Jahreszugehörigkeit der Belege

[#1]

Als Azubi zum Steuerfachangestellten möchte, dass wenn man die Belege in der Kanzleiübersicht schon im Vorhinein in das entsprechende Jahr hinzufügt, dass diese auch im Steuerprogramm bei den digitalen Belegen als steuerrelevant in diesem Jahr vorbelegt wird.

Man muss für jeden Beleg das entsprechende Jahr immer nochmal festlegen, was die Sortierung in der Kanzleiansicht praktisch irrelevant macht.

Wenn die Belege somit direkt zum entsprechenden Jahr vorbelegt werden, wird das Belege buchen viel übersichtiger und man macht sich nicht doppelte Arbeit bzw. muss erstmal die Belege für sein Bearbeitungsjahr raussuchen.

[#2]

Setzt voraus, dass jemand mit Sachverstand die Belege hochlädt. Bei unseren Testmandaten für meine Steuern waren die Belege oft im falschen Jahr abgelegt. Wenn es dann vorbelegt wird ist das eine pot. Fehlerquelle.

Top, dass man sich als Azubi Gedanken zu seinem Arbeitsablauf macht. 👍 

[#3]

@jjunker 

Ja das stimmt.

Wenn die Mandanten das nicht selber hinbekommen, die Belege in das richtige Jahr zu laden, ist das natürlich schlecht.

Aber dafür würde man theoretisch auch eine Lösung finden, in dem man ein Feld hinzufügt. (wie zum Beispiel "Mandantenunterlagen" o.ä.)

Der Mandant hat dann nur die Rechte dort Belege hochzuladen und wir sortieren diese dann zu dem entsprechenden Jahr.

Und bei Mandanten, bei denen man weiß, dass diese die Belege in das richtige Jahr hochladen, kann man die Rechte für die richtigen Ordner lassen.

[#4]

@MarcP Zu kurz gedacht. Wie gesagt ich finde es super sich als Auszubildender über die Abläufe in seinem Ausbildungsbetrieb Gedanken zu machen. Daher auch gerne meine Zeit für eine Diskussion.

Mit dem von dir vorgeschlagenen Prinzip wären wir dann bei der digitalen Schuhschachtel. Damit wird der Mandant verleitet "Ich werfe alles was ich habe da rein, sortieren tut es ja die Steuerberaterin" 👎

Das wäre genau der gegenteilige Effekt den man erreichen möchte, In Papierform möchte man ja auch einen Ordner mit logischen Unterstrukturen haben. Digital nehmen wir dann alles bunt gemischt? Damit würde man Jahre der Erziehungsarbeit am Mandanten kaputt machen.  

Einen Versuch gebe ich noch bevor ich meinen Umsetzungsvorschlag zu deiner guten Idee hier kund tue.

Tipp: "Think out of the box"

---

[#5]

@jjunkerdirekt im Ausbildermodus 😂😂😂

[#6]

@jjunker 

Dann bin ich mal auf den Vorschlag gespannt.

Ich habe nämlich keine Idee mehr.

[#7]

@taniafiwi He ein junger Mann in Ausbildung meldet sich im der Community des Softwarehauses seines Arbeitgebers an und hat den Schneid eine eigene IDEA zu posten. Also salopp gesagt: Er hat A... in der Hose. Für so jemanden nimmt man sich gerne Zeit. 🤗

[#8]

@MarcP Die Vorbelegung ist dein Ziel. Absolut sinnvoll weil es eine Zumutung ist jemanden den ganzen Sums manuell sortieren zu lassen.

Mein Vorschlag ist relativ abstrakt aber @ManfredLener wird mir zustimmen. Eine Differenzierung der Jahreszugehörigkeit wäre bei 75 % der ESt Belege auch mit heutigem Stand der Technik treffsicher möglich. Warum muss sich jemand (Kanzlei oder Mandant) einen Kopf darum machen welches Jahr der Sums betrifft. Abwerfen und 3 von 4 Belegen werden automatisch dem Jahr zugeordnet. Die anderen 25 % Sortiert die Kanzlei zu und sorgt somit dafür, dass die OCR im Hintergrund lernt. In 3 bis vier Jahren hätten wir eine Trefferquote, nur die Jahreszugehörigkeit, von größer 90%.

