Anlage Ablageordner automatisieren inkl. Gültigkeitszeitraum

[#1]

Hallo Community,

als Admin möchte ich es bei der Anlage der Jahresregister (der in der Kanzlei verwendeten Standardregister, wegen  Quartal, Monat,...) etwas einfacher haben.

Aktueller "Prozess" ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

1) Mandant öffnen

2) Anwendung Belege öffnen

3) den Baum links öffnen

4) den Ordner Buchführung öffnen

5) den neuen Unterordner anlegen 5.1 Name eintippen

                                                         5.2 Begin Gültigkeitszeitraum

                                                         5.3 Ende Gültigkeitszeitraum

                                                         5.4 ggf. Registername ändern (oder Standardregister lassen)

6) Fenster mit speichern schließen

7) den Ordner Lohn öffnen

😎den neuen Unterordner anlegen 8.1 - 8.4 analog 5.1 - 5.4

9) Fenster mit speichern schließen

10) Falls letzter Mandant bist du fertig sonst beginne wieder bei 1) via Mandant wechseln.

Die Schleife (Klickerrei) wiederholt man mit allen Mandanten die DUO und/oder die digitale Personalakte haben.

Bei uns hält sich die Anzahl noch in Grenzen --> bin nur einen Vormittag damit beschäftigt. Wenn man nun einige 100 Mandate hat. Na Prost Mahlzeit.

Ja ich höre schon das soll nicht der Admin machen sondern die zuständige Sachbearbeiterin.

Gegenfrage soll die nicht einfach ihrer Arbeit nachgehen in der sie gut ist? Buchführung zum Beispiel.

Daher meine Bitte bei der nächsten Generation von DUO die Anlage Mandantenübergreifend via ein Klick oder gleich automatisiert zu ermöglichen.

Am 31.12.203X (vorher wird es kein neues DUO geben befürchte ich) legt das System in der Gruppe Standardmandate die neuen Jahresordner (Quartals, Monats ...) für Lohn und FiBu automatisch an.

In der Gruppe "individual Ordnerstruktur" wird der Vorschlag unterbreitet die Ordnerstruktur aus dem Vorjahr zu übernehmen.

Man könnte auch einfach generell die Ordnerstruktur aus dem Vorjahr übernehmen. Dann muss man da nur noch ran wenn sich beim Mandanten grundlegend etwas ändert. 🤔

Aktuell ist es kein Workflow sondern ein Desaster. Ich brauche für die Anlage aller Ordner (alle zwei Jahre damit erspart man sich eine Menge Klicks) 3,0 Stunden. 1,5 * Anzahl der Kanzleien nur in unserer Größe = Y Stunden die auf Grund dieser schwachsinnigen Kleckerei verloren gehen. An anderer Stelle V+V kämpft man lange dafür, dass die Übernahme der Vorjahreswerte endlich rausfliegt und da wo es sinnvoll wäre grüßt uns der Freund Manuel mal wieder.

[#2]

Danke, Danke, Danke🙏

Diese Ordner anzulegen ist das schlimmste im Jahr🤣

[#3]

Bitte nicht selbst zum "Manuel" machen:

@DATEV: Leider fehlt die Möglichkeit einen Gültigkeitszeitraum einzugeben.

[#4]

Genau das ist ja das Problem.

Mit einem neuen Ordner angelegt über Rewe kann man den Gültigkeitszeitraum nicht einschränken.

Ich bin ja tendenziell ein Freund von flachen Sortier-/Ablagestrukturen und automatischer Suche bei ordentlicher Verschlagwortung. Aber Jahresweise sollte man den "Belegberg" schon abgrenzen/strukturieren.

Aus DUO geöffnet

Über ReWe geöffnet.

Warum zwei verschiedene Masken? Achja die eine wurde im Silo ReWe programmiert die andere im Silo DUO. 🙄

Was ist denn wenn man einen Ordner über KaReWe angelegt der Defaultwert für die Gültigkeit? Wahrscheinlich keine Eingrenzung. Die Kollegen wussten wohl nichts von der Möglichkeit die Gültigkeit zu begrenzen.

[#5]

Damit wird der Mandant zu einem echt schicken und intuitiv zu bedienendem Dialogfeld/Bot geführt. 👍

Das ist das Paradebeispiel dafür was falsch läuft.

Der Bot soll den Mandanten befähigen dem Berater die Arbeit unseres Freunds Manuel abzunehmen.

Mein Verständnis von Digitalisierung ist es eigentlich den Freund Manuel in den Urlaub zu schicken.

Die Idee ist vielleicht völlig verrückt aber in dem Fall hier möglich. Nichts gegen die Leute welche den Bot gefüttert haben. Gute Arbeit. Fragen sind verständlich, Design gut,... kurz TOP.

Nur völlig am Ziel vorbei.🙄 Den Aufwand den Bot zu füttern, zu designen,.... monetär in eine Entwicklerstelle gesteckt und Manuel wäre an dieser Stelle weitestgehend beurlaubt.

[#6]

Hallo @jjunker, 

ich habe den Titel der Idee angepasst und hoffe, den Kern Ihres Wunsches damit getroffen zu haben?

Es soll entweder die Möglichkeit geben, dass man aus Rechnungswesen heraus eine Gültigkeit beim Ablageordner vergeben kann oder die Ordnerablage aus dem Vorjahr automatisch für das aktuelle Jahr übernommen wird. 

[#7]

Hallo @Nina_Naßler ,

die Gültigkeit im KaReWe einzugeben wäre ja nur ein weiterer Weg den man manuell dann zwar zu Ende gehen kann aber am Ziel vorbei. Digital = Routinearbeit automatisieren. Alles was regelmäßig anfällt und keinen hohen IQ braucht kann auch durch stupide Logiken in Software Algorithmen übernommen werden. 😇

Danke für anpassen des Titels.

Grüße Jjunker