Recht zum hochladen von Lohn-Unterlagen dem Mandant einräumen ohne das Mandant Einsicht in Lohn-Akte hat

[#1]

Ich hätte gerne die Möglichkeit dem Mandant das Recht zum hochladen von Lohn-Unterlagen einzuräumen, ohne dass die Lohn-Unterlagen von Mandant bearbeitet oder eingesehen werden können.

Es gibt doch so einige Notizen in den Lohnakten, welche nicht unbedingt für den Mandanten bestimmt sind.

Ferner könnte der Mandant den Posteingang leeren und somit würden die neuen Lohn-Unterlagen nicht mehr zur Bearbeitung bereit stehen.

Vielen Dank vorab!

[#2]

Müsste sich mit UploadMail umsetzen lassen. Dazu braucht es kein Recht Belege > Standardrecht + Belegtyp: DATEV Lohn-Unterlagen. Oder man kann auch kanzlei.land dazu nutzen: dort kann das Mandat Belege einkippen, ohne Zugriff auf die Personalakte zu haben.  

[#3]

Mein Test hat ergeben, dass das Recht Belege Personalwirtschaft - DATEV Lohn-Unterlagen hierfür gesetzt sein muss.

Somit hat der Mandant auch Einsicht in die Lohnakte.

[#4]

Das mag bei der Einrichtung so sein aber man müsste es sich passend für den laufenden Betrieb konfigurieren können. DATEV prüft ja nur Absender E-Mail Adresse und Anhang - nicht die Rechte im DUO. Wie auch, ohne SmartCard / SmartLogin. 

Also kann der Chef (Person A), der Rechte für alles hat, UploadMail einmalig einrichten, die DATEV E-Mail Adressen erstellen und dann den Mitarbeiter (Person B) als berechtigte Absender E-Mail Adresse freischalten. 

[#5]

Interessant...Danke dafür!

Mit einem kleinen Umweg klappt es also, vielleicht wird´s in Zukunft etwas komfortabler 😉

[#6]

Und wenn Du dann noch Exchange online aus dem M365 im Einsatz hast, kannst Du Dir mit E-Mail Regeln noch viel lustigere Dinge bauen, sodass Person B nicht die kryptische Adresse braucht, sondern man sich eine Art internen Alias schafft, der dann die Belege nach DUO schiebt. hr@meinmandant.de oder so. Feel free - technisch gibt es sehr selten Grenzen 🤓.  

[#7]

Jetzt kribbelts so langsam, ich denk da mach ich mal was...

MS365 ist im Einsatz, hast du dafür ne Kurzanleitung?

[#8]

---

@MoeWueMK schrieb:

hast du dafür ne Kurzanleitung?

---

Leider nein aber E-Mail Regeln an sich sind nicht sooo schwer. Man muss sie nur einmal testen, ob der Gedanke auch so funktioniert, weil ich bei der deutschen Übersetzung im Exchange online auf die Nase gefallen bin und nicht alle Dropdown Auswahlen so funktionieren wie gedacht. Und seit neuestem kann man auch die Weiterleitung nach ex- und intern unterscheiden, was Auswirkung auf den SMTP Absender hat, der dann bei DATEV ankommt und freigeschaltet sein muss. Dazu gibt es noch umleiten. 

Müsste man sich einmal anschauen. User Postfach vs. freigegebenes Postfach vs. Lizenz nötig oder nicht. Wir wollen ja einen Workflow und Automatisierung bei möglichst wenig Kosten - #KeineMachtDemManuel 😉

Und wenn man M365 hat, kann man sich zu 105% was geiles mit der App Lens bauen 😎. #Ökosystem, dass funktioniert

[#9]

Danke für die Tipps, das gehe ich baldmöglichst an...😀

[#10]

Hallo @MoeWueMK, wäre der Wunsch für Sie damit erledigt?

[#11]

Hallo Frau Naßler, 

aus meiner Sicht nicht erledigt.

Es wäre schön wenn eigene administrierbare Rechte für die digitale Personalakte geschaffen werden:
- nur Upload

- Einsicht

Der Umweg ist zwar eine Lösung, aber deutlich komfortabler wäre die Steuerung über die Rechteverwaltung. 

