Duplikat- Erkennung bereits in UO

[#1]

Wie oft passiert es, daß Mandanten Belege doppelt nach UO hochladen?

Das schlägt beim Buchen auf, mit "Beleg ist bereits gebucht".

ich wünsche mit eine Möglichkeit, den Posteingang per Knopfdruck nach Duplikaten abzusuchen, um diese dann zu heften.

Kriterien: die gleichen, die auch in ReWe funktionieren. Wenn Lieferant, Belegnummer, Betrag und Datum identisch sind, dann bitte die Belege heften. 

nebenbei könnte man damit auch das lausige Problem abfangen, daß oftmals die Seite II als separater Beleg gescannt wurde.

Folgender Workflow macht Sinn:

• Mandant läd Belege nach UO
• Mandant oder Kanzlei klickt auf "Duplikate heften"
• Dann wird unfallfrei gebucht.

aktueller Workflow:

• Mandant läd Belege nach UO (Seite 1 & Seite 2 einer Rechnung als separate PDF)
• Kanzlei: Nachdem die Seite II des Beleges gebucht wurde kommt die Meldung beim nächsten Beleg (Seite1): "Beleg bereits gebucht".
• Frage an den Programm- Designer: 
  Wie kann ich diese Seite 1 mit wenigen Klicks, und ohne die Buchhaltung zu verlassen an den Buchungssatz eine Positionen vorher im Stapel anheften? Ein weg- Löschen kommt natürlich nicht in Frage.

Warum ich schreibe? Weil unser guter Mandant wieder einmal alles mehrfach gescannt und nach UO hochgeladen hatte, da es wohl temporäre Probleme mit seinem Login gab.

[#2]

Hallo @martinkolberg, warum möchten Sie die Duplikate heften und nicht in den Papierkorb schieben/vernichten?

[#3]

Grüß Gott Frau Naßler,

Stellen Sie sich vor, unser Mandant würde uns einen normalen Buchhaltungsordner geben, und wir kämen auf die Idee, Belegkopien in den Reißwolf zu schieben.

Nein, es ist ein absolutes NoGo, Belege, die der Mandant digitalisierte, der Vernichtung zuzuführen.

Oftmals ist es nicht ein identischer Beleg, sondern dem automatisch per email geladene Beleg wird dann noch der auf Papier gedruckte und mit Bemerkungen versehene Beleg nachgereicht.

Auch wenn der Mandant durch Eigenverschulden alles doppelt nach UO hochlud, verbietet die Verfahrensdokumentation uns als Kanzlei, zum Reißwolf zu greifen. Mit Leerung des Papierkorbes würde auch die Dokumenten- Historie weg fallen.

Das Beste ist, wenn alle Seiten, die den Beleg betreffen geheftet werden, um mit den Buchungssatz zu verknüpfen.

Dazu gehört auch ein Lieferschein und vielleicht sogar die 3 - Wochen später eintrudelnde Mahnung.

- Automatisches Heften von Duplikaten

- Nachträgliches Anheften von Mahnungen, und anderer Korrespondenz an gebuchte Belege

- andres Thema: Erkennen, wenn unterschiedliche Rechnungen vom Mandanten in eine mehrseitige Datei gescannt wurden. (eine KI sollte das können)

[#4]

---

Auch wenn der Mandant durch Eigenverschulden alles doppelt nach UO hochlud, verbietet die Verfahrensdokumentation uns als Kanzlei, zum Reißwolf zu greifen.

Hmmm... Das erste was Sie vermutlich durch den Reißwolf jagen können, ist die Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt ja eigentlich den "Ist-Prozess" des Belegdurchlaufes vom Eingang bis zur Vernichtung der Belege nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Und dieser Prozess muss dann auch vom Mandanten gelebt werden. Wenn es dabei regelmäßig, wie von Ihnen beschrieben, schon an so simplen Dingen wie der Vermeidung von doppelten Ablagen von Belegen auf Mandantenseite scheitert, hat die Verfahrensdokumentation selbst nur den Wert eines Pseudo-Dokumentes. 

[#5]

Hallo @martinkolberg, 

mhmm... um ehrlich zu sein kenne ich keinen Grund, einen doppelt hochgeladenen Beleg dauerhaft aufzubewahren🤔  Wir haben den Posteingang in Belege online so definiert, dass Sie die Belege aus dem Posteingang jederzeit wieder löschen können. Erst wenn der Beleg mit dem Buchungssatz verknüpft oder in einem Ordner abgelegt ist, befinden Sie sich im fachlichen Buchführungskontext und dann ist das Löschen nicht mehr so einfach möglich (dafür haben wir die Sonderrechte, die es erlauben, auch gebuchte Belege zu löschen. Sonderrechte besitzt aber nicht jeder, womit nur ein eingeschränkter und berechtigter Personenkreis das Löschen veranlassen kann).

Ich verstehe Ihr Argument, einen Lieferschein an die Rechnung zu heften. Und genauso sinnvoll sehe ich es, falls Ihr Mandant auf der Rechnung noch Notizen ergänzt hat, diese an die Rechnung dranzuheften, denn dann stellt es für mich eine weitere Version der Rechnung dar und kein Duplikat.

Wenn sie sich ein komfortable Lösung im Umgang mit Duplikaten wünschen, stimmen Sie hier ab: https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/Dubletten-pr%C3%BCfen-beim-Hochladen/idi-p/124043

[#6]

Aktuelles Problem:

Beim Mandanten hat es ein technisches oder organisatorisches Problem gegeben, so daß viele September- Belege nochmals gescannt und per Belegtransfer nach UO hochgeladen wurden. 

Der September wurde bereits letzten Monat gebucht, insbes. die per Email-Upload übertragenen sauberen PDF.

Bitte überprüfen Sei den Workflow des Buchens.

Dualscreen:
- Mein Blick auf dem rechten Bildschirm = Beleg
- Vorlauf Oktober

- Wenn jetzt ein alter Beleg kommt, dann korrigiere, vervollständige ich die Buchung und dann...
- "diese Buchung wurde bereits erfaßt"... 
-> OK und dann GU. Sonst würde ich ja meine Arbeit wegschmeißen.

Anforderung:

Eine Duplikats Kennung und Hinweis erfolgt bevor ich die Buchung erfasse.
Vielleicht kann da sogar ein neuer Ampel- Typ eingeführt werden.

Es muß ein Workflow möglich sein, daß mich ReWe vor der Buchung darüber informiert, daß ich eine Belegkopie buchen möchte.

Danke für die Beschäftigung mit dem Thema.