Einem Umsatz mehrere Belege zuordnen - Belegsummen addieren und anzeigen

Pappchinese · ‎08.07.2020

Als Unternehmer wünsche ich mir die Funktion einer Gesamtsumme für alle zu einem Umsatz zugeordneten Belegesummen. Zum einen ließe sich so schnell nachvollziehen, dass die Überweisung (wo ein Kunde mehrere Belege auf einmal gezahlt hat) auch wirklich vollständig und nicht gekürzt war. Zum anderen macht es den Ablauf auch angenehmer, denn wenn etwas nicht stimmt, belasse ich den Umsatz auf nicht geprüft und muss nachforschen warum die Leistung gekürzt wurde. Sollte sich dies aufklären kann ich den Umsatz immer noch auch geprüft stellen - oder ein Kollege, der ebenfalls mit Unternehmen Online arbeitet.

Quality-Tools · ‎21.01.2021

Das wäre extrem sinnvoll, da es im Zeitalter der Digitalisierung völlig ineffizient ist, mit dem Taschenrechner Summen von Rechnungen und Gutschriften manuell zu addieren, um zu prüfen, ob der überwiesene Betrag "passt"!
Es sollte programmiertechnisch außerdem extrem einfach sein, eine Summe anzuzeigen und idealerweise noch die (prozentuale) Abweichung zum Kontoauszug-Umsatz.

ManfredLener · ‎21.01.2021

Wahrscheinlich habe ich das Problem nicht verstanden, aber dafür sind doch die OPOS-Konten da, oder?

rene_doeppes1 · ‎22.01.2021

Ich habe das so verstanden, dass um die Zuordnung von Belegen zu einem Bankkontoumsatz in Bank online geht. Das funktioniert die Automatik nach meiner Erfahrung bereits sehr gut, sie ist bei Sammelüberweisungen oder größeren Abweichungen jedoch ausgehebelt. Deshalb fände ich eine Aufsummierung der manuell zugeordneten Belege auch recht sinnvoll. Die Möglichkeit der Weitergabe der Belege an die Fibu im Steuerbüro ist gerade bei 4/3 Rechner sehr vorteilhaft und würde so manche Lücke schließen.

ManfredLener · ‎22.01.2021

@rene_doeppes1

Moin,

aber niemand hat verboten auch die 4/3-Rechner über OPOS zu buchen...

Pappchinese · ‎22.01.2021

@ManfredLener

OPOS steht beim Mandanten aber nicht so zur Verfügung, wie es Unternehmen Online tut!
In Unternehmen Online kann ich selbst und jederzeit Umsätze zuordnen Zahlungen prüfen und Ergebnisse auswerten. Bei OPOS bin ich auf die Auswertung durch den Berater angewiesen, die ich erst mal abwarten muss.

Ein sauber geführtes Bankkonto (was die Zuordnung von Belegen angeht) erleichtert dem Berater auch die Buchhaltung, denn manchmal sind die zugrunde liegenden Sachverhalte dem Berater nicht bekannt und es muss nachgefragt werden. Die Zuordnung von Belegen, die "integrierte" Prüfung der Summe und das befüllen Kommentarfeldes ermöglichen weiteren Mitarbeitern beim Mandant auch im System zu arbeiten und zu verstehen wie der Stand der Dinge ist. Darüber hinaus kann auf der Unternehmensseite der Umsatz auf geprüft gestellt werden, selbst wenn die Summe unstimmig ist - mit einem entsprechenden Kommentar könnte der Berater dann auch das OPOS Konto nach diesen Vorgaben korrigieren! Oder auf OPOS Verzichten und einfach entsprechend dem Kommentar buchen.

Quality-Tools · ‎30.01.2021

Für uns geht es rein um die "Unternehmens-Seite", nicht um die "Berater-Seite".

In Unternehmen online werden die meisten Belege automatisch zugeordnet. Das funktioniert nach unserer Erfahrung gut, aber in einigen Fällen üblicherweise nicht, nämlich dann, wenn mehrere Rechnungen mit einer Zahlung bezahlt werden und/oder Gutschriften oder sonstige Beträge verrechnet werden. In diesen Fällen müssen alle Belege manuell zugeordnet werden und hierfür wäre diese Summenanzeige der zugeordneten Belege sehr sinnvoll. Weil nur so kann effizient ermittelt werden, ob

-alle Belege korrekt zugeordnet wurden (und somit Rückfragen seitens des Beraters später vermieden werden)

-der korrekte Betrag überwiesen wurde (und ggfs. eine Klärung mit dem Auftraggeber eingeleitet werden muss)

-der Umsatz als geprüft markiert werden kann

Aktuell verwenden wir hierfür einen Taschenrechner, was leider extrem ineffizient ist, insbesondere weil alle notwendigen Daten in Unternehmen Online bereits vorhanden sind, und lediglich die Summe der zugeordneten Belege angezeigt werden müsste.