Danke! 

---

---

[#12]

Analog zur Bank

- Überweisung vorbereiten 

- Bankkontoumsätze einsehen.

--> Ganz Klar dafür

[#13]

Einverstanden @MoeWueMK, dann lasse ich den Wunsch noch offen 🙂

Rein aus Interesse und ein bisschen Off-Topic: wünschen Sie sich die Administration dieser Funktionen (Sie sprachen von Funktionen innerhalb der Personalakte und Bank) in der Rechteverwaltung online, oder könnten Sie sich diese auch in DUO direkt vorstellen, wie wir das heute schon mit der Belegfreigabe online handhaben? 

[#14]

Ich denke die Rechteverwaltung wäre eher der Ort an dem ich das vermuten würde...

Aber grundsätzlich wäre es nur wichtig, dass dieses Recht administrierbar ist.

@jjunker : und natürlich auch die Möglichkeit nur einzelne Bankkonten und nicht alle auf einmal anzeigen zu lassen 😉

[#15]

@MoeWueMK ich habe Mal die Spatzen vom Dach pfeifen hören, dass prinzipiell so ziemlich Alles als Recht in der RVo angelegt werden kann. Da wird nur der Aufwand gescheut weil DUO ja seit ich damit arbeite auf eine neue technische Basis gestellt wird.🤯

Die neue technische Basis ist ausgerollt wenn wenn Sie im Vergleich zu anderen neueren Standards so modern ist wie das iPhone 1 gegenüber dem Samsung Galaxy S23.

Gut das erste iPhone ist leistungsfähiger als der aktuell verwendete Pentium90.

[#16]

---

@Nina_Naßler schrieb:

wünschen Sie sich die Administration dieser Funktionen [...] in der Rechteverwaltung online, oder könnten Sie sich diese auch in DUO direkt vorstellen, wie wir das heute schon mit der Belegfreigabe online handhaben?

---

Und was hat sich DATEV dabei gedacht? Wo will DATEV hin? Ist das jetzt ein Experiment und wenn wir uns alle wünschen, die Rechte sind bei B zu finden, schafft DATEV die Rechteverwaltung ab? Was passiert dann mit dem Rechteraum Management? 

Leute ... für mich sieht's so aus, als ob man in der RVo grundlegende Rechte vergeben kann und in der Anwendung (Belegfreigabe online) dann differenzierte Rechte bzw. Rechte zum Programm. Richtig? 

Und @Nina_Naßler nur mal so aus meinem Alltag: Wenn ich das Recht Belegfreigabe habe, was 0,01% unserer Mandanten nutzen, muss ich a) entweder aufpassen bei Belege online den Haken rauszunehmen, weil wenn der Haken einmal gesetzt war, andere DUO Funktionen (der Export?) gegen die Wand fahren (das hatten wir hier schon als Ursache ausgemacht in einem anderen Thread) oder b) nehme ich mir das Recht weg, kann ich selbst die Belegfreigabe bei etwaigen Problemen im Supportfall beim Mandanten / intern nicht mehr nutzen, weil ich erst gar nicht dahin komme, um z.B. bei einem Test auch die 🚮 Testbelege wieder zu löschen. 

Da ich öfter Belege online anlege als die Freigabe nutze, habe ich mir das Recht aus Vorsicht daher in der RVo weggenommen. Wenn ich jetzt Support leisten will, muss ich in der RVo erst den ✅ wieder setzen, den Browser neu starten bzw. einen "unbelasteten" Inkognito-Modus nutzen, der die Rechte der SmartCard zum Login nochmal frisch abfragt (weil ein F5 die Rechte nicht frisch abfragt (Cache)), kann dann in die Belegfreigabe und kann dann Support leisten. 

Aber wir sind damit sicher wieder die einzige Kanzlei 😖. Spaß macht das aber nicht. 

