ja hier bereits schreiben, steht im Text der Mail unter Umständen noch ein Hinweis des Mandanten, der dann einfach verschwindet. 

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Nur weil das viele so machen, ist das immer noch nicht richtig 😉.  

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@thomasgeorg schrieb:

Sehe das auch hinsichtlich der aktuellen Umsetzung als GoBD problematisch, weil auch Lieferanten evtl. auch noch Zusatzinformationen in normalen Mail-Text hinterlegt haben, die für die Verbuchung entscheidend sein können.

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Deshalb ist DUO auch nicht das GoBD-konforme Archiv (für diese Aufgabe), sondern besser Exchange online, wo man 50GB fürs Postfach bekommt und dank Retention Regel auch sagen kann: alle Mails, älter als 14 Jahre, automatisiert täglich löschen. Dann muss man nicht manuell löschen, löscht auch nach GoBD nach 14J Daten automatisiert und richtet das 1x ein: das läuft bis 2050, wenn sich technisch und rechtlich nichts ändert. 

Wer aber mit GMX und Co. arbeitet - hat mit Business nichts zu tun. Hat noch keiner die SMTP Meldung: mailbox full bekommen? 

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@metalposaunist  wir haben so eine besondere Spezies. Die nennt sich Mandant. Wir werden alle jetzt zwingen, die Lohnsachverhalte (Belege), nur noch über DUO bzw. Upload Mail hochzuladen. Dass Texte in der gleichen Mail nicht an uns bzw. Belege Online zugestellt wird, versteht ein normal denkender Mandant nicht. Und ja, wir haben darauf hingewiesen, aber es passiert dennoch und sorgt für Ärger auf beiden Seiten. Deshalb hindert uns die aktuelle Funktionalität in Upload Mail an einer reibungsloseren Digitalisierung. Und das ist schade. 

Irgendwelche Kommunikations- und Austausch-Plattformen wir Kanzleiland etc. wollen wir nicht. Der Standard muss mit DATEV Boardmitteln abgewickelt werden können.