Vorgangsmappe - Dokumente löschen mit Hinweis

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Als Steuerberater möchte ich bei der Löschung von Dokumenten in der Vorgangsmappe eine Frage erhalten z.B.  "wollen Sie wirklich löschen", um damit die versehentliche Löschung (z.B. durch ein unbeabsichtiges Drücken der ENTF-Taste) des möglichen Dokuments zu vermeiden.

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Viel interessanter ist die Frage: Gibt es eine Möglichkeit gelöschte Dokumente wieder herzustellen? Anscheinend landen die Dokumente aus der Vorgangsmappe nicht im DMS-Papierkorb.

Denn das wäre tödlich, wenn man ausersehen eine Excel-Datei löscht und diese nicht wieder herstellen kann.

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Nachdem es uns tatsächlich passiert ist eine ganze Vorgangsmappe zu löschen und die tatsächlich nur über die Datenbank wieder herzustellen ist (dafür aber den Verlust aller neuen Änderungen), haben wir die Datev mit Status dringend gebeten, auch gelöschte Vorgangsmappen in Papierkorb zu verschieben und so eine einfache Wiederherstellung von gelöschten Vorgangsmappen und natürlich Dokumenten zu gewähren.

Für das Wiederherstellen einer einzelnen Datei aus einer Vorgangsmappe hat uns gestern eine Datev-Mitarbeiterin gezeigt, wie das auf zwar nicht sehr komfortablen Art geht.

Also, hier nochmals meine Bitte an Datev: Schaffen Sie bitte eine einfache Möglichkeit Vorgangsmappen als ganzes oder einzelnen gelöschte Dokumente wieder herzustellen.

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Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für diese Idee.

Ein paar Hintergründe und Tipps & Tricks solange diese Idee nicht umgesetzt ist:

• Damit verständlicher wird was ich meine hier eine kurze sprachliche Aufteilung: 
  •  Dokumente: Alles was in der "DMS-Liste" auftaucht (z.B. die Vorgangsmappe)
  •  Dateien: Dokumente innerhalb einer Vorgangsmappe
  •  Verlinkungen: In einer Vorgangsmappe verlinkte Dokumente, welche auch einzeln als Dokumente in DMS liegen

•  Im DMS-Papierkorb landen nur Dokumente, keine Dateien: Löscht man die Vorgangsmappe selber, landet diese im Papierkorb und kann von dort wiederhergestellt werden.
•  Löscht man eine Datei aus der Vorgangsmappe kann nur die Speicherabfrage verneint werden, damit das Löschen verhindert wird, da es keine Löschabfrage gibt.
•  Zur Wiederherstellung einer versehentlich gelöschten Datei, kann eine vorherige Revision der Vorgangsmappe wiederhergestellt werden. Hinweis: Danach sind aber alle Inhalte der Vorgangsmappe auf dem Stand der Revision.

Mir ist bewusst, dass die Idea damit nicht gelöst/erledigt ist. Evtl. helfen die Hinweise dem einen oder anderen in der Zwischenzeit.

Viele Grüße

Helmut Lerm

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Lieber Herr Lerm,

da habe ich mal eine Frage:

Eine Vorgangsmappe landet im Papierkorb, wenn man sie löscht?

Also, in unserem System und nach Rückfrage bei der Datev landet eine gelöschte Vorgangsmappe nicht im Papierkorb, sondern kann nur durch das Einspielen der Datenbank vom Vortag wieder hergestellt werden. Bei uns jedenfalls war die gelöschte Vorgangsmappe nicht im Papierkorb.

Zweitens: Kleine Info zum Lernen für das Datev-Team: Man braucht eine Vorgangsmappe nicht durch eine alte Version der Vorgangsmappe ersetzen. Über Revisionshistorie - Dokumentenvorschau werden alle Dokumente der alten Version angezeigt. Diese kann man dann exportieren oder bei Excel mit einem anderen Programm öffnen - zwischenspeichern und in der aktuellen Vorgangsmappe wieder speichern.

Viele Grüße

Regina Klebb

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Guten Morgen Frau Klebb,

vielen Dank für Ihre Anmerkungen. 

Ich habe es intern nochmal auf der 13.1 und 14.0 getestet und bei beiden Versionen landen gelöschte Vorgangsmappen im Papierkorb. Können Sie bitte testweise auf Ihrem System eine Vorgangsmappe anlegen und löschen? Sollte diese erneut nicht im Papierkorb landen, melden Sie sich bitte nochmal im Service.

Zweitens: Vielen Dank für diesen Alternativweg um Dateien aus einer Revision wiederherzustellen. 

Einen guten Start in den Tag!

Viele Grüße

Helmut Lerm

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Guten Morgen Herr Lerm,

vielen Dank für Ihre Antwort und das Testen. Ich habe das soeben auch ausprobiert und es funktioniert.

Was mich an allem zweifeln lässt, ist dass die gelöschte Vorgangsmappe vom 21.08.2020 auch wieder da ist. Und das obwohl ich am 24.08.2020 zusammen mit Datev auch im DMS Papierkorb nach dieser Vorgangsmappe gesucht habe. Diese nicht gefunden wurde und ich auch die Auskunft bekommen habe, dass man Vorgangsmappen nicht wieder herstellen kann.

Dann freuen wir uns einfach, dass gelöschte Vorgangsmappen im Papierkorb von DMS landen.

Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Regina Klebb

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Hallo Frau Klebb,

danke Ihnen fürs Testen! Beruhigt mich, dass es bei Ihnen auch korrekt funktioniert.

Evtl. war es im August ein Aktualisierungsproblem und daher wurde das Dokument nicht angezeigt.

Beste Grüße

Helmut Lerm

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Guten Morgen zusammen,

ab dem Service-Release DATEV DMS 11.2 (geplant Ende November) kommt eine Abfrage, ob die Datei innerhalb der Vorgangsmappe wirklich gelöscht werden soll. 

Für alle die weiterhin ohne zusätzliche Abfrage löschen möchten, kann der Dialog in DATEV DMS unter Extras | Einstellungen | Dialoge bei Dokumentänderung | Sicherheitsabfrage anzeigen bei... | Strukturelement löschen wieder deaktiviert werden. 

Viele Grüße

Helmut Lerm