Kanzlei benachrichtigen - Funktion versteckt in de... - DATEV-Community - 364457
Im verlinkten Beitrag habe ich bereits meinem Unmut freien Lauf gelassen, über die Umgestaltung der Kanzleibenachrichtigungsfunktion und gestern hatte mich wieder ein Mandant (selbst. Bauingenieur) auf diesen Misstand angesprochen.
Kurz wiederholt: Die Funktion "Kanzlei benachrichtigen" befindet sich nun im Rolldown-Menü der Jahreswechsel-Auswahl, wenn man sich bereits in ein Jahr eingewählt hat. Nur dieser Umweg führt zur Kanzleibenachrichtigung.
So mancher Mandant stochert ein wenig in der trüben "Meine Steuern - Suppe" herum und findet die Funktion "Nachrichten", freut sich und testet dies und freut sich noch mehr, wenn er Antwort bekommt.
Diese beinhaltet auch den Hinweis, dass "Nachrichten" lediglich bei uns in der Testphase sind, weil das Anwendungsumfeld aktuell nur eingeschränkt nutzbar ist.
In Nachrichten ist es nicht möglich Anhänge mit zu versenden und das ist SEHR GUT ! Warum ? Später.
Nun haben wir also das Problem, dass "Kanzlei benachrichtigen" wahrscheinlich lediglich wieder eine signaturlose Konserven-Mail auslöst, die im schlechtesten Fall als Spam überlesen oder gelöscht wird.
"Nachrichten" fristet also wie "Kanzlei benachrichtigen" ein Schattendasein, obwohl es so einfach wäre beide Funktionen synergetisch zu pushen.
"Kanzlei benachrichtigen" löst ja nur eine einfach Mail aus, die nirgends protokolliert wird; außer im eigenen Mail-Programm.
Insofern kein Mehrwert zu einer anständigen E-Mail; im Gegenteil.
"Nachrichten" wird kaum genutzt, weil der Funktionsumfang eingeschränkt ist. Keine Anhänge, keine Sendung von Links und unbedingt sollte "Enter" einen neuen Absatz beginnen und nicht die Nachricht versenden, wie das im üblichen Gebrauch ist.
Insofern auch kein Mehrwert zu einer anständigen E-Mail; im Gegenteil.
Vorschlag:
Zunächst wird die Funktion "Kanzlei benachrichtigen" ersatzlos gelöscht.
An deren Stelle tritt "Nachrichten" und könnte bspw. so
platziert werden oder wie es eben technisch, optisch am sinnvollsten und am benutzerfreundlichsten ist.
"Nachrichten" wird auch in Unternehmen online OFFEN (nicht nur unter Anwendungen) bspw. da platziert
Wir erzielen damit eine deutlich höhere Nutzerreichweite, weil es einfach "bequemer" ist, kurz die Kanzlei aus der Anwendung heraus zu benachrichtigen und wir haben ein Protokoll der Korresponzenz (!), was beiden Seiten Sicherheit bringt.
Die Funktion Nachrichten würde endlich aus Ihrem Dornröschenschlaf aufwachen und beide Seiten hätten eine valide Kommunikationsplattform für ALLES im Verhältnis Mandant - Kanzlei.
Mandant lädt bspw. ein Schreiben vom Finanzamt nach Meine Steuern und teilt mit, dass ein Schreiben in Meine Steuern hochgeladen wurde; sinngemäß bspw. ein fehlender Beleg für UO.
Insofern ist es auch dienlich, dass in "Nachrichten" selbst keine Anhänge möglich sind, damit die Dokumente direkt in der jeweiligen Anwendung MSt, DUO, DigPersAkte und später ggf. Weitere landen.
Die "Nachrichtfunktion" selbst dient also nur der "Funktion Nachricht", aber nicht als Träger von Anhängen.
Kanzlei bearbeitet das und sofern Dokumenten-Post an den Mandanten (auch zur Kenntnis) erfolgt, wird diese im Posteingang abgelegt und eine kurze Nachricht verfasst, die wiederum in den Nachrichten protokolliert bleibt; beides hat, im besten Fall, ein korrespondierendes Datum.
Ignoriert der Mandant die Hinweis-E-Mail, dass neue Nachrichten im Portal für ihn vorhanden sind, bekommt er automatisch eine Woche später, eine Erinnerungs-E-Mail und das geht so lange, bis er sich einloggt und die Nachricht zumindest "registriert", also anklickt (Zwang zur Kenntnisnahme).
Ob er sie tatsächlich liest ist seine Sache, aber die Kanzlei ist zumindest haftungsrechtlich entlastet.