[#17]

@Nina_Naßler erst durch Daniel nehme ich sehenich das gerade. Rechte gehören an einem Ort gebündelt strukturiert dargestellt. Die ganze Sache wird eh komplex genug werden. Die Haken dann noch in den Anwendungen zu verteilen... 😳

[#18]

Rechte gehören an einem Ort gebündelt strukturiert dargestellt. Die ganze Sache wird eh komplex genug werden. Die Haken dann noch in den Anwendungen zu verteilen...

Das sehe ich anders. Wenn ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen bestimmte Funktionen nutzen soll (z. B. die Belegfreigabe), dann soll bitte der Mandant die Rechtevergabe selbst dafür vornehmen können, ohne gleich Administrator der gesamten RVo zu sein.

Ähnlich verhält es sich damit, wenn dann hoffentlich irgendwann die Möglichkeit bestehen sollte, Kassen und Bankverbindungen einzeln zu administrieren. Dann möchte ich keinen Anruf des Mandanten in der Kanzlei im Sinne von: Legen Sie mal eine Bankverbindung in den Stammdaten an und schalten Sie nur x und y dafür frei. Das soll bitte der Mandant selbst lösen können.

Und wenn dann auch noch die Einzeladministration von Belegtypen funktioniert - dann soll die Rechtvergabe bitte auch Aufgabe des Mandanten sein. Der Mandant ist einfach näher am Prozess.

[#19]

---

@eliansawatzki schrieb:

Das soll bitte der Mandant selbst lösen können.

---

Können wird er es dann. Macht er es auch? Weisen Sie als Kanzlei dann all solche Aufträge mit "mach doch selbst" ab? Da wäre ich ja mal gespannt und würde mich neben Sie setzen 🤓. Und bevor der Mandant am Ende was kaputt / falsch macht, mache ich es gleich lieber selbst mit 2 Klicks. Noch sind wir lange nicht da, dass alle Mandanten mit personio und Co. jonglieren können. Und selbst solche brauchen bei uns Unterstützung mit Teams, wenn die Kamera im Browser nicht geht und man FireFox nutzt, was sich nur so semi mit Teams versteht ... 

Mandanten können heute schon sehr viel selbst. Davon merke ich nicht immer was. Ist das für mich dann eine Erleichterung? Nö. Der Sums muss ja smart und effizient funktionieren. 

Hatten Sie nicht gesagt, dass nicht alle so sind wie ich? 😬 

---

@eliansawatzki schrieb:

Der Mandant ist einfach näher am Prozess.

---

Aber leider eben oftmals nicht im DATEV Kosmos unterwegs und wenn, ist er nicht mit lexOffice und Co. vergleichbar.  

[#20]

@eliansawatzki Das ist ein guter Einwand.

Dann plädiere ich dafür die Rechte an einem Ort zu speichern aber an zwei Stellen einstellbar zu machen.

Mandant bekommt in der RVo "Mandantenadminrechte" --> Freischalten von Bankkonten, Belegtypen,.... die "Schalter" dafür liegen in der jeweiligen Anwendung.

Es gibt aber mit Sicherheit Mandanten die es

- a nicht können

- b nicht machen wollen und bereit sind den Stundensatz zu zahlen.

- c es machen wollen aber nicht können....

Dann wäre es für die Kanzleiseite gut den ganzen Kram an einem Ort zu finden.

Wenn der Haken Mandantenadminrechte gesetzt ist werden die darunter liegenden Funktionen in der RVo ausgegraut dargestell (Infoansicht) und für den Mandanten eingeblendet. --> Vorteile aus beiden Vorgehensweisen vereint. 🙂

[#21]

vielen Dank für die vielen Antworten  🤗

Ich habe auch nicht daran gedacht, wirklich alle Rechte nach DUO umzuziehen.

Es geht tatsächlich in deine Richtung

@metalposaunist schrieb: 

Leute ... für mich sieht's so aus, als ob man in der RVo grundlegende Rechte vergeben kann und in der Anwendung (Belegfreigabe online) dann differenzierte Rechte bzw. Rechte zum Programm. Richtig? 

--> In der RVo werden über die Kanzlei alle Rechte vergeben, die der Mandant braucht, um in DUO loslegen zu können. Alle weitere Funktionen, die die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens in DUO steuern, werden in DUO administriert, also an den Unternehmer ausgelagert.