Dass irgendwann (in der Regel Tage oder Wochen später) auf Beraterseite in OPOS oder anderweitig Unstimmigkeiten festgestellt werden, ist nicht wirklich praxistauglich.

MEssigkrug · ‎11.08.2021

Hallo Zusammen,

wir haben in unserer Kanzlei mehrere Mandanten die an einen Kontoumsatz z.T. sehr viele Belege anhängen (z.B. Kreditkartenabrechnung, Amazon auf Rechnung etc.) dabei kommt es leider häufig vor, dass der Mandant einen Beleg vergisst oder zuviel anhängt.

Hier könnte doch eine einfache Abstimmsumme im Programm helfen. Der Betrag des Kontoumsatzes ist ja bekannt, ebenso die Beträge der angehängten Belege. Das Programm müsste die Daten nur abgleichen. Ich denke das wäre eine große Hilfe für die Anwender.

jjunker · ‎11.08.2021

Das ist durch Erziehung der Mandanten zu lösen. Für beide Seiten dann einfacher.

Der Mandant soll die Belege aus DUO via Bank online bezahlen. Dann sind es lauter Einzelbuchungen mit angehängtem Beleg.

Die Kreditkartenbelege muss man OPOS machen. Zumindest nach unserer Erfahrung. Mandant lädt laufend alle KK Belege via Smartphone/Upload Mail hoch in den Belegtyp "KK A.Mustermann 1234" (letzte vier Ziffern der Kreditkartenummer)

"KK Verrechnungskonto 1234 AM an Aufwand" später "Bank an KK Verrechnungskonto" an den Bankumsätz hängt der Mandant dann die Kreditkartenabrechnung. Wenn Belege gefehlt haben geht sich das Verrechnungskonto nicht aus. RM an Mandant Zeitaufwand wie 3370 auf die Rechnung.

Gleiches vorgehen mit Amazon auf Rechnung.

a_sperber · ‎14.08.2021

@MEssigkrug die Idee mit der Abstimmsumme unterstütze ich, da es aus meiner Sicht nicht nur bei Sammelzahlungen dem Mandanten bei der Zuordnung helfen würde, schließlich würde so auch bei einem einzelnen Beleg erkannt werden, wenn z.B. die Mobilfunkrechnung vom falschen Monat angehängt ist auf der noch zusätzliche Gebühren vorhanden waren und deshalb um einen Betrag x abweicht vom Umsatz im aktuellen Monat.

@jjunker die Mandanten zu erziehen schadet nie, aber leider gibt es auch Konstellationen bei denen der Mandant nur bedingt Einfluss hat, z.B. bei einer Sammelzahlung eines Kunden. Bei Kreditkartenabrechnungen habe ich in einigen Fällen eine Kasse angelegt ohne Minusprüfung und kann dadurch dem Mandanten ermöglichen die Belege selbst über Kassenbewegungen zuzuordnen. Geht beim Verbuchen super schnell und der Mandant hat in der Belegansicht nicht lauter offene Rechnungen stehen bzw. muss diese manuell auf bezahlt setzen. Hinzu kommt, dass der Mandant einen Abgleich mit der Kreditkartenabrechnungen machen kann und hierdurch leicht erkennen kann, ob er alle Belege hochgeladen hat, was ihm bei der OPOS-Variante nur gelingt, wenn er in der Belegliste an einigen Filtern rumspielt und alle Belege bearbeitet wurden.

Pappchinese · ‎08.11.2021

Hallo,

ich hatte schon vor einiger Zeit einen ähnlichen Vorschlag gemacht. Leider konnte ich bisher nur 23 Stimmen dafür sammeln. Vielleicht hilft es, wenn sich alle von hier ebenfalls dort beteiligen.

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/Einem-Umsatz-mehrere-Belege-zuordnen-Belegsummen-addieren-und/idi-p/162256