Das Datum der Ablage und das Datum einer Nachricht kann u.U. ein sehr hohes Gewicht bei späteren Streitfragen haben.
Man könnte auch, bei den jeweiligen Bereistellungen durch Mandant oder Kanzlei, ein Pop-up integrieren, welches dann fragt "Kanzlei benachrichtigen" bzw. "Mandant beanchrichtigen" und bei "JA" das "Nachrichtenfeld" des Chats mit dem Mandanten geöffnet wird, um dort weitere Hinweise zu posten.
Selbstredend erhält der jeweilige Adressat eine E-Mail, dass eine neue Nachricht eingegangen ist, mit einem direkten Link ins Nachrichtenportal.
Möglichst ist dieses Modell stringent für alle Online-Anwendungen entsprechend zu gestalten, sodaß sich "Nachrichten" schon förmlich dem Anwender, auf Grund seiner Praktikablität aufdrängt und der bequemste Weg wird, sich mit der Kanzlei auszutauschen.
In "MyDATEV" oder "MyKanzlei" gibt es auch den Button
oben rechts, der suggeriert, dass neue "Mitteilungen" da wären. Klickt man jedoch darauf, wird man zwar nach "Mitteilungen" geleitet, von wo aus man sich aber wieder manuell nach "Nachrichten" weiterklicken muss, was doch unnötig ist; natürlich kann man das Nachrichten-Widget aktivieren, was jedoch auch nur einen weitere Klick zu Nachrichten erfordert.
Also: Warum nennt man dann "Mitteilungen" nicht gleich "Nachrichten" und man blendet das Glockensymbol vor dem Button "Nachrichten" (siehe oben auch bei Meine Steuern, UO etc.) dann ein, wenn neue Nachrichten da sind ?!
Sichtbar nur für den jeweiligen Adressaten (Mandant oder Kanzlei). Klickt man dann auf die Glocke, auf Nachrichten oder auf Beides, wird man in die Nachrichten geleitet.
In "Nachrichten" MUSS natürlich auch ein direkter Link in die jeweilige Anwendung platziert werden; in den "Anwendungen" bei "Nachrichten" ist es zwar möglich "Meine Steuern" zu wählen, aber Unternehmen online nicht ! Insbesondere sollten die Links direkt offen ersichtlich sein, nicht erst im Untermenü "Anwendungen", damit bei einem Hinweis auf die jeweilige Anwendung auch gleich ohne Suchen ein Link präsent ist.
Insgesamt hätte man mit dem beschriebenen Ablauf ganz nebenbei auch jegliche datenschutzrechtliche Bedenken bezuglich einer E-Mail-Korrespondenz vom Tisch, weil man sich komplett im geschützten Raum bewegt.
Wir würden mit Sicherheit eine breitere Masse unserer Mandanten mit einer homogenen Kommunikationsmöglichkeit erreichen.
Im Moment ist der Eindruck omnipräsent, dass jemand an "Nachrichten" arbeitet, wieder ein anderes Team an "Meine Steuer" und wieder andere an "Unternehmen online" usw., aber die einzelnen Teams isoliert und fokussiert auf ihr eigenes Produkt beschränkt sind.
Diese Philosophie aktuell wird die Produkte nicht in der Breite an den Markt, den Anwender oder die Kanzleien bringen können !
Arbeitet wenigstens in diesen übergreifenden Schlüsselpositionen unbedingt zusammen !!!
Wie sagt Olaf Schubert immer: "Jetzt wisst ihr Bescheid. Macht was draus, was is eure Sache, ich kann mich ja nich um alles kümmern." 😂
Hallo Community,
an dieser Stelle würden wir gerne ein kurzes Update zur Funktion "Kanzlei benachrichtigen" geben.
Die Funktion wurde auf die neue Komponente "MyDATEV Mitteilungen" umgestellt. Dadurch ergeben sich folgende Verbesserungen.
- Alle Mandant:innen können künftig die Funktion Kanzlei benachrichtigen nutzen. Es ist keine vorherige Administration, Anlage von Kontakten o. ä. mehr notwendig.
- Berechtigte Mitarbeiter:innen in der Kanzlei werden per Benachrichtigung in der Oberfläche von MyDATEV oder per E-Mail über neu abgeschlossene Steuerjahre informiert. Um unerwünschte E-Mails zu vermeiden, ist eine explizite Aktivierung erforderlich (siehe Hilfe-Dokument 1024098).
- Die Funktion ist künftig nicht mehr unter der Auswahl der Steuerjahre zu finden sondern über die Seitennavigation im Bereich "Steuerjahr abschließen" direkt aufrufbar.