Das müsste jetzt angestoßen werden. Andere, Konkurrenten der DATEV, arbeiten mit Sicherheit an solchen Dingen. Nur unser lahmer Verein verschläft mal wieder eine Entwicklung.

Wie man die Idee jetzt zeitnah umgesetzt kriegt:

Die Vorbelegung erfolgt tatsächlich wie von dir vorgeschlagen nach dem Jahr in dem es hochgeladen wurde.

Es gibt in der Regel drei Formen von Fehlern bei der Sortierung:

- Der Mandant packt konsequent alles ins falsche Jahr. EST 2020 wird in 2021 gepackt. --> Alle Belege verschieben

- Der Mandant wirft einen einzelnen Beleg falsch ab. Die falsche "Vorbelegung" des Feldes Jahr gibt es schon heute in Papierform, auch da rutscht mal ein Beleg dazwischen der das falsche Jahr betrifft. Das ist Sache des Steuerfachangestellten dies bei der Verarbeitung der Infos zu bemerken. Wie heute auch schon.

- Der Mandant ist ein analoges Schuhschachtel Mandat. Da besteht der Gedankenfehler kanzleiseitig. Ein analoger Chaot ist digital selten ein Musterknabe an Ordnung. Und digitale Unordnung ist schlimmer als analoge Unordnung. Zumindest so lange bis die Texterkennung das Sortieren übernimmt.

"Erziehungsarbeit"

Gerade für dich als Auszubildender in der Zeiterfassung den Sortieraufwand separat erfassen.

Dann hat die Chefin die Möglichkeit diesen auch separat abzurechnen. Der Mandant ruft dann schon an "die Rechnung ist zu teuer" Chefin "Wir haben Ihnen Ihre Unterlagen ja sortiert zurück geschickt, bitte Sortieren Sie die Unterlagen für das nächste Jahr nach diesem Schema, schicken Sie bitte alles auf einmal und nicht auf drei Rückfragen. Wir müssen dann die Stunden unseres Auszubildenden der sich durch Ihr, Entschuldigung, Chaos arbeiten musste auch nicht in Rechnung stellen. Die Stunden fallen ja dann nicht mehr an."

Ja kostet ein Paar Mandate sind aber die Mandate welche sich in der Regel nicht wirklich rechnen und Nerven kosten.  🤗

[#9]

@jjunker 

Den Vorschlag finde ich gut, da die OCR Erkennung schon richtig gut dafür zu gebrauchen ist und nach meiner Erfahrung in den seltesten Fällen das Datum falsch erkennt.

Dort muss man jetzt aber schauen, dass die OCR den Beleg nicht "auf Verdacht" vorbelegt, wenn das Datum/die Zugehörigkeit nicht eindeutig erkennbar ist.

Ich habe auch in einem anderen Beitrag die Idee gesehen, dass man schon bearbeitete Jahre sperren könnte, damit dort nichts mehr hochgeladen wird.      (Du hast darauf auch einen Kommentar drunter gelassen 😉 )

Dies könnte man gut mit der OCR Erkennung verbinden, damit diese keine Belege in "alte" Jahre schieben kann.

[#10]

@MarcP So jetzt sind in deiner Denke mehr Optionen drin. 🙂 Bei mir in der Ausbildung bis ins vierte Lehrjahr bei Meistern und Ing. aus dem Konstruktionsbüro "Sie" hier in der Community aber gerne du. 🤗

Den Vorschlag finde ich gut, da die OCR Erkennung schon richtig gut dafür zu gebrauchen ist und nach meiner Erfahrung in den seltesten Fällen das Datum falsch erkennt

--> Bleibt es Ihr die Logik beizubringen welches Datum das entscheidende ist. Die 2021 erstellte Nebenkostenabrechnung für 2019 mit Verweis auf eine aus dem Jahr 2020 berücksichtigte Rechnung.