Wenn Sie als Kanzlei-Mitarbeiter:in bisher die E-Mail-Benachrichtigung über MyDATEV Nachrichten genutzt haben, beachten Sie bitte, dass Sie die E-Mail-Benachrichtigung über MyDATEV Mitteilungen erneut aktivieren müssen.
Der Status der Idea wird daher auf "Umgesetzt" aktualisiert.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden DATEV Hilfe-Center Dokumenten:
- DATEV Meine Steuern: Kanzlei über Vollständigkeit der Dokumente benachrichtigen - DATEV Hilfe-Center
- MyDATEV Mitteilungen konfigurieren - DATEV Hilfe-Center
Viele Grüße aus Nürnberg,
Jennifer Karl
Bin echt positiv überrascht, wie das aussieht, wenn auch die Erklärung und der Bescheid mit dem richtigen Ablageinformationen im Posteingang gespeichert sind:
Die Benachrichtigungsfunktion "Startsignal geben) muss ich noch testen (hier wurden wir noch die alte Funktion über "Nachrichten" benachrichtig).
Danke
Hallo Frau @Jennifer_Karl
wenn ich es richtig sehe ist die jetzige Benachrichtigung über die Plattformanwendung "Mitteilung" das krasse Gegenteil von der bisherigen Benachrichtigung über die Plattformanwendung "Nachrichten" (vom einem Extrem zum anderen Extrem):
- Benachrichtigung über "Nachrichten" bisher: 1:1
- Benachrichtigung über "Mitteilung" neu: 1:n
D. h., bei der alten Variante hat nur der "eingestellte" Mitarbeiter eine Information bekommen und bei der neuen Variante erhalten nun alle unsere 40 Mitarbeiter die Information (mir ist bekannt, dass dies über die Rechtverwaltung auch anders mit viel Aufwand einstellbar wäre), obwohl nur ein Mitarbeiter zuständig ist.
Ich brauche eine Benachrichtigung, die (work-flow-orientiert):
- den zuständigen Mitarbeiter benachrichtigt
- die nach einer festzulegenden Zeitspanne nach dem Nichtlesen der Benachrichtigung den Mandatsverantwortlichen benachrichtigt
- die nach einer weiteren festzulegenden Zeitspanne nach dem Nichtlesen der Benachrichtigung eine zentrale Stelle (bei uns die Orga-Abteilung) benachrichtigt
Was braucht Ihr dafür (alles eigene Wortschöpfungen):
- DATEV Synchro: Datensynchronisation der Stammdaten zwischen DATEV Plattformanwendungen und On-Premises
- alle Stammdaten
- alle Personendaten/Adressaten
- alle Auftragsdaten
- Ordner, Fächer und Knigge der DMS
Damit die Auftragsdaten auch auf der Plattform vorhanden sind und Ihr in Abhängigkeit der Einstellungen im Auftrag den oder die zuständigen Mitarbeiter erkennen könnt und auch den Mandatsverantwortlichen.
"Daten sind das neue Öl!" Ich kann einfach nicht verstehen, dass es DATEV Synchro nicht schon seit der ersten Plattformversion gibt. Ohne Daten sind Eure Plattformprogramme nur "Spielsandkästen" und werden nie "erwachsene Anwendungen! werden! Hier müsst ihr schnell handeln, damit Ihr nicht das Nokia der Steuerberater werdet.
- DATEV Status (jede Information in den neuen Plattformen benötigt einen sinnvollen individualisierbaren Status)
Damit Ihr erkennen könnt, ob eine Benachrichtigung von einem Mitarbeiter gelesen wurde.
- DATEV Workflows (ähnlich wie hier: DMS neu jetziger mini-work-flow ausbauen zu "DATEV Workflows" oder hier: Rechnungsfreigabeprozess / Belegfreigabe)
Damit Ihr (wir) in Abhängigkeit die weiteren Personen benachrichtigen könnt
So lange wie Ihr obige Basisanwendungen nicht umgesetzt habt, würde ich mir wünschen, dass Ihr bei den Kollegen vom Mandantendialog (MaDi) vorbei schaut, dort gibt es bei jedem Mandanten folgendes Feld:
Zusätzlich gibt es auch ein Feld "gelesen".
Und nur der Mitarbeiter, der bei seinen Mandanten (leider unnötiger weise, da Ihr Eurer eigenes "Öl" d. h. die Daten nicht sinnvoll verwendet) diesen Haken setzt, wird über DATEV Mitteilungen informiert.
Gruß Ralf Blum