"1 2 oder 3 ob ihr richtig steht seht ihr wenn das Licht angeht" . Dafür wirst du zu jung sein 🙂 

[#11]

@jjunker hast schon alles geschrieben!

Das Sortieren muss die Maschine übernehmen. Es gibt einfach zu viele Mandanten, die dazu nicht fähig sind oder einfach keine Lust dazu haben. In der Kanzlei (von Hand) zu sortieren, ist zu teuer und daher keine ernstzunehmende Alternative.

[#12]

Uns ist das auch als Problem aufgefallen! Beispiel: ich bearbeite eine Einkommensteuer 2020 und parallel lädt der Mandant selbständig Beleg laufend in Meine Steuern für 2021 hoch. Z.B. Kaminkehrerrechnung gleich bei Erhalt hochladen ->für Kunde somit erledigt. Bei uns im Büro dann aber ein Problem! Da plötzlich Belege im falschen Jahr auftauchen, die ja eigentlich richtig sortiert waren. Ich hoffe, dass die Datev hier bald tätig wird. Ansonsten werden bei uns eher weniger Mandanten meine Steuern selber nutzen dürfen, da uns hier nur mehr Aufwand entsteht!! Dafür ist die Plattform ja aber eigentlich gedacht. 

So geht jede Zeitersparnis flöten, da jeder Beleg extra nochmal umgeklickt werden muss. Der Vorschlag mit der OCR Erkennung ist super! Das ist die Zukunft. 

[#13]

Hallo Community,

ein kurzes Update zu dieser Idea, da uns das Thema auch auf anderen Wegen immer wieder erreicht. Wir befinden uns bei dieser Idea auf einem guten Weg in Richtung einer schnellen Umsetzung. 

Unsere konkrete Idee diese Idea umzusetzen ist:

Hochgeladene Belege werden in der Einkommensteuer (in Digitale Belege Steuern) auch nur in dem Jahr angezeigt, in dem sie auch in DATEV Meine Steuern hochgeladen wurden. Diese Veränderung würde bewirken, dass Belege, die irrtümlich in einem falschen Jahr hochgeladen wurden, nicht mehr in allen Jahren angezeigt werden. Wenn Sie alle Belege sehen wollen, können sie diese über einen neuen Filter (Alle Jahre) anzeigen lassen.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

[#14]

Hallo Community,

so wie im Post von @Florian_Preis beschrieben werden ab dem 09.02.2022 hochgeladene Belege in der Einkommensteuer (in Digitale Belege Steuern) auch nur in dem Jahr angezeigt, in dem sie auch im Portal DATEV Meine Steuern hochgeladen oder im DMS/Dokumentenablage abgelegt wurden.

Diese Veränderung bewirkt, dass Belege, die irrtümlich in einem "falschen" Jahr hochgeladen wurden, nicht mehr in allen Jahren angezeigt werden, sondern nur noch in dem Jahr in dem sie hochgeladen bzw. in welches sie im Portal einsortiert wurden.

Wenn Sie in Digitale Belege Steuern alle Belege sehen wollen, können sie diese über einen neuen Filter Alle Jahre, den Jahresfilter VZ20xx oder über eine Kombination von Filtern z.B. Filter "Alle Jahre" und Filter "nicht erledigte Belege" anzeigen lassen.

Weitere Informationen finden Sie im HilfedokumentDATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1023274.

Mit freundlichen Grüßen

Robin Meyer

DATEV eG 

[#15]

@Robin_Meyer danke für eine weitere Basisfunktion die es von Anfang an hatte geben müssen.

Dafür in 4 Monaten fertig.

Also eine niedrig hängende Frucht. Wann kommen denn die anderen XYZ Sachverhalte zum direkten Abbuchen dazu?